Vodafone Portugal implanta o Mailroom da The Mail Company

A Vodafone Portugal contratou a solução Mailroom 2.0 da The Mail Company, empresa espanhola especializada em consultoria e soluções para transformação digital e logística documental, com o objetivo de obter uma maior eficiência nos processos de gestão dos fluxos de entrada e saída de documentação e encomendas. Ao contratar esta solução, adquiriu tanto os serviços de Mailroom como a plataforma tecnológica GIO nas suas instalações geridas pela PreZero Portugal, administradora de serviços auxiliares da Vodafone.

A implementação desta solução de Mailroom, realizada em julho de 2021, veio suprir as necessidades de automatização e digitalização dos serviços e processos de notificação automática da Vodafone, conseguindo assim uma melhor organização interna, melhor comunicação com os utilizadores e um aumento de eficiência, para além de reduzir o impacto da atividade no meio ambiente graças à tecnologia “Paperless”.

A solução Mailroom 2.0 da The Mail Company consiste em um sistema profissional de recepção, registo, avisos de chegada e distribuição física da documentação/encomendas, recebidos pela empresa. Através de um mix de tecnologia, metodologia, modelo de gestão e recursos humanos 100% personalizáveis, permite entre outras capacidades, conhecer em tempo real as chegadas pendentes de entrega ou consultar o histórico de atividades, bem como uma rastreabilidade abrangente de toda a documentação/encomendas de chegada e saída.

Precisamente, o elemento chave para a decisão da Vodafone tem sido as funcionalidades da plataforma tecnológica GIO da The Mail Company, que, entre outras coisas, permite registar uma chegada em menos de 15 segundos e enviar de forma automática uma notificação ao destinatário, permitindo gerir as rondas de distribuição e otimizar os recursos.

 

Personalização da plataforma

O processo de implementação, levado a cabo pela equipa de especialistas da The Mail Company em Portugal, envolveu tanto a Vodafone Portugal como a PreZero Portugal e incidiu especificamente numa fase inicial de consultoria para levantamento dos requisitos e objetivos do projeto, na formação da equipa PreZero Portugal e na customização da plataforma tecnológica GIO, acrescentando a pedido do cliente um sistema de automatização do processo de notificação e a adaptação do módulo de chegadas para gerir o armazém interno (registo de chegadas, inventário e entrega do material a usuários).

“O balanço do primeiro ano de utilização da plataforma tecnológica GIO tem sido muito positivo, desde o processo de implementação e introdução de melhorias na plataforma até os primeiros resultados operacionais, permitindo uma otimização na operação da nossa sala de correio/armazém e interação com os colaboradores internos. A digitalização dos registos permitiu um aumento da produtividade, facilitando também, quando necessário, a consulta dos mesmos e respetivo fluxo.”

Esther Dominguez, Eng. de Infraestruturas responsável SOFT Facilities

 

 

Acerca de THE MAIL COMPANY

A The Mail Company é uma empresa espanhola, com presença em Espanha e Portugal, especializada em Consultoria e Soluções para Transformação Digital e Logística Documental. A sua missão é ajudar os seus clientes a melhorar e agilizar os seus processos de negócio com base na gestão da informação e documentação, harmonizando os mundos físico e digital.

Nesta missão, desenvolveu o seu Hub de Comunicações Corporativas, que integra soluções de base tecnológica pioneiras na península ibérica como DMR (Digital Mail Room); e-BOX (solução independente, integral e integrada para a gestão de entregas de e-commerce nas empresas) ou NEOS (uma solução única no mercado para a Gestão Integral de Notificações Eletrónicas Obrigatórias das Administrações Públicas).

Criada em 2000, THE MAIL COMPANY, entre os seus clientes corporativos estão empresas como Grupo Planeta, France Telecom, RACC, Mutua Madrileña, Oracle, SAP, BMW, The Boston Consulting Group, Enagás, Heineken, L’Oreal Portugal, Diageo, Vodafone Portugal, Águas de Barcelona ou Electrolux. Da mesma forma, administra os serviços de Logística Documental em Torre Cristal, Castellana 81, Las Mercedes Business Park em Madrid, Diagonal 640, Torre Mapfre e World Trade Center em Barcelona.

 

 

Mais informação:

Dept. de Comunicação The Mail Company

T. 910 526 273

www.themailcompany.es