TRANSFORMAÇÃO DIGITAL NA COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL: UMA VISÃO DE JOSÉ M. CASTELLVÍ

Na era da digitalização, as empresas enfrentam o desafio constante de se adaptarem a novas formas de comunicação e gestão da informação. José M. Castellví, CEO da The Mail Company, partilha a sua perspectiva sobre a transformação digital, especialmente no domínio da comunicação empresarial, um tema que vai desde a conectividade dos telemóveis até às tecnologias da informação.

 

Implicações da transformação digital para a comunicação empresarial

Quando falamos de transformação digital nas comunicações empresariais, estamos a falar de um espetro muito amplo. Não se trata apenas da tecnologia em si, mas da forma como as empresas recebem e entregam a informação, seja em formato físico ou digital. Este processo exige um tratamento cuidado, desde a recepção de um envelope postal que pode conter publicidade até ao tratamento de faturas em formato digital. É fundamental transformar esta informação em algo útil e distribuí-la de forma eficiente, especialmente nas grandes empresas.

A distribuição eficiente da informação dentro das empresas é extremamente importante, sendo que a triagem e a classificação desempenham um papel fundamental no redirecionamento da informação para a área ou pessoa certa. Este processo não só agiliza as operações internas, como também evita consequências negativas, tais como sanções por incumprimento de notificações governamentais.

 

O modelo anglo-saxónico e a necessidade de uma abordagem híbrida

Desde a sua fundação em 2000, a The Mail Company adoptou um modelo anglo-saxónico de gestão de documentos e encomendas ligeiras, reconhecendo a necessidade de um modelo híbrido que permita a coexistência do mundo físico e digital.

A transformação digital está a criar novas necessidades para as empresas, como o aumento do comércio eletrónico. Enquanto os volumes em papel estão a diminuir, as encomendas estão a registar um crescimento exponencial. As empresas precisam de soluções multicanais que gerem eficazmente os dois mundos sem causar perturbações.

 

Desafios na comunicação eletrónica

Apesar de a legislação obrigar à comunicação eletrónica entre as empresas e as administrações públicas, a realidade mostra uma aplicação desigual, com alguns organismos a notificarem apenas em papel, outros em ambos os formatos e outros ainda exclusivamente em formato digital. Esta diversidade de métodos constitui um desafio significativo para as empresas que procuram integrar estes mundos de forma coesa. Em muitos casos, as empresas gerem separadamente os mundos físico e digital, o que complica a gestão da mesma informação recebida através de diferentes canais. Uma gestão unificada facilitaria muito este processo.

 

Impacto da transformação digital: especialização e desenvolvimento tecnológico

Com 24 anos de experiência no mercado, a The Mail Company posicionou-se como líder na prestação de serviços especializados na gestão da comunicação empresarial, tanto física como digital. “O nosso profundo conhecimento do sector e a tecnologia que desenvolvemos permitem-nos gerir eficazmente a coexistência dos mundos físico e digital sem problemas”, afirma Castellví.

 

Casos de sucesso e redução de custos

Um exemplo significativo do impacto da transformação digital é dado por um grande cliente (que manteremos no anonimato), cujo processo de digitalização foi gerido pela The Mail Company. Ao assumir a conta, a empresa deparou-se com um serviço de mão de obra intensiva, com custos imprevisíveis e uma gestão da informação praticamente inexistente. A intervenção da The Mail Company permitiu reduzir os custos em 50%, otimizar a gestão do Courier e estabelecer um controlo dos serviços solicitados e da faturação.

 

Gestão das notificações electrónicas

Outra mudança relevante foi a melhoria da gestão das notificações electrónicas com os organismos públicos. A implementação de um projeto transversal para unificar a gestão das notificações, independentemente do seu formato, resultou numa eficiência sem precedentes, eliminando incidentes atribuíveis ao fornecedor. A chave é a automatização e a capacidade de gerir eficazmente estas notificações, garantindo que a informação chega ao destinatário correto.

 

Desafios na indexação e distribuição internas

A indexação e distribuição interna de notificações apresenta complexidades, especialmente em empresas que estão em constante mudança. Um mapeamento preciso e atualizado da empresa é crucial para garantir que as notificações são corretamente direcionadas, evitando potenciais sanções ou danos.

