GIO Courier Inteligente

As necessidades das empresas quanto aos serviços de courier já não podem ser resolvidas de forma tradicional, rígida e ineficiente, precisam de uma abordagem versátil, integral e com a melhor relação qualidade-preço.

A pressão da eficiência e da redução de custos não para de crescer, ao mesmo tempo que cresce a complexidade que as empresas têm de gerir. A implementação territorial com colaboradores em qualquer ponto geográfico, com modelos híbridos de teletrabalho/presencial ou com soluções de hot-desking, faz com que diferentes utilizadores tenham diferentes necessidades quanto aos tempos de resposta, qualidade de serviço e especialização de determinados serviços críticos.

Perante este amplo espectro de situações, não existe uma só alternativa logística que possa cobrir todas as necessidades com a mesma qualidade, para todo o tipo de serviços e com um correto equilíbrio qualidade-preço. E isto obriga as empresas que continuam a entender as courier de forma tradicional, ou a ter um único fornecedor não ideal em todos os serviços, ou a gerir a complexidade de múltiplos operadores de courier.

A The Mail Company criou uma solução que transforma a forma de entender e gerir os serviços de courier. Uma solução que, de forma intuitiva e fácil para o utilizador que solicita os serviços, oferecea melhor alternativa para cada necessidade em cada altura, desde serviços especiais e altamente personalizados até serviços padrão de volume com a melhor relação qualidade-preço, até à possibilidade de realizar envios digitais com validade legal. E tudo com rastreabilidade total e transparência de preços ao realizar a solicitação.

Tudo isto é possível graças a dois componentes do serviço integral prestado pela The Mail Company:

A Plataforma tecnológica GIO
A Gestão da Qualidade e correta evolução do serviço e da Gestão Operacional do dia a dia, prestada respetivamente por Service Managers e por operadores especialistas em serviços de courier.

GIO Courier, integrado na Plataforma GIO

Para ajudar os seus clientes a atingir os seus objetivos, a The Mail Company desenvolveu a plataforma tecnológica GIO: uma solução integral online que permite às empresas gerir todos os processos de entrada e saída de documentação e embalagens, sejam em formato físico ou digital.

E uma das soluções que fazem parte do GIO é a solução de Courier Inteligentes, criada a partir do know-how de mais de 20 anos a gerir serviços de courier para diversas grandes empresas nacionais e internacionais, incorporando diferentes módulos para cobrir todas as necessidades atuais e futuras.

Módulos GIO Courier Integilente

O software de GIO Courier Inteligente incorpora dois módulos para cobrir todas as necessidades presentes e futuras dos serviços de courier tanto físicos como digitais, sendo o utilizador final o decisor e protagonista:

1. COURIER FÍSICOS

Para gerir de forma integral e padronizada os couriers e pequenas embalagens de qualquer empresa. Uma solução integrada com uma grande quantidade de operadores logísticos que inclui a solicitação de serviços, o seguimento de incidentes, com ferramentas para a gestão de custos, otimização e tudo isto com total rastreabilidade.

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2. COURIER DIGITAIS

Uma alternativa eletrónica ao envio de couriers tradicionais de documentação. Com total rastreabilidade e validade legal, permite o envio com notificação de receção ou a recolha da assinatura digital para a documentação enviada. Da mesma forma que para os couriers físicos, oferece aos utilizadores ferramentas de controlo de custos em tempo real e análise orçamental.

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1. Módulo Couriers Físicos

A solução de Courier Físicos da The Mail Company é uma solução integral para a gestão de courier e pequenas embalagens de qualquer empresa, com grandes benefícios especialmente em dois âmbitos principais:

A Gestão das Operações, com funcionalidades avançadas para a solicitação de serviços por parte do utilizador final, integrada de forma automática com os sistemas de informação dos operadores logísticos, e com total rastreabilidade.
A Gestão de Despesas, permitindo controlar e limitar os custos, dar ferramentas para um uso eficaz do serviço e analisar e melhorar de forma sustentada o serviço.

