GIO Correio Inteligente

Para enfrentar os desafios referidos que as empresas têm pela frente, os correios precisam de transformar-se e evoluir.

O método tradicional de gestão centrada em atividades e pessoas e com muitos processos manuais precisa de tornar-se um sistema baseado em processos e informação, com uma grande dose de automatização. É necessário implementar um sistema que tenha inteligência, processos incorporados, que ajude a melhorar de forma sustentada o serviço, e que além disso prepare a empresa para enfrentar a transformação digital que inevitavelmente vai ter que fazer.

GIO Correio Inteligente, integrado na Plataforma GIO

Para ajudar os seus clientes nesse sentido, a The Mail Company desenvolveu a plataforma tecnológica GIO: uma solução integral online que permite às empresas gerir todos os processos de entrada e saída de documentação e embalagens, sejam em formato físico ou digital, incluindo a gestão integral das notificações eletrónicas obrigatórias com as Administrações Públicas.

E uma das soluções que fazem parte do GIO é a solução de Correio Inteligente, criada a partir do know-how de mais de 20 anos a prestar e gerir serviços de correio para diversas grandes empresas, incorporando diferentes módulos para cobrir todas as necessidades atuais e futuras de um correio moderno automatizado:

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Módulos GIO Correio Inteligente

O software de Correio Inteligente incorpora 3 módulos para cobrir todas as necessidades presentes e futuras de um serviço de correio moderno automatizado, na qual o utilizador final é o decisor, e fica avisado automática e instantaneamente de qualquer receção. É ele o protagonista:
Para gerir e otimizar todos os processos que decorrem em correio físico: receção, registo informático, classificação e distribuição interna, e recolha de assinatura digital com dispositivos especializados. Tudo com rastreabilidade de ponto a ponto.
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Para a distribuição documental eletrónica aos integrantes de uma empresa, da forma ágil e segura (encriptada). Para além da redução da circulação de papel na empresa, que entre outros benefícios, é um gesto pelo meio ambiente.
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Que acrescenta as capacidades de distribuição através de bilheteiras inteligentes para a documentação e pequenas embalagens que o pessoal recebe. Tudo isto segundo as regras definidas no negócio (por tipo de item, modo teletrabalho, modo “Hot Desking”).
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1. Módulo Correio Físico

A solução de Correio Físico é um módulo que faz parte da solução integral de gestão GIO, e cujo objetivo principal é ajudar as empresas a gerar valor, melhorar em eficiência e otimizar os custos nos processos que decorrem no correio.

A solução foi feita para facilitar à empresa a gestão profissional dos fluxos de entradas e saídas de documentação e courier, digitalização, distribuição, acessibilidade e rastreabilidade da informação em qualquer momento.

Funcionalidades relevantes da solução de Correio Físico

Implementar o módulo de correio físico da nossa Plataforma GIO produz sinergias nas empresas e benefícios, nomeadamente:

  • Solução 100% Web (distribuída em formato SaaS).
  • Registo de entradas, saídas e correio interno.
  • Controlo total sobre as entradas e saídas e recolha de informação relevante para a Melhoria Contínua do serviço.
  • “Fast Record” (BD com os dados pré-carregados dos utilizadores da empresa).
  • Tecnologia Paperless para a captura digital da assinatura na entrega com aviso de receção.
  • Avisos proativos automáticos aos utilizadores.
  • Rastreabilidade integral da documentação para uma melhoria contínua.
  • Pedido de recolha por parte do utilizador.
  • Gestão de Incidentes – Ticketing.
  • Integrada na solução de Courier de Saída.

2. Módulo Correio Digital

A solução de Correio Digital é um módulo da plataforma GIO da The Mail Company para a distribuição digital dos documentos físicos recebidos pelas empresas (correspondência, courier, etc.) que dinamiza a Transformação Digital do serviço de correio da empresa.

O modelo de Correio Digital permite transformar os processos das empresas, maximizar a sua eficiência e reduzir drasticamente a circulação de papel.

O processo consiste na digitalização dos documentos físicos que, segundo as regras de negócio da empresa, possam ser digitalizados, para a sua distribuição eletrónica segura (encriptada) através de caixas pessoais e funcionais, e com total rastreabilidade.

Os documentos que não possam ser digitalizados, continuarão o processo que se tenha definido no Correio para a documentação física.

Fases do processo de digitalização do correio digital

  • Receção de documentos no correio para a sua rastreabilidade.
  • Classificação e Circuito de distribuição.
  • Custódia Digital dos documentos.
  • Processamento do documento físico original (papel).
  • Recuperação de documentos físicos do arquivo temporário.
  • Distribuição de correspondência digital numa caixa de correio digital incorreta.
  • Reporting e Controlo de Qualidade.

3. Módulo Bilheteiras Inteligentes

A solução e-BOX é um módulo da solução de Correio Inteligente integrada na Plataforma GIO da The Mail Company para a entrega de documentação e embalagens pessoais e profissionais, através de um sistema de lockers inteligentes .

Ao contrário de outras soluções disponíveis, a solução da The Mail Company é a única do mercado que é independente, integral e integrada.

  • Independente e integral porque permite gerir qualquer envio, seja qual for o vendedor (marketplace) ou o transportador, face a outras opções no mercado que são limitadas e não resolvem o problema por completo.
  • Integrada porque faz parte da exclusiva tecnologia de gestão de correio GIO, criada integralmente pela The Nail Company, que garante plena rastreabilidade, segurança e controlo do envio, em todos os momentos.

Fases do processo de bilheteiras inteligentes

  • Receção de documentos e embalagens para a sua incorporação na solução e-BOX.
  • Atribuição de um espaço físico no Locker Inteligente.
  • Aviso de chegada ao destinatário.
  • Levantamento do envio.

Caso de sucesso:

Empresa líder no setor das telecomunicações

Diminuição em 24,5% dos recursos utilizados no correio
  • Gestão integral dos serviços de Courier, Correio Físico, Correio Digital e NEOS.
  • Expansão bem-sucedida do Correio Digital à maioria dos departamentos da empresa durante a Covid-19.
  • Modelo otimizado de embalagens físicas adaptando as frequências às necessidades reais do cliente e otimizando os custos.
  • Adaptação ao modelo de Escritório Flexível, deslocalizando entregas em pontos estrategicamente situados dentro das suas instalações.
  • +3500 Notificações Obrigatórias administradas mensalmente com as Administrações Públicas (GIO NEOS).

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