Sem transformação digital não haverá teletrabalho
Revista Transformación Digital
30 junho 2021
Entrevista com José Manuel Castellví, CEO da The Mail Company
Criada em 2000, a The Mail Company é uma empresa espanhola especializada em Consultoria e Soluções em Transformação Digital e Logística Documental.
Sua missão é ajudar seus clientes a melhorar e agilizar seus processos de negócios com base na gestão da informação e documentação, harmonizando os mundos físico e digital. Seu CEO e fundador, José Manuel Castellví, nos explica como eles ajudaram milhares de funcionários nos últimos meses a continuar trabalhando de forma eficiente e produtiva.
De acordo com a última Pesquisa de População Ativa do Instituto Nacional de Estatística em Espanya, 2,14 milhões de espanhóis teletrabalharam mais da metade dos dias de janeiro a março de 2021, 1,2 milhão a mais do que antes da pandemia e 1,3% a mais do que aqueles que fizeram no período anterior trimestre. Você acha que esses números permanecerão após o fim da pandemia?
As perspectivas para o futuro ainda são muito incertas, mas o que está claro é que o local de trabalho está se reinventando e talvez quando chegar o último dia de retorno ao escritório muitos funcionários não o farão, farão provisoriamente ou de uma forma diferente, porque a pandemia mostrou que, se você tiver disciplina pessoal, planejamento adequado e a tecnologia necessária, você pode trabalhar bem em casa.
Como vamos trabalhar no futuro? O teletrabalho continuará? Haverá um modelo híbrido?
Como trabalharemos no futuro ou em que porcentagem o teletrabalho será mantido dependerá de diferentes fatores como o grau de digitalização e a cultura empresarial das organizações, o papel dos funcionários e seu tipo de atividade ou regulamentação trabalhista, mas tudo indica que os modelos híbridos serão o novo paradigma, a partir de duas perspectivas: o “como”, ou seja, qual modelo implementar, e o “onde”, que poderia ser uma mistura entre escritório, casa e espaços flexíveis sob demanda (Espaço como Serviço). Um desafio para as organizações e principalmente para as áreas de Facility Management.
A pandemia forçou uma mudança na forma como a maioria das organizações trabalha, obrigando-as a implementar novas tecnologias para facilitar o teletrabalho. Você acha que este foi um grande primeiro passo em direção à transformação digital?
Para muitas organizações, definitivamente tem sido. Outros já começaram a implementar soluções de transformação digital, mas mesmo para estes o salto ocorrido no ano passado foi exponencial.
Quais são os principais desafios que as organizações enfrentaram ao implementar o teletrabalho?
Observamos duas preocupações essenciais. Em primeiro lugar, a procura de uma plataforma de interação com os colaboradores e terceiros –fornecedores, colaboradores… – que lhes permitisse organizar reuniões através de videochamadas, partilha de ecrã ou broadcast de forma 100% fiável e segura. Por outro lado, a gestão eficiente dos fluxos de documentação física (e também digital) que continuam a chegar aos escritórios e a dificuldade da sua distribuição sem saber onde se encontra o utilizador.
Quais tipos de tecnologia foram os mais exigidos pelas organizações após a pandemia?
Em linha com os desafios que acabamos de descrever, as soluções mais exigidas têm sido as nossas soluções de gestão de documentação digital, uma vez que permitem às organizações continuar a gerir os seus processos de recepção e envio de informação e documentação, independentemente da localização dos colaboradores, permitindo assim o modelo híbrido de trabalho.
Como esta nova demanda afetou a atividade da The Mail Company?
As nossas soluções de correio digital, bolsa digital, comunicações eletrónicas online e NEOs (gestão de notificações eletrónicas obrigatórias das administrações públicas), bem como o ambiente colaborativo Noysi, registaram um aumento de mais de 30% na faturação.
Em suma, a situação atual veio para acelerar algo que já vinha acontecendo de forma gradual, que é que nossa linha estratégica de soluções de negócios e transformação digital vem ganhando peso solidamente no faturamento total da empresa, que tem sido liderado por nossas soluções logística.
The Mail Company foi a pioneira em oferecer uma solução de Mailroom digital no nosso país já em 2015, um modelo que evoluiu para multicanais e dualidade, abrangendo também os fluxos físicos de documentos. Quais são suas principais contribuições?
Por ser uma utopia pensar que todos os itens recebidos em uma organização podem ser digitalizados, a solução que na The Mail Company estamos implementando para nossos clientes é uma solução dual que harmoniza o mundo físico e digital das organizações e, portanto, com capacidades para gerenciar 100% da documentação e pequenos pacotes que qualquer organização recebe (ou envia).
Por outro lado, além dos fluxos tradicionais de papel, a maioria das organizações está constantemente recebendo informações por outros canais e em diferentes formatos eletrônicos – como Notificações Eletrônicas Obrigatórias das Administrações Públicas – para as quais desenvolvemos um modelo omnicanal que permite ter um único ponto de acesso onde se encontra integrada e organizada toda a documentação recebida, independentemente do canal ou meio de chegada (físico/digital).
Você sempre defendeu que o correio digital é a alavanca ideal para realizar a transformação digital de uma organização. Por quê?
Entendemos que o ponto de chegada da documentação à organização, o mailroom, é o ponto de partida mais natural para iniciar a transformação dos processos de gestão dos fluxos físicos da documentação para a digital.
Como destinatários destes fluxos documentais, a transformação digital desta área terá necessariamente impacto em todos os colaboradores, e dará início a uma mudança na cultura corporativa que preparará a organização para implementar sucessivos processos de transformação digital.
Como os mailroom precisam evoluir para se alinhar às novas necessidades pós-pandêmicas das organizações? Como será o mailroom do futuro?
O mailroom do futuro deve incluir sim ou sim um módulo de mailroom digital que combine recursos de hardware e software com pessoal especializado para captar a informação, transformá-la em formato digital e distribuí-la eletronicamente aos destinatários de forma ágil e controlada, permitindo-lhes acesse a qualquer hora e de qualquer lugar.
Que benefícios a implementação desse modelo pode trazer para as organizações?
Os benefícios são múltiplos: a informação flui imediatamente e melhora a segurança da informação, com total rastreabilidade no acesso a ela, sendo certificado pela norma ISO 27001.
Incentiva o trabalho colaborativo, desvinculando a produtividade do local de trabalho ou local físico, de modo que se alinhe às novas tendências em ambientes de trabalho e teletrabalho.
Otimiza os custos de gerenciamento de documentos em formato físico: libera espaço dedicado ao arquivo para seu reaproveitamento de forma mais produtiva, elimina o uso de malas e/ou correspondências internas, bem como encaminhamento para o exterior, cópias e reimpressões.
Tudo isso também contribui para uma relação mais sustentável com o meio ambiente, pois reduz a pegada de carbono e restringe ao máximo o uso de papel.
