ConsultoríaTranformacion Digital


En la era de la digitalización, las empresas enfrentan el desafío constante de adaptarse a las nuevas formas de comunicación y gestión de la información. José M. Castellví, CEO de The Mail Company, nos comparte su perspectiva sobre la transformación digital, especialmente en el ámbito de las comunicaciones corporativas, un tema que abarca desde la conectividad de los teléfonos móviles hasta las tecnologías de la información.

 

Implicación de la transformación digital para las comunicaciones corporativas

Cuando hablamos de transformación digital en comunicaciones corporativas, nos referimos a un espectro muy amplio. No solo se trata de la tecnología en sí, sino de cómo las empresas reciben y emiten información, ya sea en formato físico o digital. Este proceso requiere un tratamiento minucioso, desde la recepción de un sobre postal que puede contener publicidad hasta la gestión de facturas en formato digital. Es crucial convertir esta información en algo útil y distribuirla eficientemente, especialmente en grandes organizaciones.

La eficiencia en la distribución de la información dentro de las organizaciones es sumamente importante, donde el cribado y la clasificación juegan un papel fundamental para redirigir la información al área o persona adecuada. Este proceso no solo agiliza las operaciones internas, sino que también previene consecuencias negativas, como sanciones por desatención a notificaciones de Administraciones Públicas.

El modelo anglosajón y la necesidad de un enfoque híbrido

Desde su fundación en el año 2000, The Mail Company ha adoptado un modelo anglosajón en la gestión de documentación y paquetería ligera, reconociendo la necesidad de un modelo híbrido que permita la coexistencia del mundo físico y digital.

La transformación digital está generando nuevas necesidades en las organizaciones, como el auge del ecommerce. Mientras los volúmenes de soporte en papel disminuyen, la paquetería experimenta un crecimiento exponencial. Las organizaciones necesitan soluciones multicanal que gestionen eficazmente ambos mundos sin causar disrupciones.

Desafíos en la comunicación electrónica

A pesar de la legislación que obliga a la comunicación electrónica entre empresas y administraciones públicas, la realidad muestra una implementación desigual, con algunos organismos notificando solo en papel, otros en ambos formatos, y algunos exclusivamente en digital. Esta diversidad de métodos plantea un desafío significativo para las organizaciones que buscan integrar estos mundos de manera cohesiva. En muchos casos, las organizaciones manejan los mundos físico y digital de manera separada, lo que complica la gestión de la misma información recibida por distintos canales. Una gestión unificada facilitaría enormemente este proceso.

 

Impacto de la transformación digital: Expertise y desarrollo tecnológico

Con 24 años de experiencia en el mercado, The Mail Company se ha posicionado como líder en la provisión de servicios especializados en la gestión de comunicaciones corporativas, tanto físicas como digitales. «Nuestro conocimiento profundo del sector y la tecnología que hemos desarrollado nos permiten gestionar eficazmente la coexistencia de los mundos físico y digital, sin problemas», señala Castellví.

Casos de éxito y reducción de costes

Un ejemplo significativo del impacto de la transformación digital lo proporciona un cliente de gran envergadura (que mantendremos en anonimato), cuyo proceso de digitalización gestionó The Mail Company. Al asumir la cuenta, la compañía enfrentaba un servicio intensivo en mano de obra con costes impredecibles y una gestión de la información prácticamente inexistente. La intervención de The Mail Company logró reducir los costes en un 50%, optimizando la gestión de la mensajería y estableciendo un control sobre los servicios solicitados y las facturaciones.

Gestión de notificaciones electrónicas

Otro cambio relevante ha sido la mejora en la gestión de las notificaciones electrónicas con los organismos públicos. La implementación de un proyecto transversal para unificar la gestión de notificaciones, independientemente de su formato, resultó en una eficiencia sin precedentes, eliminando las incidencias atribuibles al proveedor. La clave está en la automatización y la capacidad de gestionar estas notificaciones de manera eficaz, asegurando que la información llegue al destinatario correcto.

Desafíos en la indexación y distribución interna

La indexación y distribución interna de notificaciones presenta complejidades, especialmente en organizaciones en constante cambio. Un mapeado preciso y actualizado de la organización es crucial para garantizar que las notificaciones se dirijan adecuadamente, evitando posibles sanciones o perjuicios.

Teletrabajo y movilidad geográfica

La pandemia ha acelerado la adopción del teletrabajo, incrementando la importancia de acceder a la información de manera remota. La digitalización facilita el acceso 24/7 a la documentación, un aspecto crítico para mantener la continuidad del negocio, especialmente durante el confinamiento. La transformación digital de las comunicaciones, forzada por la pandemia, ha demostrado ser esencial para adaptarse a las nuevas formas de trabajo.

