GIO Mensajería Inteligente

Las necesidades de las organizaciones en cuanto a los servicios de mensajería ya no pueden ser resueltas de la manera tradicional, rígida e ineficiente, sino que necesitan de una aproximación versátil, integral y con la mejor relación calidad-precio.

La presión por ser eficientes y por reducir costes no para de crecer, al mismo tiempo que crece la complejidad que tienen que manejar las organizaciones. La implantación territorial con empleados en cualquier punto de la geografía, con modelos híbridos de teletrabajo / presencial o con soluciones de hot-desking hace que diferentes usuarios tengan diferentes necesidades en cuanto a los tiempos de respuesta, calidad de servicio y la especialización de determinados servicios críticos.

Ante este amplio espectro de situaciones, no existe una sola alternativa logística que pueda cubrir todas las necesidades con la misma calidad, para todo tipo de servicios y con un correcto equilibrio calidad-precio. Y esto obliga a aquellas organizaciones que siguen entendiendo la mensajería de forma tradicional, o bien a tener un único proveedor no óptimo en todos los servicios, o a gestionar la complejidad de múltiples operadores de mensajería.

En The Mail Company hemos diseñado una solución que transforma la forma de entender y gestionar los servicios de mensajería. Una solución que de forma intuitiva y fácil para el usuario que solicita los servicios le ofrece la mejor alternativa para cada necesidad en cada momento, desde servicios especiales y altamente personalizados hasta servicios estándar de volumen con la mejor relación calidad precio, hasta la posibilidad de realizar envíos digitales con validez legal. Y todo ello con trazabilidad total y transparencia de precios al realizar la solicitud.

Y todo ello es posible gracias a dos componentes del servicio integral que provee The Mail Company:

  • La Plataforma tecnológica GIO
  • La Gestión de la Calidad y correcta evolución del servicio y la Gestión de la Operativa del día a día, provista respectivamente por Service Managers y por operadores especialistas en servicios de mensajería.

GIO Mensajería Inteligente, integrada en la Plataforma GIO

Para ayudar a sus clientes a lograr sus objetivos, The Mail Company ha desarrollado la plataforma tecnológica GIO: una solución integral online, que permite a las organizaciones gestionar todos los procesos de entrada y salida de documentación y paquetería, ya sean en formato físico o digital, incluyendo la gestión integral de las notificaciones electrónicas obligatorias con las Administraciones Públicas.

Y una de las soluciones que forman parte de GIO es la solución de Mensajería Inteligente, diseñada a partir del “know-how” de más de 20 años gestionando servicios de mensajería en multitud de grandes organizaciones nacionales e internacionales, que incorpora diferentes módulos para cubrir todas las necesidades presentes y futuras.

Módulos de GIO Mensajería Integilente

El software de Mensajería Inteligente incorpora dos módulos para cubrir todas las necesidades presentes y futuras los servicios de mensajería tanto física como digital, en la que el usuario final es el decisor y protagonista:
Para gestionar de forma integral estandarizada la mensajería y pequeña paquetería de cualquier organización. Una solución integrada con multitud de operadores logísticos que incluye la solicitud de servicios, el seguimiento de incidencias, con herramientas para la gestión del coste, la optimización, y todo ello con trazabilidad total.
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Una alternativa electrónica al envío de mensajería tradicional de documentación. Con total trazabilidad y validez legal, permite el envío con acuse de recibo o la recogida de la firma electrónica de la documentación enviada. Al igual que para la mensajería física, ofrece al usuario herramientas de control de costes en tiempo real y analítica presupuestaria.
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1. Módulo Mensajería Física

La solución de Mensajería Física de The Mail Company es una solución integral para la gestión de la mensajería y pequeña paquetería de cualquier organización, con grandes beneficios especialmente en dos ámbitos principales:

  1. La Gestión de las Operaciones, con funcionalidades avanzadas para la solicitud de servicios por parte del usuario final, integrada de forma automática con los sistemas de información de los operadores logísticos, y con total trazabilidad.
  2. La Gestión del Gasto, permitiendo controlar y limitar el coste, dar herramientas para un uso eficiente del servicio y analizar y mejorar de forma sostenida el servicio.