E quanto à disponibilidade de serviços dos diferentes operadores logísticos, a The Mail Company oferece aos seus clientes três possibilidades:

Que o cliente possa utilizar os seus próprios fornecedores de courier com os serviços e tarifas que tenha negociado, incorporando-os e integrando-os na Plataforma GIO Courier.
Que o cliente possa utilizar a rede de partners e colaboradores com os quais a The Mail Company tem acordos comerciais e que estão integrados de série no GIO. Neste caso, o cliente subcontrata a gestão integral do serviço de courier à The Mail Company.
Uma solução híbrida na qual o cliente possa utilizar tanto os seus fornecedores como os partners da The Mail Company, podendo ativar-se ou desativar-se segundo as necessidades do cliente.

Poupanças até 30%

Segundo a experiência da The Mail Company com diversos clientes, e embora as empresas possam ter acordos de serviço com tarifas económicas, a implementação da solução GIO Courier permite poupanças que podem alcançar até 30% do orçamento anual, dependendo de como se configure a plataforma.

Isto é possível graças a uma série de funcionalidades críticas disponíveis na solução:

O registo: o facto de os utilizadores registarem os serviços facilita que sejam mais cuidadosos ao solicitar envios, escolhendo os mais adequados, para além de aliviar os custos associados ao processamento dos envios por terceiros (área de estafeta ou correio, etc.).
Preço preditivo: ter à disposição o preço preditivo no momento de solicitar o serviço permite ao utilizador ver os custos das modalidades existentes, o que lhe permite ser mais responsável.
Controlo: A possibilidade de limitar o acesso a determinados serviços de maior custo, mediante a configuração e administração de permissões segundo o perfil dos utilizadores.
Limitação das despesas: A dotação orçamental por unidades de negócio ou centros de custo, o que permite estabelecer limites de despesas com caráter mensal e alinhados com o orçamento e os objetivos de poupanças da empresa.
Workflows: A configuração de workflows de aprovação para controlar e limitar as despesas no serviço.

2. Módulo Couriers Digitais

A solução de Courier Digitais da The Mail Company é uma solução que permite o envio eletrónico de documentos digitais com aviso de receção em diferentes formatos de envio (SMS, e-mail), bem como a recolha de assinaturas digitais de documentos, e tudo isso com total rastreabilidade e plena validade legal.

Os principais benefícios dos serviços de Couriers Digitais da The Mail Company são:

Plena validade legal: graças à utilização das soluções de um partner integradas na Plataforma GIO, um Terceiro de Confiança e prestador qualificado de serviços de confiança, segundo o regulamento (UE) número 910/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho de 23 de julho de 2014 relativo à identificação eletrónica e serviços de confiança para as transações eletrónicas.
Rastreabilidade total instantânea: recolhem-se no processo todas as evidências da comunicação eletrónica (envio, receção, leitura, assinatura eletrónica) que permitem a rastreabilidade em tempo real, podendo identificar, por exemplo, documentos lidos e não assinados.
Poupanças e eficiência em tempo e custo: ao poder evitar a impressão de documentação, bem como o impacto económico e ambiental do envio físico através de operadores logísticos. A documentação chega de forma instantânea, otimizando tempos e custos.
Alinhada com a transformação digital da empresa: pois graças à tecnologia, ganha-se em produtividade laboral e poupa-se tempo tornando os processos mais rápidos e eficazes, e tudo isto com uma redução importante de custos quanto a espaços de armazenamento, transferências e gestão documental.

Funcionalidades relevantes da solução GIO Couriers Digitais

Envio certificado por meios eletrónicos (SMS, E-mail) em qualquer lugar e em qualquer altura e forma imediata, ágil e com plena validade legal.
Certificado de entrega eletrónica garantida ou Ata Notarial, com certificação de conteúdo e aviso de receção.
Rastreabilidade total do envio de comunicações (estado do envio e outras evidências recolhidas durante o processo).
Dotação Orçamental por Centro de Custo e controlo de despesas.
Detenção da documentação durante 5 anos, com validade legal.

Caso de sucesso:

Empresa líder no setor energético

Poupanças totais acumuladas de mais de 30% em 5 anos

Projeto integral Gestão de Courier, Correios Inteligentes e NEOS, com mais de 7000 utilizadores no GIO.
Auditoria e consultoria para o novo design do Sistema Nacional de Embalagens, permitindo grandes poupanças.

Implementação de Correio Digital em tempo recorde (1 mês) durante a Covid-19.
Gestão de NEOS com 1 milhão de acessos anuais a sedes AAPP, dezenas de milhares de downloads e apresentação escrita.