 

Integración digital: Abordando la complejidad de la Transformación Digital

La transformación digital, pese a su popularidad y evidente necesidad, enfrenta desafíos iniciales significativos. Muchas veces, el cliente no tiene objetivos claramente definidos o una comprensión completa de lo que desea lograr con la digitalización. Esta falta de claridad, sumada a la presión por lograr resultados inmediatos y tangibles, como la reducción de costos, puede desviar el enfoque de los beneficios a largo plazo, como la agilidad, eficiencia y seguridad en la gestión de la información.

Ejemplos de mejora en los procesos de negocio

Castellví destaca que, cuando los objetivos están bien definidos y se trabaja en conjunto con el cliente para diseñar un proyecto ajustado a sus necesidades específicas, los resultados pueden ser significativos. Por ejemplo, en una colaboración con una gran compañía energética, se enfrentaron al desafío de gestionar notificaciones electrónicas con las Administraciones Públicas. La estructura y volumen de la empresa no justificaban la inversión en soluciones ERP costosas o la implementación de robots sin una necesidad clara. Este enfoque enfatiza la importancia de adaptar las soluciones tecnológicas a las necesidades reales de la empresa, más allá de seguir tendencias como la automatización por robots sin un análisis detallado de su aplicabilidad o beneficio.

Integración de los mundos físico y digital

La integración efectiva entre los mundos físico y digital es clave en la propuesta de valor de The Mail Company. Castellví señala que el desafío no termina con la digitalización de la recepción de notificaciones; la gestión interna de estas comunicaciones y su distribución adecuada dentro de la organización son igualmente críticas. Las soluciones deben considerar la estructura cambiante de las organizaciones y asegurar que la información llegue a los destinatarios correctos para evitar sanciones o perjuicios. Este enfoque subraya la necesidad de soluciones flexibles y adaptativas que puedan manejar tanto la recepción digital como la gestión y distribución eficiente de la información dentro de la empresa.

Reflexión sobre la Transformación Digital

Castellví reflexiona sobre la transformación digital no sólo como un medio para reducir costos sino como una herramienta estratégica para modernizar la organización, mejorar la productividad y la toma de decisiones. Este enfoque requiere una visión a largo plazo y una comprensión de los beneficios intangibles que la digitalización puede aportar a la organización.

En conclusión, The Mail Company, aborda la transformación digital con un enfoque pragmático, centrado en las necesidades específicas de sus clientes y en la integración efectiva de tecnologías para mejorar los procesos de negocio. Este enfoque no solo optimiza los costos, sino que también prepara a las organizaciones para el futuro, asegurando su relevancia y competitividad en un entorno empresarial cada vez más digitalizado.

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Beneficios clave de la digitalización 

La adopción de soluciones digitales en las comunicaciones corporativas trae consigo una serie de beneficios transformadores para las empresas.The Mail Company, destaca tres ventajas fundamentales que sus clientes experimentan: agilidad, trazabilidad, y mejora en la información de gestión.

Agilidad en las operaciones

La digitalización convierte los procesos que tradicionalmente son lentos y laboriosos en operaciones rápidas y accesibles. «Todo lo que se mueve de forma digital es mucho más rápido y accesible que lo físico», afirma Castellví. Esta habilidad permite a las empresas responder con mayor prontitud a las demandas del mercado y a las necesidades internas, mejorando significativamente su capacidad para adaptarse a cambios y oportunidades.

Trazabilidad mejorada

La capacidad para rastrear comunicaciones y documentos desde su recepción hasta su procesamiento y envío final es otro beneficio crucial. La trazabilidad proporciona a las empresas una visión clara del flujo de información, permitiendo un control y una gestión eficaces de los documentos. Saber cuándo ha llegado, cuándo se ha procesado y a quién se ha remitido es fundamental. Esto no solo aumenta la seguridad de la información, sino que también mejora la rendición de cuentas dentro de la organización.

Información de gestión mejorada

La digitalización permite recopilar y analizar grandes volúmenes de datos para mejorar la toma de decisiones y la eficiencia operativa. Castellví resalta cómo la información de gestión derivada de procesos digitales posibilita realizar análisis profundos y formular propuestas de mejora continuas. Sin embargo, advierte sobre la importancia de mantener una interlocución activa y responsable dentro de la empresa para capitalizar estas oportunidades de optimización, especialmente en términos de reducción de costos.