 

Teletrabalho e mobilidade geográfica

A pandemia acelerou a adoção do teletrabalho, aumentando a importância do acesso à informação à distância. A digitalização facilita o acesso à documentação 24 horas por dia, 7 dias por semana, um aspeto fundamental para manter a continuidade das atividades, especialmente durante o confinamento. A transformação digital das comunicações, forçada pela pandemia, revelou-se essencial para a adaptação a novas formas de trabalho.

 

 

Integração digital: abordar as complexidades da transformação digital

A transformação digital, apesar da sua popularidade e necessidade óbvia, enfrenta desafios iniciais significativos. Muitas vezes, o cliente não tem objetivos claramente definidos ou uma compreensão completa do que pretende alcançar com a digitalização. Esta falta de clareza, associada à pressão para obter resultados imediatos e tangíveis, como a redução de custos, pode desviar o foco dos benefícios a longo prazo, como a agilidade, a eficiência e a segurança na gestão da informação.

 

Exemplos de melhoria dos processos empresariais

Castellví salienta que, quando os objetivos são bem definidos e se trabalha em conjunto com o cliente para conceber um projeto adaptado às suas necessidades específicas, os resultados podem ser significativos. Por exemplo, numa colaboração com uma grande empresa de energia, enfrentaram o desafio de gerir as notificações electrónicas com as administrações públicas. A estrutura e o volume da empresa não justificavam o investimento em soluções ERP dispendiosas ou a implementação de robôs sem uma necessidade clara. Esta abordagem realça a importância de adaptar as soluções tecnológicas às necessidades reais da empresa, para além de seguir tendências como a automatização por robôs sem uma análise detalhada da sua aplicabilidade ou benefício.

 

Integração dos mundos físico e digital

A integração efetiva entre o mundo físico e o mundo digital é fundamental para a proposta de valor da The Mail Company. Castellví salienta que o desafio não se limita à digitalização da recepção das notificações; a gestão interna destas comunicações e a sua distribuição correta dentro da empresa são igualmente fundamentais. As soluções devem ter em conta a evolução da estrutura das empresas e garantir que a informação chega aos destinatários corretos para evitar sanções ou prejuízos. Esta abordagem sublinha a necessidade de soluções flexíveis e adaptáveis que possam lidar tanto com a recepção digital como com a gestão e distribuição eficientes da informação dentro da empresa.

 

Reflexão sobre a transformação digital

Castellví reflete sobre a transformação digital não apenas como um meio de reduzir custos, mas como uma ferramenta estratégica para modernizar a empresa, melhorar a produtividade e a tomada de decisões. Esta abordagem requer uma visão a longo prazo e uma compreensão dos benefícios intangíveis que a digitalização pode trazer à empresa.

Em conclusão, a The Mail Company aborda a transformação digital com uma abordagem pragmática, centrada nas necessidades específicas dos seus clientes e na integração efetiva de tecnologias para melhorar os processos empresariais. Esta abordagem não só otimiza os custos, como também prepara as empresas para o futuro, garantindo a sua relevância e competitividade num ambiente empresarial cada vez mais digitalizado.

Principais benefícios da digitalização

A adoção de soluções digitais nas comunicações empresariais traz consigo uma série de benefícios transformadores para as empresas. A The Mail Company destaca três vantagens principais que os seus clientes experimentam: agilidade, rastreabilidade e melhor informação de gestão.

 

Operações ágeis

A digitalização transforma processos tradicionalmente lentos e laboriosos em operações rápidas e acessíveis. “Tudo o que se move digitalmente é muito mais rápido e acessível do que o físico”, diz Castellví. Esta capacidade permite às empresas responder mais rapidamente às exigências do mercado e às necessidades internas, melhorando significativamente a sua capacidade de adaptação às mudanças e oportunidades.

 

Rastreabilidade melhorada

A capacidade de rastrear comunicações e documentos desde a recepção até ao processamento e entrega final é outro benefício crucial. A rastreabilidade proporciona às empresas uma visão clara do fluxo de informação, permitindo um controlo e uma gestão eficazes dos documentos. É essencial saber quando a informação chegou, quando foi processada e para quem foi enviada. Isto não só aumenta a segurança da informação, como também melhora a responsabilidade dentro da empresa.

 

Informação de gestão melhorada

A digitalização permite recolher e analisar grandes volumes de dados para melhorar a tomada de decisões e a eficiência operacional. Castellví destaca como a informação de gestão derivada dos processos digitais permite efetuar análises aprofundadas e formular propostas de melhoria contínua. No entanto, alerta para a importância de manter um diálogo ativo e responsável dentro da empresa para capitalizar estas oportunidades de otimização, especialmente em termos de redução de custos.

