Serviço de Correio

Uma área de facility services estratégica na sua empresa

O correio é um dos serviços críticos nas grandes empresas,  porque tem a cargo trabalhos cruciais como são a receção da documentação e embalagens, a sua classificação e distribuição interna. É fundamental que os documentos e embalagens sejam entregues atempadamente e da forma correta, porque não fazê-lo acarreta uma perda de agilidade nos processos e na tomada de decisões, afeta a produtividade e pode ter importantes consequências económicas e reputacionais.

A Transformação Digital da Logística Documental

Tradicionalmente o modelo de gestão e distribuição documental e de correspondência, dentro das empresas, baseia-se em processos manuais, com poucas ferramentas informáticas, pouco automatizadas e muito dependentes das pessoas. 

Nestes modelos em que trabalham os correios de forma tradicional, o serviço depende necessariamente do conhecimento dos membros da equipa, cuja qualidade é totalmente dependente deles. Desta forma, com a chegada de novos membros, devido à curva de aprendizagem, podem ocorrer degradações e ineficiências neste serviço.

As empresas precisam de responder a importantes desafios, nomeadamente:

Hot Desktop

Novos modelos de trabalho híbridos e flexíveis.

Teletrabalho

Controlar a presença dos colaboradores e a urgência dos requisitos de documentação.

Rastreabilidade e visibilidade

das chegadas e saídas da documentação interna e externa.

Eficiência

Gerar poupanças gerindo a informação adequadamente.

GIO: uma solução integral, moldável e escalável

A The Mail Company presta há mais de duas décadas serviços de correio em diferentes grandes empresas. Durante este tempo adquirimos um conhecimento que permitiu-nos desenvolver uma solução tecnológica, a Plataforma GIO, um software modular baseado na cloud, distribuído em formato SaaS, e que possibilita às empresas gerir todos os processos de entrada e saída de documentação e embalagens, tanto em formato físico como digital. É uma ferramenta omnicanal e completa.

O software de Correio Inteligente incorpora 3 módulos para cobrir todas as necessidades presentes e futuras de um serviço de correio moderno automatizado, na qual o utilizador final é o decisor, e fica avisado automática e instantaneamente de qualquer receção. É ele o protagonista:
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Correio Físico

Gerir e otimizar todos os processos que decorrem em Mailroom ou sala de Correio: receção, registo informático, classificação e distribuição interna de documentação e encomendas e recolha de assinaturas digitais com dispositivos especializados. E tudo isso, com rastreabilidade de ponta a ponta.

Correio digital

Para a distribuição eletrônica de documentos aos colaboradores, da forma mais rápida e segura (criptografada). Além de reduzir a circulação de papel na empresa, que entre outros benefícios é um gesto para o meio ambiente.

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Benefícios

Implementar o módulo de Correio Inteligente da nossa Plataforma GIO produz sinergias nas empresas e benefícios, nomeadamente:

  • Centraliza a gestão da informação e de todas as comunicações.
  • Recolhe informação relevante para a gestão do serviço.
  • Proporciona segurança e rastreabilidade. 
  • Otimiza os custos da gestão dos documentos.
  • Melhora a sustentabilidade ambiental e reduz o uso de papel.
  • Agiliza os processos e melhora a sua produtividade.
  • Possibilita o acesso permanente e remoto à informação. 
  • Uniformiza o formato de entrada e saída, ao digitalizar documentos físicos.
  • Classifica e indexa a documentação segundo as regras de negócio.
  • Distribui eletronicamente a informação num ambiente seguro.

Caso de sucesso:

Transformação Digital dos serviços de Correio

Implementar a solução de correio da Plataforma GIO permitiu a uma das principais empresas energéticas espanholas:

Poupança total de 30% do orçamento total de Correio após otimizar o serviço
  • Características implementadas:
    • Implementação do módulo de Correio Físico em 8 sedes, com mais de 630 pontos de entrega, 12 000 utilizadores destinatários e 190 edifícios.
    • Implementação da rastreabilidade integral de todas as chegadas de documentação e embalagens.
    • Implementação da captura de assinatura digital através de tecnologia Paperless para a recolha de notificações de receção.
    • Implementação do sistema de Fast Record com a base de dados de destinatários para otimização dos tempos de registo e redução de erros.
    • Implementação do Correio Digital com tecnologia OCR Full-Text, com quase 200 caixas funcionais e mais de 7800 caixas pessoais encriptadas.
    • Conceção das regras de negócio (mais de 200) para a digitalização e classificação da documentação digitalizada.
  • Marcos Atingidos:
    • Poupança de custos graças à otimização do sistema de distribuição interna com uma redução total de 82,61% nas frequências de distribuição.
    • Implementação de um Centro de Gestão Logística e de ferramentas de Ticketing para registo e gestão de incidentes.
    • Implementação de correio digital, chegando a 22,93% da digitalização de documentos sobre o conjunto de itens a digitalizar. 
    • Modelo de otimização da Gestão de Correio Inteligente (físico e digital) que consegue poupar mais de 30% do orçamento total inicial do serviço.

Conte-nos as suas necessidades, podemos ajudar!

Chegou o momento de melhorar a eficiência das suas necessidades de correios e courier. Contacte-nos e um consultor especialista irá entrar em contacto consigo para conhecer em detalhe as suas necessidades e ver de que maneira a The Mail Company pode ajudar.
The Mail Company

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