GIO Correio Inteligente

Para enfrentar os desafios referidos que as empresas têm pela frente, os correios precisam de transformar-se e evoluir.

O método tradicional de gestão centrada em atividades e pessoas e com muitos processos manuais precisa de tornar-se um sistema baseado em processos e informação, com uma grande dose de automatização. É necessário implementar um sistema que tenha inteligência, processos incorporados, que ajude a melhorar de forma sustentada o serviço, e que além disso prepare a empresa para enfrentar a transformação digital que inevitavelmente vai ter que fazer.

GIO Correio Inteligente, integrado na Plataforma GIO

Para ajudar os seus clientes nesse sentido, a The Mail Company desenvolveu a plataforma tecnológica GIO: uma solução integral online que permite às empresas gerir todos os processos de entrada e saída de documentação e embalagens, sejam em formato físico ou digital, incluindo a gestão integral das notificações eletrónicas obrigatórias com as Administrações Públicas.

E uma das soluções que fazem parte do GIO é a solução de Correio Inteligente, criada a partir do know-how de mais de 20 anos a prestar e gerir serviços de correio para diversas grandes empresas, incorporando diferentes módulos para cobrir todas as necessidades atuais e futuras de um correio moderno automatizado:

Módulos GIO Correio Inteligente

O software de Correio Inteligente incorpora 3 módulos para cobrir todas as necessidades presentes e futuras de um serviço de correio moderno automatizado, na qual o utilizador final é o decisor, e fica avisado automática e instantaneamente de qualquer receção. É ele o protagonista:

1. CORREIO FÍSICO

Para gerir e otimizar todos os processos que decorrem em correio físico: receção, registo informático, classificação e distribuição interna, e recolha de assinatura digital com dispositivos especializados. Tudo com rastreabilidade de ponto a ponto.

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2. CORREIO DIGITAL

Para a distribuição documental eletrónica aos integrantes de uma empresa, da forma ágil e segura (encriptada). Para além da redução da circulação de papel na empresa, que entre outros benefícios, é um gesto pelo meio ambiente.

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3. BILHETEIRAS INTELIGENTES

Que acrescenta as capacidades de distribuição através de bilheteiras inteligentes para a documentação e pequenas embalagens que o pessoal recebe. Tudo isto segundo as regras definidas no negócio (por tipo de item, modo teletrabalho, modo “Hot Desking”).

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1. Módulo Correio Físico

A solução de Correio Físico é um módulo que faz parte da solução integral de gestão GIO, e cujo objetivo principal é ajudar as empresas a gerar valor, melhorar em eficiência e otimizar os custos nos processos que decorrem no correio.

A solução foi feita para facilitar à empresa a gestão profissional dos fluxos de entradas e saídas de documentação e courier, digitalização, distribuição, acessibilidade e rastreabilidade da informação em qualquer momento.

Funcionalidades relevantes da solução de Correio Físico

Implementar o módulo de correio físico da nossa Plataforma GIO produz sinergias nas empresas e benefícios, nomeadamente:

Solução 100% Web (distribuída em formato SaaS).
Registo de entradas, saídas e correio interno.
Controlo total sobre as entradas e saídas e recolha de informação relevante para a Melhoria Contínua do serviço.
“Fast Record” (BD com os dados pré-carregados dos utilizadores da empresa).
Tecnologia Paperless para a captura digital da assinatura na entrega com aviso de receção.
Avisos proativos automáticos aos utilizadores.
Rastreabilidade integral da documentação para uma melhoria contínua.
Pedido de recolha por parte do utilizador.
Gestão de Incidentes – Ticketing.
Integrada na solução de Courier de Saída.

2. Módulo Correio Digital

A solução de Correio Digital é um módulo da plataforma GIO da The Mail Company para a distribuição digital dos documentos físicos recebidos pelas empresas (correspondência, courier, etc.) que dinamiza a Transformação Digital do serviço de correio da empresa.

O modelo de Correio Digital permite transformar os processos das empresas, maximizar a sua eficiência e reduzir drasticamente a circulação de papel.

O processo consiste na digitalização dos documentos físicos que, segundo as regras de negócio da empresa, possam ser digitalizados, para a sua distribuição eletrónica segura (encriptada) através de caixas pessoais e funcionais, e com total rastreabilidade.

Os documentos que não possam ser digitalizados, continuarão o processo que se tenha definido no Correio para a documentação física.

Fases do processo de digitalização do correio digital

Receção de documentos no correio para a sua rastreabilidade.
Classificação e Circuito de distribuição.
Custódia Digital dos documentos.
Processamento do documento físico original (papel).
Recuperação de documentos físicos do arquivo temporário.
Distribuição de correspondência digital numa caixa de correio digital incorreta.
Reporting e Controlo de Qualidade.

3. Módulo Cacifos Inteligentes

A solução e-BOX é um módulo da solução de Correio Inteligente integrada na Plataforma GIO da The Mail Company para a entrega de documentação e embalagens pessoais e profissionais, através de um sistema de lockers inteligentes .

Ao contrário de outras soluções disponíveis, a solução da The Mail Company é a única do mercado que é independente, integral e integrada.

Independente e integral porque permite gerir qualquer envio, seja qual for o vendedor (marketplace) ou o transportador, face a outras opções no mercado que são limitadas e não resolvem o problema por completo.
Integrada porque faz parte da exclusiva tecnologia de gestão de correio GIO, criada integralmente pela The Nail Company, que garante plena rastreabilidade, segurança e controlo do envio, em todos os momentos.

Fases do processo de cacifos inteligentes

Receção de documentos e embalagens para a sua incorporação na solução e-BOX.
Atribuição de um espaço físico no Locker Inteligente.
Aviso de chegada ao destinatário.
Levantamento do envio.

Caso de sucesso:

Empresa líder no setor das telecomunicações

Diminuição em 24,5% dos recursos utilizados no correio

Gestão integral dos serviços de Courier, Correio Físico, Correio Digital e NEOS.
Expansão bem-sucedida do Correio Digital à maioria dos departamentos da empresa durante a Covid-19.
Modelo otimizado de embalagens físicas adaptando as frequências às necessidades reais do cliente e otimizando os custos.

Adaptação ao modelo de Escritório Flexível, deslocalizando entregas em pontos estrategicamente situados dentro das suas instalações.
+3500 Notificações Obrigatórias administradas mensalmente com as Administrações Públicas (GIO NEOS).