 

Desafios e considerações

Apesar dos benefícios evidentes, Castellví sublinha que o sucesso da transformação digital depende, em grande medida, da definição de objetivos claros e do envolvimento direto da empresa no projeto. Uma visão míope, centrada exclusivamente na redução de custos, pode impedir a captura de todo o valor que a digitalização oferece. A transformação digital traz poupanças e eficiências, mas exige um investimento inicial e uma abordagem estratégica para definir e implementar corretamente os projetos.

A experiência da The Mail Company mostra que, embora a transformação digital nas comunicações empresariais apresente desafios, os benefícios em termos de agilidade, rastreabilidade e eficiência da informação são indiscutíveis. As empresas que adoptam uma abordagem estratégica, definindo claramente os seus objetivos e comprometendo-se com o processo, podem esperar melhorias significativas nas suas operações e um retorno substancial do seu investimento a longo prazo.

 

Tendências emergentes e preparação para o futuro na The Mail Company

No dinâmico domínio das comunicações empresariais digitais, José M. Castellví identifica as principais tendências e descreve a forma como a sua empresa se está a posicionar para liderar este ambiente em evolução. A visão prospetiva que apresenta para as comunicações empresariais na era digital revela uma abordagem inovadora e adaptável.

 

Tendências emergentes nas comunicações empresariais

A transformação digital está a abrir caminho a um futuro em que a gestão baseada em papel é cada vez mais considerada ineficaz. Apesar do inevitável movimento em direção à digitalização, as empresas ainda enfrentam resistência cultural e desafios devido às contínuas mudanças organizacionais. A fluidez das estruturas empresariais, em que o pessoal está constantemente a entrar e a sair, exige adaptabilidade e uma gestão da informação que só pode ser eficazmente resolvida por soluções digitais avançadas.

 

Adaptação da The Mail Company às tendências futuras

Para se manter na vanguarda, a The Mail Company está a desenvolver uma nova plataforma tecnológica. Esta iniciativa responde à necessidade de ultrapassar as limitações do seu sistema atual, que, embora eficiente, enfrenta desafios de manutenção e adaptabilidade devido à evolução tecnológica. A nova plataforma promete não só incorporar a arquitetura e as tecnologias mais avançadas, mas também facilitar a integração com os sistemas de informação dos clientes e outras aplicações através de APIs, melhorando a interoperabilidade e a eficiência dos processos de comunicação.

 

Reforço das capacidades de consultoria e gestão

Um aspeto crucial em que a The Mail Company está a apostar é o reforço das suas capacidades de consultoria e gestão de projetos. Reconhecendo que a transformação digital vai além da mera adoção de tecnologia, requer uma compreensão profunda das necessidades e objetivos dos clientes, a fim de conceber soluções que proporcionem um valor real. Neste sentido, a empresa procura não só fornecer tecnologia, mas também aconselhamento especializado e gestão de projetos para garantir o sucesso e a adoção efetiva das soluções propostas.

 

Visão para o futuro da comunicação empresarial

Olhando para o futuro, Castellví prevê um ambiente empresarial onde a digitalização não só reduz a utilização de papel, como também transforma a forma como as empresas gerem e processam a informação. Embora o volume de documentos físicos esteja a diminuir, o fluxo de informação digital está a crescer exponencialmente, apresentando novos desafios em termos de gestão e processamento. A The Mail Company está preparada para enfrentar estes desafios, oferecendo soluções que permitem às empresas gerir eficientemente grandes volumes de informação digital, otimizando processos e melhorando a tomada de decisões.

 

Conclusão: Navegar na mudança com eficiência e agilidade

Num ambiente empresarial marcado por rápidas transformações organizacionais, novas regulamentações e concorrência acelerada, a gestão eficiente da informação surge como uma chave para o sucesso. José M. Castellví e a The Mail Company concentram-se em converter o enorme volume de dados em informação organizada e acessível, otimizando assim a tomada de decisões e a capacidade de resposta ao mercado. A sua proposta de valor como parceiro estratégico reside no fornecimento de soluções avançadas que permitem às empresas aceder e distribuir informações críticas de forma ágil, preparando-as para superar os desafios atuais e futuros com confiança. Este compromisso com a transformação digital e a gestão da informação sublinha a necessidade de abraçar inovações tecnológicas e estratégicas para garantir a relevância e a competitividade no panorama em mudança das comunicações empresariais digitais.

José M. Castellvi Poveda

CEO The Mail Company