COORDINAR EFICIENTEMENTE LA DOCUMENTACIÓN CORPORATIVA MEDIANTE UNA VALIJA INTERNA

¿Qué es una valija interna?

Una valija interna es un servicio de envío seguro que permite transportar documentación sensible y valiosa entre las distintas sucursales de una empresa. Los envíos se realizan a través de una especie de maleta/bolsa con asas especialmente diseñadas para proteger la documentación, que son enviadas a través de una red de transporte segura.

El envío por valija interna permite a las empresas crear un flujo de comunicación efectivo, ya sea entre la central y sus sucursales o incluso entre departamentos. Las valijas están precintadas con un simple objetivo: asegurar que estas no han sido abiertas por nadie ajeno a la compañía durante el transporte, algo que es realmente importante cuando hablamos de documentación e información confidencial.

El uso de valijas internas permite agilizar el envío y recepción de documentación, evitando utilizar otros medios de transporte como el correo postal o los envíos exprés, que pueden resultar más costosos y menos seguros. Además, algunos servicios de envío por valija incluyen información GPS en tiempo real, lo que permite un seguimiento del envío en todo momento.

¿Cómo funciona un servicio de valija interna?

Los servicios de valija interna funcionan de forma similar a otros servicios de transporte, como el envío de paquetes a través de mensajería. Sin embargo, existen algunas diferencias importantes que conviene tener en cuenta, pues se trata de un servicio diseñado especialmente a la recogida y envío de documentación.

Una vez se recoge la valija, esta es guardada en un vehículo cerrado y blindado durante el trayecto. Para aumentar la seguridad, se utilizan unas bolsas con asas opacas de uso modular de material plástico flexible o PVC. Además, suelen incorporar un espacio con ventana transparente con los datos del envío o logo de la empresa, aunque este también puede estar impreso en la propia bolsa. Incorporan un cierre de cremallera, el cual puede ser precintado.

Los precintos permiten asegurar que la valija no ha sido abierta durante el trayecto, y pueden ser de diferentes colores para así diferenciar fácilmente el destino y el origen.

Además, hay que destacar que se trata de un tipo de envío urgente. De hecho, uno de los principales beneficios de utilizar valijas internas es la agilidad del servicio. En general, se trata de un envío que puede realizarse en un plazo máximo de 24 horas. Esto permite aumentar la productividad de la empresa, ya que coordina de forma eficiente la documentación entre las diferentes sedes.

¿Qué empresas utilizan el servicio de valija?

Los servicios de envío de valija interna se utilizan en todo tipo de empresas, normalmente de tamaño mediano y grande. Desde empresas privadas que envían contratos, informes y otros tipos de documentos entre sedes, hasta instituciones públicas o entidades financieras que tienen diferentes sucursales repartidas por el territorio nacional.

El servicio de valija interna es utilizado por multitud de compañías, y cada vez más empresas lo están incorporando como parte de su sistema de gestión documental. Se trata de un servicio eficiente, seguro y rápido, que permite coordinar de forma eficiente la documentación entre las diferentes sedes de una empresa.

Cómo coordinar eficientemente el envío de documentación entre sucursales y central

Sobre el papel, todo parece sencillo. El transportista llega, deja las valijas en la sede o central y recoge las que ya están preparadas. Sin embargo, en la práctica, no todo funciona de una forma tan eficiente. A continuación, algunos consejos que pueden ayudarte a mejorar la gestión documental mediante el envío de valijas.

• Asignar un responsable. Al igual que con cualquier otro proceso de la empresa, lo ideal es que haya una persona o un departamento responsable de coordinar el envío de valijas. De esta forma, se evitarán problemas de coordinación y se podrán solucionar los problemas que puedan surgir con mayor eficacia. 
• Definir unos horarios y respetarlos. La recogida y entrega de valijas debe realizarse siempre en horarios fijos. Además, estos deben adaptarse a las necesidades de la empresa en cuestión, y no a la inversa. Pero sin duda, lo más importante, es que estos horarios sean siempre respetados, ya que de forma contraria será imposible coordinar los diferentes actores que participan. 
• Trazabilidad. El servicio elegido debe incluir una trazabilidad completa durante el envío de valijas, pues de esta forma tanto la empresa que ofrece el servicio como el cliente puede saber dónde están sus documentos en todo momento. Si es posible agregar dispositivos GPS para saber su localización exacta en tiempo real, todavía mejor. 
• Hacer partícipe a toda la empresa. Todas las sedes deben saber con exactitud los horarios de recogida de las valijas y, sobre todo, deben respetarse. Se trata de un trabajo conjunto en el que todos los participantes deben respetar las normas establecidas, pues de otra forma, los retrasos se encadenarán uno tras otro. 
• Comprobantes de entrega. Cada valija que se recoja deberá ir acompañada de un comprobante de entrega, con una copia tanto para el transportista como para la empresa. Idealmente, el comprobante de entrega será digital.
• Suministros suficientes. La empresa encargada deberá asegurarse de que todas las sucursales disponen del material suficiente, principalmente las propias valijas, precintos de seguridad y etiquetas de envío, con una previsión suficiente para 6 meses.

Como has podido comprobar, el uso de valijas internas es una forma eficiente de coordinar la documentación entre sedes. Para conseguirlo, tan solo es necesario seguir las pautas marcadas y contratar un servicio de calidad adaptado a las necesidades de cada cliente.

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