Serviços Gerais

Ter as ferramentas necessárias para o correto funcionamento da empresa

O departamento de Serviços Gerais cumpre um papel fundamental no correto funcionamento diário da empresa, sendo responsável por realizar e coordenar todas as atividades necessárias para o suporte efetivo dos utilizadores, das instalações e das infraestruturas.

O desafio de gerir de forma eficaz um elevado número de serviços heterogéneos e de natureza diversa

Em empresas grandes com muitos utilizadores distribuídos por todo o território nacional, existe o desafio de ter que encarregar-se da gestão e prestação de um elevado número de serviços heterogéneos e de natureza muito diversa. Alguns deles podem ter uma grande complexidade, como os serviços de courier e correios. E tudo isto sem a possibilidade de contar com recursos especializados, sem recursos para a gestão e com orçamentos muito limitados. 

Sem dúvida que a área de Serviços Gerais precisa de partners que proporcionem soluções para a empresa, que incluam conhecimento, gestão e ferramentas tecnológicas para oferecer controlo, visibilidade e rastreabilidade dos serviços contratados.

Os departamentos de Serviços Gerais enfrentam uma série de desafios que precisam de resolver:

Conhecimento e Ferramentas

Falta de conhecimento especializado e de ferramentas para estabelecer mecanismos que permitam implementar sistemas de controlo orçamental e de redução de custos do serviço.

Hot Desking e Teletrabalho

Novos modelos de trabalho híbrido e flexível para os colaboradores que criam a necessidade de novas soluções.

Tecnologia

Falta de tecnologia que lhes permita recolher informação relevante para entender os custos incorridos e o uso que fazem os utilizadores finais do serviço.

Visibilidade

Falta de visibilidade sobre o cumprimento dos níveis e a qualidade do serviço oferecido pelos fornecedores e percecionada pelos utilizadores.

Melhoria Contínua

Implementar um sistema de melhoria contínua ao dispor de informação relevante que permita identificar áreas de otimização que gerem poupanças e eficiências.

Versatilidade

E tudo isto com fornecedores ágeis e flexíveis, que proporcionam soluções adaptadas às necessidades mutáveis e exigentes do meio e da empresa.

GIO: uma solução integral, moldável e escalável

Na The Mail Company, nos últimos 20 anos, prestámos e gerimos serviços de correio, de courier e de gestão de logística documental de grandes empresas de todos os setores, onde contamos com excelentes referências.

Esta grande experiência permitiu-nos desenvolver uma solução baseada na tecnologia: a Plataforma GIO.

A Plataforma GIO é um software modular na Cloud distribuído em formato SaaS e que permite às empresas gerir todos os processos de entrada e saída de documentação e embalagens, sejam em formato físico ou digital, e omnicanal, incluindo a gestão integral das notificações eletrónicas obrigatórias com as Administrações Públicas.

Para abordar os desafios das empresas, a Plataforma GIO incorpora três soluções especializadas sob a forma de módulos independentes e integráveis.
carteria

Gestão do Correio

A solução inteligente de correio, que permite:
  • Gerir e otimizar todos os processos que decorrem em correio físico ou com estafeta.
  • Implementar um Correio Digital para, de forma paulatina, digitalizar todos os processos e documentação.
  • Implementar um sistema de distribuição alternativo e seguro baseado em lockers.
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Gestão dos Couriers

A solução inteligente de couriers, que permite:
  • Aceder em tempo real a uma ampla oferta de parceiros e serviços para qualquer necessidade padrão ou especial da empresa.
  • Ter um sistema de rastreabilidade e seguimento centralizado em tempo real, independentemente do parceiro que realize o serviço.
  • Ter um sistema de controlo de custo e de gestão orçamental avançada em tempo real, que permita estabelecer mecanismos de poupanças.
  • Digitalizar parte dos envios de documentação física com soluções de entrega certificada ou de assinatura eletrónica, garantidas por um prestador qualificado de serviços de confiança.

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Benefícios

Implementar as soluções da Plataforma GIO permite às empresas:

  • Dispor de uma solução informática que incorpora processos de negócio e melhores práticas para a gestão dos serviços.
  • Automatizar tarefas e processos que tradicionalmente se realizam de forma manual e pouco eficaz.
  • Dispor de informação relevante registada pela solução que permite medir a produtividade, de forma eficiente, e fazer um controlo da despesa efetiva sempre que seja desejado.
  • Dispor de uma solução que permita implementar paulatinamente e ao ritmo da empresa um projeto de transformação digital da logística documental da empresa, como por exemplo o Correio Digital ou os Envios Digitais.

Conte-nos as suas necessidades, podemos ajudar!

Chegou o momento de melhorar a eficiência das suas necessidades de correios e courier. Contacte-nos e um consultor especialista irá entrar em contacto consigo para conhecer em detalhe as suas necessidades e ver de que maneira a The Mail Company pode ajudar.
The Mail Company

Correio, Courier e Comunicações Avançadas

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