Servicios Generales

Dotarse de las herramientas necesarias para el correcto funcionamiento de la organización

El departamento de Servicios Generales cumple un rol fundamental en el correcto funcionamiento diario de la organización, al ser responsable de realizar y coordinar todas las actividades necesarias para el soporte efectivo de los usuarios, las instalaciones y las infraestructuras.

El reto de gestionar de forma eficiente un elevado número de servicios heterogéneos y de diversa naturaleza

En organizaciones grandes con muchos usuarios distribuidos por todo el territorio nacional se enfrentan al reto de tener que encargarse de la gestión y la prestación de un elevado número de servicios heterogéneos y de muy diversa naturaleza, algunos de ellos que pueden tener una gran complejidad, como pueden ser los servicios de mensajería y de cartería. Y todo esto sin la posibilidad de contar con recursos especializados, sin recursos para la gestión y con presupuestos muy limitados. 

En definitiva, el área de Servicios Generales necesita partners que les aporten soluciones para la organización que incluyan conocimiento, gestión y herramientas tecnológicas que les ofrezcan control, visibilidad y trazabilidad de los servicios contratados.

Los departamentos de Servicios Generales se enfrentan a una serie de desafíos que necesitan abordar:

Conocimiento y Herramientas

Falta de conocimiento especializado y de herramientas para establecer mecanismos que permitan implantar sistemas de control presupuestario y de reducción de costes de servicio.

Hot Desking y Teletrabajo

Nuevos modelos de trabajo híbridos y flexibles para los empleados que hacen necesarias nuevas soluciones.

Tecnología

Falta de tecnología que les permita recopilar información relevante para entender los costes en los que incurren y el uso que hacen los usuarios finales del servicio.

Visibilidad

Falta de visibilidad sobre el cumplimiento de los niveles y la calidad del servicio ofrecido por los proveedores y percibida por los usuarios.

Mejora Continua

Implementar un sistema de mejora continua gracias a disponer de información relevante que permita identificar áreas de optimización que generen ahorros y eficiencias.

Versatilidad

Y todo ello con proveedores ágiles y flexibles, que aporten soluciones que se adapten a las necesidades cambiantes y exigentes del entorno y de la organización.

GIO: una solución integral, modulable y escalable

En The Mail Company durante los últimos 20 años hemos estado prestando y gestionando los servicios de cartería, de mensajería y de gestión de la logística documental de grandes organizaciones de todos los sectores, donde contamos con excelentes referencias.

Esta gran experiencia nos ha permitido desarrollar una solución basada en la tecnología: la Plataforma GIO.

La Plataforma GIO es un software modular en el Cloud que se sirve en formato SaaS y que permite a las organizaciones gestionar todos los procesos de entrada y salida de documentación y paquetería, ya sean en formato físico o digital, y omnicanal, incluyendo la gestión integral de las notificaciones electrónicas obligatorias con las Administraciones Públicas.

Para abordar los retos a los que se enfrentan las organizaciones, la Plataforma GIO incorpora tres soluciones especializadas en forma de módulos independientes e integrables:
Carteria

Cartería Inteligente

La solución de Gestión de Cartería Inteligente, que permite:
  • Gestionar y optimizar todos los procesos que suceden en una cartería física o estafeta.
  • Implementar una Cartería Digital para paulatinamente digitalizar todos los procesos y documentación.
  • Implementar un sistema de distribución alternativo y seguro basado en taquillas inteligentes.
mensajeria

Mensajería Inteligente

La solución de Gestión de Mensajería Inteligente, que permite:
  • Acceder en tiempo real a una amplia oferta de partners y servicios para cualquier necesidad estándar o especial de la organización.
  • Tener un sistema de trazabilidad y seguimiento centralizado en tiempo real, independientemente del partner que realice el servicio.
  • Tener un sistema de control del coste y de gestión presupuestaria avanzado en tiempo real que permita establecer mecanismos de ahorro.
  • Digitalizar parte de los envíos de documentación física mediante soluciones de entrega certificada o de firma electrónica, garantizadas por un prestador cualificado de servicios de confianza.
Gestion de NEOS

Gestión de las NEOS

La solución de Gestión de Notificaciones Electrónicas, que permite:
  • Implementar todos los procesos necesarios para la gestión integral de las notificaciones electrónicas obligatorias que emiten las Administraciones Públicas.
  • Definir las sedes electrónicas a rastrear.
  • Distribuir de forma electrónica y segura las notificaciones descargadas.
  • Monitorizar el rastreo, descarga y distribución de las notificaciones descargadas.
  • Disponer de información relevante para el control de la productividad del servicio.
Flujo de coreo entre bancos

Contacta con nuestros consultores de servicio

+ 34 902 090 091

hola@themailcompany.es

Beneficios

Implementar las soluciones de la Plataforma GIO permite a las organizaciones:

  • Disponer de una solución informática que lleva embebidos procesos de negocio y mejores prácticas para la gestión de los servicios.
  • Automatizar tareas y procesos que tradicionalmente se realizan de forma manual y poco eficiente.
  • Disponer de información relevante registrada por la solución que permite medir la productividad, eficiente y llevar un control del gasto efectivo en cualquier momento.
  • Disponer de una solución que permita implantar paulatinamente y al ritmo de la organización un proyecto de transformación digital de la logística documental de la organización, como por ejemplo la Cartería Digital o los Envíos Digitales.

¡Cuéntanos tus necesidades, podemos ayudarte!

Ha llegado el momento de mejorar la eficiencia en tus necesidades de cartería y mensajería. Contacta con nosotros y un consultor especialista se pondrá en contacto contigo para conocer en detalle vuestras necesidades  y ver de qué manera The Mail Company puede ayudaros.
The Mail Company

Cartería, Mensajería y Comunicaciones Avanzadas

Contacta con uno de nuestros consultores y solicita tu demo

LinkedinYouTube