Servicio de Cartería

Un área de facility services estratégica en tu organización

La cartería es uno de los servicios críticos en las grandes organizaciones.  Ya que se encarga de labores cruciales como son la recepción de la documentación y paquetería, su clasificación y su distribución interna. Es determinante que los documentos y paquetes sean entregados  en tiempo y forma, porque no hacerlo conlleva pérdida de agilidad en los procesos y en la toma de decisiones, afecta a la productividad y puede acarrear importantes consecuencias económicas y reputacionales.

La Transformación Digital de la Logística Documental

Tradicionalmente el modelo de gestión y distribución documental y de correspondencia, dentro de las compañías está basado en procesos manuales, con mínimas herramientas  informáticas, poco automatizadas y muy dependientes de las personas. 

En estos modelos que trabajan la cartería de forma tradicional, el servicio reside necesariamente en el conocimiento de los miembros del equipo, cuya calidad  es totalmente dependiente de ellos. Esto implica que con la llegada de nuevos integrantes, debido a la curva de aprendizaje, se puedan producir degradaciones e ineficiencias en este servicio.

Las empresas necesitan afrontar importantes desafíos, como son:

Hot Desking

Nuevos modelos de trabajo híbridos y flexibles.

Teletrabajo

Controlar la presencia de los empleados y la urgencia de los requerimientos de documentación.

Trazabilidad y visibilidad

de las llegadas y salidas de la documentación interna y externa.

Eficiencia

Generar ahorros gestionando la información adecuadamente.

GIO: una solución integral, modulable y escalable

The Mail Company lleva más de dos décadas proporcionando servicios de cartería en multitud de grandes compañías. Durante este tiempo hemos adquirido un conocimiento que nos ha permitido desarrollar una solución tecnológica, la Plataforma GIO, un software modular basado en la nube, que se sirve en formato Saas,  y que posibilita a las organizaciones gestionar todos los procesos de entrada y salida de documentación y paquetería, tanto en formato físico como digital, es una herramienta omnicanal y completa, que también incluye la gestión de las notificaciones electrónicas obligatorias con las Administraciones Públicas.

El software de Cartería Inteligente incorpora 3 módulos para cubrir todas las necesidades presentes y futuras de una cartería moderna automatizada, en la que el usuario final es el decisor, y está avisado automática e instantáneamente de cualquier recepción, y es el protagonista:
Carteria

Cartería Física

Para gestionar y optimizar todos los procesos que suceden en una cartería física o estafeta: recepción, registro informático, clasificación y distribución interna de la documentación y paquetería, y recogida de firma digital con dispositivos especializados. Y todo ello, con trazabilidad de extremo a extremo.

Cartería Digital

Para la distribución documental electrónica a los empleados, de la forma más rápida y segura (encriptada). Además de la reducción de la circulación de papel en la organización, que entre otros beneficios supone un gesto por el medio ambiente.
mensajeria

Taquillas inteligentes

Que añade las capacidades de distribución en taquillas inteligentes de la documentación y pequeña paquetería que reciba el personal, que se adaptan a los nuevos estilos de vida y laborales.

Contacta con nuestros consultores de servicio

+ 34 902 090 091

hola@themailcompany.es

Beneficios

Implementar el módulo de Cartería Inteligente de nuestra Plataforma GIO produce sinergias en las organizaciones y beneficios tales como:

  • Centraliza la gestión de la información y de todas las comunicaciones.
  • Recoge información relevante para la gestión del servicio.
  • Aporta seguridad y trazabilidad. 
  • Optimiza los costes de la gestión de los documentos.
  • Mejora la sostenibilidad ambiental y reduce el papel.
  • Agiliza los procesos y mejora su productividad.
  • Posibilita el acceso permanente y remoto a la información. 
  • Homogeneiza el formato de entrada y salida, al digitalizar documentos físicos.
  • Clasifica e indexa la documentación mediante las reglas de negocio.
  • Distribuye electrónicamente la información en un entorno seguro.

Caso de Éxito:

Transformación Digital de los servicios de Cartería

Implementar las solución de cartería de la Plataforma GIO ha permitido a una de las principales energéticas nacionales:

Ahorro total del 30% del presupuesto total de Cartería tras optimizar el servicio
  • Características implementadas:
    • Implantación del módulo de Cartería Física en 8 sedes, con más de 630 puntos de entrega, 12.000 usuarios destinatarios y 190 edificios.
    • Implantación de la trazabilidad integral de todas las llegadas de documentación y paquetería.
    • Implantación de la captura de firma digital mediante tecnología Paperless para la recogida de los acuses de recibo.
    • Implantación del sistema de Fast Record con la base de datos de destinatarios para optimización de tiempos de registro y reducción de errores.
    • Implantación de la Cartería Digital con tecnología OCR Full-Text, con cerca de 200 bandejas funcionales y más de 7.800 bandejas personales encriptadas.
    • Diseño de las reglas de negocio (más de 200) para la digitalización y clasificación de la documentación digitalizada.
  • Hitos Conseguidos:
    • Ahorro de costes gracias a la optimización del sistema de distribución interna con una reducción total del 82,61% en las frecuencias de distribución.
    • Implementación de un Centro de Gestión Logístico y de herramientas de Ticketing para registro y gestión de incidencias.
    • Implantación de la cartería digital llegando a 22,93% de la digitalización de documentos sobre el conjunto de ítems a digitalizar. 
    • Modelo optimización de Gestión de Cartería Inteligente (física y digital) que consigue más del 30% de ahorros del presupuesto total inicial del servicio.

¡Cuéntanos tus necesidades, podemos ayudarte!

Ha llegado el momento de mejorar la eficiencia en tus necesidades de cartería y mensajería. Contacta con nosotros y un consultor especialista se pondrá en contacto contigo para conocer en detalle vuestras necesidades  y ver de qué manera The Mail Company puede ayudaros.
The Mail Company

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