O CAMINHO PARA UM SERVIÇO DE COURIER EFICAZ

Tornar um serviço de Courier eficiente pode significar poupanças significativas de dinheiro e recursos para a empresa, bem como uma comunicação eficaz e de qualidade. Isto só pode ser conseguido através de uma plataforma tecnológica concebida para permitir ao empregado gerir os seus serviços de Courier de forma rápida, segura e económica, enquanto a empresa obtém informações relevantes para medir e otimizar o serviço.

 

Os serviços de Courier nas empresas

 

A realidade é que, apesar de estarmos na era da informação e do big data, quando falamos com as empresas sobre o seu serviço de Courier, descobrimos que não vêm os envios empresariais como vitais para o seu negócio. Por este motivo, não afetam recursos suficientes para prestar um serviço de qualidade e, pelo contrário, os departamentos de compras e de serviços gerais procuram o custo mais baixo possível quando escolhem um fornecedor.

 

O desafio da falta de informação

 

Esta realidade é a razão pela qual, em muitas empresas, o envio de Courier empresarial ainda é feito de forma arcaica, em vez de utilizar os avanços tecnológicos disponíveis. A forma habitual de proceder quando se pretende enviar uma encomenda é solicitar o serviço junto dos correios ou diretamente à empresa de transportes, por correio eletrónico ou telefone.

 

Nas empresas que utilizam esta operação “manual”, o utilizador carece de informação para comparar qual o método de envio que melhor se adapta às suas necessidades, pelo que é provável que esta expedição seja realizada através de um método de envio mais caro ou urgente do que o necessário.

 

Como mencionado no parágrafo anterior, a falta de informação é o principal obstáculo que encontramos quando propomos uma solução de Courier a um cliente; neste sentido, é comum ouvir: “Tenho um fornecedor para serviços internacionais, outro para serviços nacionais e outro para serviços locais, mas não me peça os dados de consumo de cada um, porque não os conheço”.

 

É esta falta de conhecimento que o impede de ver os custos do serviço, pelo que, sem uma visão analítica, a única forma de reduzir o custo do seu serviço é “espremer” os seus fornecedores.

 

A solução tecnológica da The Mail Company

 

Para evitar este cenário de desinformação, a The Mail Company coloca à disposição das empresas uma tecnologia avançada para a gestão do serviço de Courier. Assim, quando um utilizador acede à nossa Plataforma GIO, pode ver e escolher diferentes variáveis para o envio, tais como: recolha, entrega, peso, hora do pedido, modos de transporte e o preço.

 

A partir do momento em que o utilizador tem controlo sobre os diferentes parâmetros de uma expedição, os custos são automaticamente reduzidos. A nossa experiência mostrou-nos que, com a implementação da Plataforma GIO e a sua extensão a todos os utilizadores, e com o simples acompanhamento de todas as expedições, conseguimos poupanças entre 10 % e 15 %.

 

Capacitando os utilizadores com a GIO

 

A isto há que acrescentar que, tal como na GIO, o utilizador tem o poder de escolha, cabendo-lhe avaliar o serviço mais adequado para o seu envio, tanto em termos de urgência como de relevância. Desta forma, os custos de serviço podem ser melhor ajustados e reduzidos a curto, médio e longo prazo.

 

Simultaneamente, os utilizadores podem utilizar a plataforma para acompanhar o estado do seu envio e ter uma rastreabilidade do transporte end to end.

Perfis de utilizador para otimizar os custos

 

Uma das características mais valiosas do nosso software é que lhe permite configurar diferentes itens para otimizar o custo dos envios através de perfis de utilizador, uma caraterística que tem sido implementada com sucesso por numerosos clientes.

Isto permite que diferentes tipos de expedição sejam atribuídos a diferentes funções dentro da empresa. Trata-se de uma configuração ad hoc que nos permite configurar, por exemplo:

 

• Utilizadores que podem encomendar todos os tipos de envios.
• Utilizadores que só podem pedir serviços económicos.
• Os utilizadores intermédios onde implementamos um workflow de aprovação, podem solicitar um serviço de 10 horas ou um serviço especial mas necessitam da autorização de um responsável.
• Atribua orçamentos por departamento ou utilizador.

 

Flexibilidade na gestão operacional em função da empresa

 

A plataforma GIO oferece também grandes vantagens operacionais. Ao atuar como broker, a The Mail Company pode gerir o serviço de Courier de diferentes fornecedores de uma forma mais flexível e unificada, resolvendo rapidamente problemas ou incidentes sem necessidade de mudar de fornecedor.

 

Quando tem um serviço de Courier baseado em acordos com diferentes empresas de Courier, se tiver problemas com uma determinada delegação ou área geográfica, tem de abrir um acordo com outro fornecedor para resolver esse problema. Através da GIO, um incidente deste tipo é resolvido de forma simples e rápida, canalizando os envios através de outra empresa de transportes. Isto permite-lhe adaptar-se à evolução das necessidades da empresa em qualquer altura.

 

Centralização de fornecedores e dados

 

Esta capacidade de reunir os fornecedores evita igualmente a existência de diferentes interlocutores, várias faturas e diferentes formatos de informação. Uma vez implementada a nossa solução tecnológica, tem toda a informação unificada num único local, onde pode aceder de imediato aos consumos de toda a empresa, por centro de custo, departamento ou utilizador. Ter esta capacidade analítica é fundamental para poder otimizar o serviço.

 

Courier digital legalmente válido

 

A tecnologia permite-nos desenvolver Courier digital com plena validade jurídica, desde o envio de correio até à assinatura de contratos. Um bom exemplo disto seria o seguinte:

Deve enviar um contrato para ser assinado numa ilha. Se o fizer através da GIO e em formato físico, é provável que opte por um modo de serviço mais urgente e, por conseguinte, mais dispendioso. Além disso, o contrato tem de ser impresso e colocado num saco de correio, assumindo o risco de atrasos, perdas e outros incidentes, que depois têm de ser tratados.

 

Se for feito digitalmente, evita a necessidade de imprimir e é também instantâneo, pode provar que enviou o contrato e, se responder imediatamente, já o assinou. Por outras palavras, o método digital não só é mais sustentável do ponto de vista ambiental, como também é muito mais rápido, seguro e barato.

 

Descubra a eficiência do seu serviço de Courier com a The Mail Company

 

Descubra se a logística documental da sua empresa é realmente eficiente com a The Mail Company. Os nossos gestores de serviços ajudá-lo-ão a avaliar a eficiência do seu serviço de Courier. Melhore as suas comunicações internas e externas e reforce a colaboração entre equipas e locais.

 

No contexto atual da transformação digital das empresas, levar a logística documental para o próximo nível é uma obrigação, e na The Mail Company podemos ajudá-lo.

 

Contacte-nos para obter aconselhamento e começar a otimizar o seu serviço de Courier.