Y en cuanto a la disponibilidad de servicios de los diferentes operadores logísticos, The Mail Company ofrece a sus clientes tres posibilidades:

  1. Que el cliente pueda utilizar sus propios proveedores de mensajería con los servicios y tarifas que haya negociado, incorporándolos e integrándolos en la Plataforma GIO Mensajería.
  2. Que el cliente pueda utilizar la red de partners y colaboradores con los que The Mail Company tiene acuerdos comerciales y están integrados de serie en GIO. En este caso, el cliente estaría externalizando la gestión integral del servicio de mensajería en The Mail Company.
  3. Una solución híbrida en la que el cliente pueda utilizar tanto sus proveedores como los partners que aporta The Mail Company, pudiéndose activar o desactivar según las necesidades del cliente.

Obtención de ahorros de hasta un 30%

Según la experiencia de The Mail Company en multitud de clientes, y aunque las organizaciones puedan tener acuerdos de servicio con tarifas económicas, la implantación de la solución GIO Mensajería permite la obtención de ahorros que pueden alcanzar hasta el 30% del presupuesto anual, dependiendo de cómo se configure la plataforma.

Esto es posible gracias a una serie de funcionalidades críticas disponibles en la solución:

  • El registro:  que los usuarios registren los servicios facilita que sean más cuidadosos a la hora de solicitar envíos, escogiendo los más adecuados, además de descargar costes asociados a la tramitación de los envíos por terceras personas (área de estafeta o cartería, etc).
  • Precio predictivo: tener a disposición el precio predictivo en el momento de solicitar el servicio, permite al usuario ver los costes de las modalidades existentes lo que le permite ser más responsable.
  • Control: La posibilidad de limitar el acceso a determinados servicios de mayor coste, mediante la configuración y administración de permisos según el perfil de usuario.
  • Limitación del gasto: La asignación presupuestaria por unidades de negocio o centros de coste, cosa que permite establecer límites de gasto con carácter mensual y alineados con el presupuesto y los objetivos de ahorro de la compañía.
  • Workflows: La configuración de workflows de aprobación para controlar y limitar el gasto en el servicio.
GIO mensajeria

2. Módulo Mensajería Digital

La solución de Mensajería Digital de The Mail Company es una solución que permite el envío electrónico de documentos digitales con acuse de recibo por diferentes formatos de envío (SMS, email), así como la recogida de firmas electrónicas de documentos, y todo ello con total trazabilidad y plena validez legal.

Las beneficios principales de los servicios de Mensajería Digital de The Mail Company son:

  • Plena validez legal: gracias a la utilización de las soluciones de un partner integradas en la Plataforma GIO, un Tercero de Confianza y proveedor cualificado de servicios de confianza, según el reglamento (UE) número 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de julio de 2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas.
  • Trazabilidad total instantánea: se recogen en el proceso todas las evidencias de la comunicación electrónica (envío, recepción, lectura, firma electrónica) que permiten la trazabilidad en tiempo real, pudiendo identificar por ejemplo documentos leídos y no firmados.
  • Ahorros y eficiencia en tiempo y coste: al poder evitar la impresión de documentación, así como el impacto económico y medio ambiental que genera el envío físico a través de operadores logísticos. La documentación llega de forma instantánea optimizando tiempos y costes.
  • Alienada con la transformación digital de la organización: ya que gracias a la tecnología se gana en productividad del trabajo y se ahorra tiempo haciendo los procesos más rápidos y eficientes, y todo ello con una reducción importante de costos en cuanto a espacios de almacenamiento, traslados y gestión documental.

Funcionalidades relevantes de la solución de GIO Mensajería Digital

  • Envío certificado por medios electrónicos (SMS, Correo electrónico) en cualquier lugar y en cualquier momento de forma inmediata, ágil y con plena validez legal.
  • Certificado de entrega electrónica fehaciente o Acta Notarial, con certificación de contenido y acuse de recibo.
  • Trazabilidad total del envío de comunicaciones (estado del envío y otras evidencias recogidas durante el proceso).
  • Asignación Presupuestaria por Centro de Coste y control de gasto.
  • Custodia de la documentación durante 5 años, con validez legal.

Caso de Éxito:

Empresa líder en el sector energético

Ahorros totales acumulados de más del 30% en 5 años
  • Proyecto integral Gestión de Mensajería, Cartería Inteligente y NEOS, con más de 7.000 usuarios en GIO.
  • Auditoría y consultoría para el rediseño del sistema Nacional de Valijas con generación de grandes ahorros.
  • Implantación de la Cartería Digital en tiempo récord (1 mes) durante Covid-19.
  • Gestión de NEOS con 1 millón de accesos anuales a sedes AAPP, decenas de miles de descargas y presentación de escrito.

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