Departamento Legal

Relacionarse de forma eficiente a través de un entorno digital

El departamento legal tiene el reto de transformarse para poder responder con agilidad a las necesidades de las organizaciones, que se relacionan más y más mediante medios digitales con su entorno, y en especial con las Administraciones Públicas.

Minimizar el riesgo de sanciones con trazabilidad total de las comunicaciones con las Administraciones Públicas

El departamento legal es una pieza esencial para el funcionamiento del negocio, que vela por que la organización actúe conforme a Derecho en sus relaciones con sus clientes, proveedores, administraciones y empleados. 

Hoy se enfrenta, como otras áreas de la organización, al reto de transformarse para poder responder ágilmente a las demandas de la organización. Y para ello, necesita herramientas que le permitan identificar y controlar los riesgos, sobre todo en aquellas situaciones en las que es necesaria la participación de las diferentes áreas de la empresa.

Y en el caso particular de la relación entre la organización y las diferentes Administraciones Públicas, se enfrenta a la compleja situación de gestionar las comunicaciones entre las miles de administraciones públicas en España y la organización. Comunicaciones que las diferentes administraciones publican en sus sedes electrónicas y que en muchos casos tienen consecuencias jurídicas, como pueden ser el comienzo del plazo para contestar o presentar documentación, presentar alegaciones o recursos, etc.

Es en ese contexto donde se hace imprescindible una solución que asegure que se capturan todas las notificaciones y que dé trazabilidad total de qué área de la organización tiene sobre su mesa la gestión de la notificación; y todo ello en los plazos necesarios que establece la ley.

Los departamentos legales se enfrentan a una serie de desafíos que necesitan abordar en el ámbito de las comunicaciones electrónicas con las Administraciones Públicas:

Conocimiento

Falta de conocimiento especializado para gestionar las comunicaciones obligatorias del ecosistema cambiante de miles de sedes electrónicas de las Administraciones Públicas.

Recursos y Herramientas

Falta de recursos y de herramientas para gestionar internamente el proyecto y coordinarse con el resto de las áreas de la organización para evitar que no se respondan a tiempo las notificaciones electrónicas de la Administración.

Trazabilidad

Falta de trazabilidad extremo a extremo de las notificaciones electrónicas para asegurar que se responde en tiempo y forma a las comunicaciones de la Administración.

Tecnología

Falta de tecnología que les permita recopilar información relevante para analizar las incidencias ocurridas y que permita poner en marcha mecanismos de mejora continua con el objetivo de reducir los riesgos empresariales.

Visibilidad General

Falta de visibilidad general sobre el funcionamiento de la organización en el ámbito de la gestión de las notificaciones electrónicas, para identificar las áreas con mayor volumen y peores tiempos de respuesta, y en general, tanto riesgos como oportunidades de mejora.

Estandarización y homogeneización

Falta de un proceso automatizado para gestionar de forma estándar y homogénea las notificaciones administrativas que envían las Administraciones Públicas ya sea en formato electrónico a través de sus sedes, como las que - todavía - se reciben en formato papel en la organización.

GIO: una solución integral, modulable y escalable

En The Mail Company durante los últimos 20 años hemos estado prestando y gestionando los servicios de cartería, de mensajería y de gestión de la logística documental de grandes organizaciones de todos los sectores, donde contamos con excelentes referencias.

Esta gran experiencia nos ha permitido desarrollar una solución basada en la tecnología: la Plataforma GIO.

La Plataforma GIO es un software modular en el Cloud que se sirve en formato SaaS y que permite a las organizaciones gestionar todos los procesos de entrada y salida de documentación y paquetería, ya sean en formato físico o digital, y omnicanal, incluyendo la gestión integral de las notificaciones electrónicas obligatorias con las Administraciones Públicas.

Para abordar los retos a los que se enfrentan las organizaciones, la Plataforma GIO incorpora tres soluciones especializadas en forma de módulos independientes e integrables:
Carteria

Cartería Inteligente

La solución de Gestión de Cartería Inteligente, que permite:
  • Gestionar y optimizar todos los procesos que suceden en una cartería física o estafeta.
  • Implementar una Cartería Digital para paulatinamente digitalizar todos los procesos y documentación.
  • Implementar un sistema de distribución alternativo y seguro basado en taquillas inteligentes.
mensajeria

Mensajería Inteligente

La solución de Gestión de Mensajería Inteligente, que permite:
  • Acceder en tiempo real a una amplia oferta de partners y servicios para cualquier necesidad estándar o especial de la organización.
  • Tener un sistema de trazabilidad y seguimiento centralizado en tiempo real, independientemente del partner que realice el servicio.
  • Tener un sistema de control del coste y de gestión presupuestaria avanzado en tiempo real que permita establecer mecanismos de ahorro.
  • Digitalizar parte de los envíos de documentación física mediante soluciones de entrega certificada o de firma electrónica, garantizadas por un prestador cualificado de servicios de confianza.
Gestion de NEOS

Gestión de las NEOS

La solución de Gestión de Notificaciones Electrónicas, que permite:
  • Implementar todos los procesos necesarios para la gestión integral de las notificaciones electrónicas obligatorias que emiten las Administraciones Públicas.
  • Definir las sedes electrónicas a rastrear.
  • Distribuir de forma electrónica y segura las notificaciones descargadas.
  • Monitorizar el rastreo, descarga y distribución de las notificaciones descargadas.
  • Disponer de información relevante para el control de la productividad del servicio.
Flujo de coreo entre bancos

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Beneficios

Implementar las soluciones de la Plataforma GIO permite a las organizaciones:

  • Disponer de una solución informática que lleva embebidos procesos de negocio y mejores prácticas para la gestión de los servicios.
  • Automatizar tareas y procesos que tradicionalmente se realizan de forma manual y poco eficiente.
  • Disponer de información relevante registrada por la solución que permite medir la productividad, eficiente y llevar un control del gasto efectivo en cualquier momento.
  • Disponer de una solución que permita implantar paulatinamente y al ritmo de la organización un proyecto de transformación digital de la logística documental de la organización, como por ejemplo la Cartería Digital o los Envíos Digitales.

¡Cuéntanos tus necesidades, podemos ayudarte!

Ha llegado el momento de mejorar la eficiencia en tus necesidades de cartería y mensajería. Contacta con nosotros y un consultor especialista se pondrá en contacto contigo para conocer en detalle vuestras necesidades  y ver de qué manera The Mail Company puede ayudaros.
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Cartería, Mensajería y Comunicaciones Avanzadas

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