Sem transformação digital não haverá teletrabalho

Revista Transformación Digital

30 junho 2021

Entrevista com José Manuel Castellví, CEO da The Mail Company

Revista Transformación Digital The Mail Company

Criada em 2000, a The Mail Company é uma empresa espanhola especializada em Consultoria e Soluções em Transformação Digital e Logística Documental.

Sua missão é ajudar seus clientes a melhorar e agilizar seus processos de negócios com base na gestão da informação e documentação, harmonizando os mundos físico e digital. Seu CEO e fundador, José Manuel Castellví, nos explica como eles ajudaram milhares de funcionários nos últimos meses a continuar trabalhando de forma eficiente e produtiva.

De acordo com a última Pesquisa de População Ativa do Instituto Nacional de Estatística em Espanya, 2,14 milhões de espanhóis teletrabalharam mais da metade dos dias de janeiro a março de 2021, 1,2 milhão a mais do que antes da pandemia e 1,3% a mais do que aqueles que fizeram no período anterior trimestre. Você acha que esses números permanecerão após o fim da pandemia?

As perspectivas para o futuro ainda são muito incertas, mas o que está claro é que o local de trabalho está se reinventando e talvez quando chegar o último dia de retorno ao escritório muitos funcionários não o farão, farão provisoriamente ou de uma forma diferente, porque a pandemia mostrou que, se você tiver disciplina pessoal, planejamento adequado e a tecnologia necessária, você pode trabalhar bem em casa.

Como vamos trabalhar no futuro? O teletrabalho continuará? Haverá um modelo híbrido?

Como trabalharemos no futuro ou em que porcentagem o teletrabalho será mantido dependerá de diferentes fatores como o grau de digitalização e a cultura empresarial das organizações, o papel dos funcionários e seu tipo de atividade ou regulamentação trabalhista, mas tudo indica que os modelos híbridos serão o novo paradigma, a partir de duas perspectivas: o “como”, ou seja, qual modelo implementar, e o “onde”, que poderia ser uma mistura entre escritório, casa e espaços flexíveis sob demanda (Espaço como Serviço). Um desafio para as organizações e principalmente para as áreas de Facility Management.

A pandemia forçou uma mudança na forma como a maioria das organizações trabalha, obrigando-as a implementar novas tecnologias para facilitar o teletrabalho. Você acha que este foi um grande primeiro passo em direção à transformação digital?

Para muitas organizações, definitivamente tem sido. Outros já começaram a implementar soluções de transformação digital, mas mesmo para estes o salto ocorrido no ano passado foi exponencial.

Quais são os principais desafios que as organizações enfrentaram ao implementar o teletrabalho?

Observamos duas preocupações essenciais. Em primeiro lugar, a procura de uma plataforma de interação com os colaboradores e terceiros –fornecedores, colaboradores… – que lhes permitisse organizar reuniões através de videochamadas, partilha de ecrã ou broadcast de forma 100% fiável e segura. Por outro lado, a gestão eficiente dos fluxos de documentação física (e também digital) que continuam a chegar aos escritórios e a dificuldade da sua distribuição sem saber onde se encontra o utilizador.

Quais tipos de tecnologia foram os mais exigidos pelas organizações após a pandemia?

Em linha com os desafios que acabamos de descrever, as soluções mais exigidas têm sido as nossas soluções de gestão de documentação digital, uma vez que permitem às organizações continuar a gerir os seus processos de recepção e envio de informação e documentação, independentemente da localização dos colaboradores, permitindo assim o modelo híbrido de trabalho.

Como esta nova demanda afetou a atividade da The Mail Company?

As nossas soluções de correio digital, bolsa digital, comunicações eletrónicas online e NEOs (gestão de notificações eletrónicas obrigatórias das administrações públicas), bem como o ambiente colaborativo Noysi, registaram um aumento de mais de 30% na faturação.

Em suma, a situação atual veio para acelerar algo que já vinha acontecendo de forma gradual, que é que nossa linha estratégica de soluções de negócios e transformação digital vem ganhando peso solidamente no faturamento total da empresa, que tem sido liderado por nossas soluções logística.

The Mail Company foi a pioneira em oferecer uma solução de Mailroom digital no nosso país já em 2015, um modelo que evoluiu para multicanais e dualidade, abrangendo também os fluxos físicos de documentos. Quais são suas principais contribuições?

Por ser uma utopia pensar que todos os itens recebidos em uma organização podem ser digitalizados, a solução que na The Mail Company estamos implementando para nossos clientes é uma solução dual que harmoniza o mundo físico e digital das organizações e, portanto, com capacidades para gerenciar 100% da documentação e pequenos pacotes que qualquer organização recebe (ou envia).

Por outro lado, além dos fluxos tradicionais de papel, a maioria das organizações está constantemente recebendo informações por outros canais e em diferentes formatos eletrônicos – como Notificações Eletrônicas Obrigatórias das Administrações Públicas – para as quais desenvolvemos um modelo omnicanal que permite ter um único ponto de acesso onde se encontra integrada e organizada toda a documentação recebida, independentemente do canal ou meio de chegada (físico/digital).

Você sempre defendeu que o correio digital é a alavanca ideal para realizar a transformação digital de uma organização. Por quê?

Entendemos que o ponto de chegada da documentação à organização, o mailroom, é o ponto de partida mais natural para iniciar a transformação dos processos de gestão dos fluxos físicos da documentação para a digital.

Como destinatários destes fluxos documentais, a transformação digital desta área terá necessariamente impacto em todos os colaboradores, e dará início a uma mudança na cultura corporativa que preparará a organização para implementar sucessivos processos de transformação digital.

Como os mailroom precisam evoluir para se alinhar às novas necessidades pós-pandêmicas das organizações? Como será o mailroom do futuro?

O mailroom do futuro deve incluir sim ou sim um módulo de mailroom digital que combine recursos de hardware e software com pessoal especializado para captar a informação, transformá-la em formato digital e distribuí-la eletronicamente aos destinatários de forma ágil e controlada, permitindo-lhes acesse a qualquer hora e de qualquer lugar.

Que benefícios a implementação desse modelo pode trazer para as organizações?

Os benefícios são múltiplos: a informação flui imediatamente e melhora a segurança da informação, com total rastreabilidade no acesso a ela, sendo certificado pela norma ISO 27001.

Incentiva o trabalho colaborativo, desvinculando a produtividade do local de trabalho ou local físico, de modo que se alinhe às novas tendências em ambientes de trabalho e teletrabalho.

Otimiza os custos de gerenciamento de documentos em formato físico: libera espaço dedicado ao arquivo para seu reaproveitamento de forma mais produtiva, elimina o uso de malas e/ou correspondências internas, bem como encaminhamento para o exterior, cópias e reimpressões.

Tudo isso também contribui para uma relação mais sustentável com o meio ambiente, pois reduz a pegada de carbono e restringe ao máximo o uso de papel.

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