Sectores
El éxito de las soluciones de Mail Company reside en la adaptación que hacemos de ellas a la singularidad y necesidades de cada sector y/o compañía.
Banca Farmacéutico Gran consumo
El éxito de las soluciones de Mail Company reside en la adaptación que hacemos de ellas a la singularidad y necesidades de cada sector y/o compañía.
Banca Farmacéutico Gran consumo
Servicios generales Lleva la transformación digital a los servicios tradicionales de Cartería y Mensajería.
Legal Centraliza la gestión de las notificaciones administrativas y comunicaciones con las Administraciones Públicas.
Compras Reduzca los costes y digitalice los servicios de mensajería y cartería.
Nuestras soluciones cubren los requisitos tanto de las empresas de Facility Services como de los departamentos de servicios generales.
Cartería Mensajería
La Solución Integral para tu compañía
Una solución modular y escalable que gestiona y armoniza toda su información.
• Cartería Física.
• Cartería Digital.
• Distribución en lockers inteligentes.
• Gestión integral de la mensajería física.
• Comunicaciones Electrónicas certificadas.
• Notificaciones Electrónicas Obligatorias (NEOS)
• Valija Digital
GIO Cartería Física Para gestionar y optimizar todos los procesos que suceden en una cartería física.
GIO Cartería digital Para la distribución documental electrónica a los integrantes de una organización.
GIO Taquillas Inteligentes Que añade las capacidades de distribución a través de taquillas inteligentes.
GIO Mensajería Física Gestión integral de la mensajería y pequeña paquetería de cualquier organización
GIO Mensajería digital Envío electrónico de documentos digitales con acuse de recibo por diferentes formatos de envío y firmas electrónicas de documentos.
Permite al cliente la monitorización continua de las sedes electrónicas que puedan notificar a la organización.
Base de Datos actualizada de las sedes a rastrear
Rastreo asistido por software
Descarga, clasificación y distribución
Somos una compañía con presencia internacional, especializada y experta en gestionar y optimizar los flujos de entrada y salida de información de las organizaciones empresariales. Lo hacemos mediante una solución integral basada en una plataforma tecnológica que aporta trazabilidad, seguridad y eficiencia.
Transformación, confianza, experiencia, tecnología e innovación.
Honestidad Adaptabilidad Excelencia Resolutividad Transparencia Sostenibilidad.
The Mail Company nace el año 2000 con el objetivo de ofrecer un servicio profesionalizado de Cartería tanto para las grandes corporaciones.
Contamos con un equipo de consultores especializados en diferentes verticales, para ayudarle con tus necesidades de mejora.
Nuestros clientes han apostado por las relaciones a largo plazo gracias a la eficacia de nuestro modelo de externalización.
Miembros de IFMA España, capítulo español de la International Facility Management Association.
Hasta hace pocos años, la cartería o estafeta de las sedes corporativas, grandes edificios de oficinas o parques empresariales, recibían diariamente una cantidad ingente de correo y documentación física.
Si bien los volúmenes de la documentación han ido disminuyendo como consecuencia de la digitalización, continúa siendo imprescindible gestionar estos flujos de la manera más eficiente: optimizando costes y aportando valor
La Cartería es el nexo (no solo de documentación, también de la pequeña paquetería y cada día más de la paquetería personal) entre el entorno interno y externo de cualquier organización, y por lo tanto, esta logística interna debe ser rápida y segura para que las dinámicas de negocio sean las adecuadas y no se vea afectada la productividad de las organizaciones.
Por lo tanto, la especialización, la metodología y el desarrollo de herramientas específicas, permitirán que una organización disponga del servicio óptimo, que sin duda debe incorporar las últimas innovaciones tecnológicas: trazabilidad integral, sistemas de avisos de llegadas, entregas en formato “paperless” con firma biométrica digital, acceso Web a la información, información de gestión, etc.
Si bien la Cartería ha ido perdiendo cierto protagonismo según avanzábamos hacia una sociedad más digital, el e-commerce (paquetería personal en las oficinas) le ha dado un nuevo impulso y ahora nos encontramos en un marco especial, en el que las organizaciones deben asumir el impacto del incremento de una actividad que no se corresponde con su negocio.
Conseguir controlar y conciliar lo personal y lo profesional sin generar costes adicionales para las empresas es un reto que los expertos en gestión de Soluciones Cartería estamos ya afrontando con éxito, mediante el consenso de reglas de negocio con el cliente, y una gestión online.
El correcto diseño del proceso (que puede ser complementado con Lockers) y una gestión eficaz, permite asumir el incremento del flujo de paquetería entrante sin una escalada de costes, a la vez que se mantiene a los empleados satisfechos, conservando el recién adquirido “privilegio” de recibir paquetes personales en el trabajo.
¿Puede el área de Cartería contribuir a los procesos de transformación digital que están acometiendo todas las organizaciones? ¿Qué es una Cartería Digital?
Si bien una Cartería hasta ahora realizaba una distribución exclusivamente física, una Cartería Digital transforma los documentos recibidos mediante herramientas de escaneado y captura de datos para su posterior distribución en formato electrónico. Teniendo en cuenta que más de un 80% de los documentos que actualmente recibe cualquier estructura no industrial son susceptibles de ser digitalizados, aumenta de forma radical la rapidez con que fluye la información en el seno de la organización, la seguridad y la accesibilidad.
La Cartería Digital está alienada con las nuevas tendencias en entornos y espacios de trabajo, tales como la “oficina flexible” o los “trabajadores deslocalizados”, ya que la distribución electrónica permite a los destinatarios recibir la información de forma ágil y segura, independientemente de su ubicación, sin incurrir en costes extras (valijas, mensajeros, etc.)
Adicionalmente, a los tradicionales flujos de papel, cada día las organizaciones están recibiendo información por otros canales y en formatos electrónicos, por lo que la dualidad y la multicanalidad de una solución de estas características es imprescindible para poder integrar y ordenar toda esta información, armonizando los mundos físico y digital de las organizaciones.
Si a la dificultad de gestionar un entorno dual (físico y digital), añadimos que las organizaciones deben cumplir con las Leyes 39/2015 y 40/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, que obliga a todas las empresas y autónomos a relacionarse con la Administración a través de medios electrónicos, nos encontramos ante un verdadero reto organizativo que afecta de (ahora sí) forma transversal a todas las áreas de las empresas: legal, operativo, financiero, recursos humanos, etc.
La gestión ineficiente de las Notificaciones Electrónicas Obligatorias, podría suponer importantes sanciones económicas y administrativas y si tenemos en cuenta de lo que hablamos: 8.000 ayuntamientos, 41 diputaciones, 17 comunidades autónomas, ministerios y diversos organismos públicos — DGT, Agencia Tributaria, Seguridad Social, Ayuntamientos, etc. — que utilizan diversas plataformas tecnológicas con diferentes niveles de cumplimiento, el tiempo dedicado y los potenciales riesgos de sanciones, se multiplican.
GIO-NEOS desarrollado por THE MAIL COMPANY, integra los tres procesos principales y permite a las organizaciones una Plataforma que unifica dichos procesos, sincronizando con un solo clic los buzones de las diferentes plataformas, con seguridad técnica y acceso directo al buzón con el certificado digital de la empresa alojado en la nube, sin depender de avisos de correo electrónico y evitando problemas como el Spam.
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