Mailroom do futuro (automatizado e digital): opcional ou indispensável?

Revista IFMA

April 2021

Por Luis del Barrio, Diretor de Negócios da The Mail Company

Se parte ou todos os funcionários de sua organização estão entre os quase dois milhões de trabalhadores espanhóis que trabalharam em casa durante o último trimestre de 2020, você está interessado em ler este artigo.

De fato, de acordo com a última Pesquisa de População Ativa do Instituto Nacional de Estatística, 1,9 milhão de espanhóis teletrabalharam mais da metade dos dias de outubro a dezembro de 2020, um milhão a mais do que apenas um ano antes.

Esses dados, mesmo sendo temporários e vistos como uma mudança “forçada” pelas circunstâncias, vieram para ficar.

Ainda não se sabe como trabalharemos no futuro, ou em que porcentagem o teletrabalho continuará, e dependerá de diversos fatores como o grau de digitalização e a cultura empresarial das organizações, o papel dos funcionários e seu tipo de atividade ou regulamentação trabalhista, mas tudo indica que os modelos híbridos serão o novo paradigma, a partir de duas perspectivas. O como: qual modelo implementar e o onde: o que poderia ser uma “mistura” entre escritórios, residências e espaços flexíveis sob demanda (Space As A Service). Um desafio para as organizações e principalmente para as áreas de Facility Management.

A transformação digital, aquele conceito que está na boca de todos há anos, mas que poucas empresas realmente abordaram em profundidade, tornou-se imperativo para todas as organizações.

Estamos portanto já imersos numa transformação da logística documental das organizações, que só pode ser digital, porque: como gerir o fluxo de informação e documentação com todos os colaboradores de uma organização e em particular com quem teletrabalha?

DO ESCRITÓRIO SEM ARTIGOS PARA OS TRABALHOS SEM ESCRITÓRIO: O DESAFIO DE DISTRIBUIR DOCUMENTAÇÃO FÍSICA SEM SABER ONDE O USUÁRIO ESTÁ LOCALIZADO

Uma vez garantida a fluência na comunicação verbal e interpessoal onde se impõem plataformas colaborativas, videochamadas ou que integram diversas utilidades como a NOYSI, as empresas precisam enfrentar outro desafio com garantias: a gestão eficiente dos fluxos de documentação física que continuam chegar aos escritórios e a dificuldade da sua distribuição sem saber onde se encontra o utilizador.

É necessário que os processos estejam alinhados com cada funcionário da organização. Quanto maior o tamanho, mais funcionários ou os modelos híbridos implantados, a situação pode se tornar ingovernável. As consequências de não entregar a documentação no prazo não são menores: perda de agilidade nos processos e na tomada de decisões, perda de produtividade ou competitividade e com graves consequências se falamos de documentação oficial com prazos.

O mailroom do futuro inclui um módulo digital mailroom (DMR) que combina recursos de hardware e software com pessoal especializado para captar a informação, transformá-la em formato digital e distribuí-la eletronicamente aos destinatários de forma ágil e controlada, permitindo o seu acesso a qualquer hora e em qualquer lugar.

UM MODELO DUPLO, PERSONALIZADO E MULTICANAL

É uma utopia pensar que todos os itens recebidos em uma organização podem ser digitalizados. A solução que na The Mail Company estamos implementando para os nossos clientes é uma solução dual que harmoniza o mundo físico e digital das organizações e, portanto, com capacidade para gerenciar 100% da documentação e pequenas encomendas recebidas (ou enviadas) por qualquer organização.

Além dos fluxos tradicionais em papel, a maioria das organizações está constantemente recebendo informações por outros canais e em formatos eletrônicos como as Notificações Eletrônicas Obrigatórias das Administrações Públicas, por isso o omnicanal é essencial para conseguir integrar todos os fluxos (físicos e digitais). todos esses dados e ter um único canal de comunicação.

A plataforma tecnológica exclusiva GIO desenvolvida pela The Mail Company é a alavanca para o desenvolvimento de modelos de gestão inovadores, uma alternativa aos mais tradicionais baseados no trabalho, maximizando a produtividade, minimizando erros, automatizando processos e disponibilizando aos colaboradores funcionalidades essenciais para os utilizadores. as “novas” organizações com escritórios flexíveis, teletrabalho, modelos híbridos, etc.

OS BENEFICIOS

A informação flui imediatamente e melhora a segurança da informação, com total rastreabilidade no acesso a ela, sendo certificada com a norma ISO 27001.

Incentiva o trabalho colaborativo, desvinculando a produtividade do local de trabalho ou local físico e, portanto, alienada das novas tendências em ambientes de trabalho e teletrabalho.

Otimiza os custos de gerenciamento de documentos em formato físico: libera espaço dedicado ao arquivo para seu reaproveitamento de forma mais produtiva, elimina o uso de malas e / ou correspondências internas, bem como encaminhamento para o exterior, cópias e reimpressões. E tudo isso também contribui para uma relação mais sustentável com o meio ambiente, pois reduz a pegada de carbono e restringe ao máximo o uso de papel.

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