Desafíos y consideraciones

A pesar de los claros beneficios, Castellví subraya que el éxito en la transformación digital depende en gran medida de la definición de objetivos claros y de la implicación directa de la empresa en el proyecto. La visión cortoplacista, centrada exclusivamente en la reducción de costos, puede obstaculizar la captura del valor total que la digitalización ofrece. La transformación digital trae ahorros y eficiencia, pero requiere una inversión inicial y un enfoque estratégico para definir e implementar los proyectos adecuadamente.

La experiencia de The Mail Company demuestra que, si bien la transformación digital en las comunicaciones corporativas presenta desafíos, los beneficios en términos de agilidad, trazabilidad y eficiencia de la información son indiscutibles. Las empresas que adoptan un enfoque estratégico, definiendo claramente sus objetivos y comprometiéndose con el proceso, pueden esperar mejoras significativas en sus operaciones y un retorno sustancial sobre su inversión a largo plazo.

 

Tendencias emergentes y preparación para el futuro en The Mail Company

En el dinámico campo de las comunicaciones corporativas digitales, José M. Castellví, identifica tendencias clave y esboza cómo su empresa se está posicionando para liderar en este entorno en evolución. La visión de futuro que presenta para las comunicaciones corporativas en la era digital revela un enfoque innovador y adaptativo.

Tendencias emergentes en las comunicaciones corporativas

La transformación digital está marcando el paso hacia un futuro donde la gestión en papel se considera cada vez más ineficiente. A pesar del inevitable avance hacia la digitalización, las organizaciones todavía enfrentan resistencias culturales y desafíos debido a continuos cambios organizativos. La fluidez en las estructuras de las empresas, donde el personal entra y sale constantemente, exige una adaptabilidad y una gestión de la información que solo puede ser eficazmente abordada mediante soluciones digitales avanzadas.

Adaptación de The Mail Company a futuras tendencias

Para mantenerse a la vanguardia, The Mail Company está inmersa en el desarrollo de una nueva plataforma tecnológica. Esta iniciativa responde a la necesidad de superar las limitaciones de su sistema actual, que, aunque eficiente, se enfrenta a desafíos de mantenimiento y adaptabilidad debido a la evolución tecnológica. La nueva plataforma promete no solo incorporar la arquitectura y tecnologías más avanzadas sino también facilitar la integración con sistemas de información de clientes y otras aplicaciones a través de APIs, mejorando la interoperabilidad y la eficiencia de los procesos de comunicación.

Reforzando capacidades de consultoría y gestión

Un aspecto crucial en el que The Mail Company se está enfocando es el fortalecimiento de sus capacidades de consultoría y gestión de proyectos. Reconociendo que la transformación digital va más allá de la mera adopción tecnológica, requiere una comprensión profunda de las necesidades y objetivos de los clientes para diseñar soluciones que aporten valor real. En este sentido, la empresa busca no solo proveer tecnología sino también asesoramiento experto y gestión de proyectos que aseguren el éxito y la adopción efectiva de las soluciones propuestas.

Visión para el futuro de las comunicaciones corporativas

Mirando hacia el futuro, Castellví visualiza un entorno corporativo donde la digitalización no solo reduce el uso de papel sino que transforma la manera en que las organizaciones gestionan y procesan la información. Aunque el volumen de documentos físicos disminuye, el flujo de información digital crece exponencialmente, presentando nuevos desafíos en términos de gestión y procesamiento. The Mail Company se prepara para enfrentar estos retos, ofreciendo soluciones que permitan a las empresas manejar eficientemente grandes volúmenes de información digital, optimizando procesos y mejorando la toma de decisiones.

 

Conclusión: Navegando por el cambio con eficiencia y agilidad

En un entorno empresarial marcado por transformaciones organizativas rápidas, nuevas regulaciones y una acelerada competencia, la gestión eficiente de la información emerge como clave para el éxito. José M. Castellví y The Mail Company se enfocan en convertir el volumen masivo de datos en información organizada y accesible, optimizando así la toma de decisiones y la capacidad de respuesta del mercado. Su propuesta de valor como socio estratégico radica en la provisión de soluciones avanzadas que permiten a las empresas acceder y distribuir información crítica de manera ágil, preparándolas para superar desafíos presentes y futuros con confianza. Este compromiso con la transformación digital y la gestión informativa subraya la necesidad de adoptar innovaciones tecnológicas y estratégicas para asegurar la relevancia y competitividad en el cambiante panorama de las comunicaciones corporativas digitales.

Te ayudamos en tu proceso de transformación. ¡Contacta con nosotros!

José M Castellvi Poveda


José M. Castellvi Poveda

CEO The Mail Company

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