GIO Cartería Inteligente

Para afrontar los desafíos mencionados a los que se enfrentan las organizaciones, las carterías necesitan transformarse y evolucionar.

El método tradicional de gestión centrado en actividades y personas y con muchos procesos manuales necesita evolucionar a un sistema basado en procesos e información, y con altas dosis de automatización. Se necesita implantar un sistema que tenga inteligencia, procesos embebidos, que ayude a mejorar de forma sostenida el servicio, y que además, prepare a la organización para afrontar la transformación digital que inevitablemente va a tener que acometer.

GIO Cartería Inteligente, integrada en la Plataforma GIO

Para ayudar a sus clientes en ese objetivo, The Mail Company ha desarrollado la plataforma tecnológica GIO: una solución integral online, que permite a las organizaciones gestionar todos los procesos de entrada y salida de documentación y paquetería, ya sean en formato físico o digital, incluyendo la gestión integral de las notificaciones electrónicas obligatorias con las Administraciones Públicas.

Y una de las soluciones que forman parte de GIO es la solución de Cartería Inteligente, diseñada a partir del “know-how” de más de 20 años prestando y gestionando servicios de cartería en multitud de grandes organizaciones, que incorpora diferentes módulos para cubrir todas las necesidades presentes y futuras de una cartería moderna automatizada:

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Módulos de GIO Cartería Inteligente

El software de Cartería Inteligente incorpora 3 módulos para cubrir todas las necesidades presentes y futuras de una cartería moderna automatizada, en la que el usuario final es el decisor, y está avisado automática e instantáneamente de cualquier recepción, y es el protagonista:
Para gestionar y optimizar todos los procesos que suceden en una cartería física: recepción, registro informático, clasificación y distribución interna,y recogida de firma digital con dispositivos especializados. Y todo ello, con trazabilidad de extremo a extremo.
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Para la distribución documental electrónica a los integrantes de una organización, de la forma ágil y segura (encriptada). Además de la reducción de la circulación de papel en la organización, que entre otros beneficios supone un gesto por el medio ambiente.
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Que añade las capacidades de distribución a través de taquillas inteligentes para la documentación y pequeña paquetería que reciba el personal. Todo ello según las reglas definidas de negocio (por tipo de ítem, modo teletrabajo, modo “Hot Desking”).
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1. Módulo Cartería Física

La solución Cartería Física es un módulo que forma parte de la solución integral de gestión GIO, y cuyo objetivo principal es ayudar a las organizaciones a generar valor, mejorar en eficiencia y optimizar costes en los procesos que se dan en una cartería.

La solución está diseñada para facilitar a la organización la gestión profesional de los flujos de entradas y salidas de documentación y paquetería, digitalización, distribución, accesibilidad y trazabilidad de la información en cualquier momento.

Funcionalidades relevantes de la solución de Cartería Física

Implementar el módulo de cartería física de nuestra Plataforma GIO produce sinergias en las organizaciones y beneficios tales como:

  • Solución 100% web (entregada en formato SaaS).
  • Registro de Entradas, Salidas y Correo Interno.
  • Control total sobre las entradas y salidas y recogida de información relevante para la Mejora Continua del servicio.
  • “Fast Record” (BBDD con los datos precargados de los usuarios de la organización).
  • Tecnología Paperless para la captura digital de la firma en la entrega con acuse de recibo.
  • Avisos proactivos automáticos a los usuarios.
  • Trazabilidad Integral de la documentación para la Mejora Continua.
  • Solicitud de recogida por parte del usuario.
  • Gestión de Incidencias – Ticketing.
  • Integrada con la solución de la Mensajería de Salida.

2. Módulo Cartería Digital

La solución de Cartería Digital es un módulo de la plataforma GIO de The Mail Company para la distribución digital de los documentos físicos recibidos por las organizaciones (correspondencia, mensajería, etc.) que dinamiza la Transformación Digital del servicio de cartería de la organización.

El modelo de Cartería Digital permite transformar los procesos de las organizaciones, maximizar su eficiencia y reducir la circulación de papel de manera significativa.

El proceso consiste en la digitalización de aquellos documentos físicos que según las reglas de negocio de la organización puedan ser digitalizados, para su distribución electrónica segura (encriptada) a través de bandejas personales y funcionales, y con total trazabilidad.

Aquellos documentos que no puedan ser digitalizados, seguirán el proceso que se haya definido en la Cartería para la documentación física.

Fases del proceso de digitalización de la cartería digital

  • Recepción de documentos en la cartería para su trazabilidad.
  • Clasificación y Circuito de distribución.
  • Custodia Digital de los documentos.
  • Procesado del documento físico original (papel).
  • Recuperación de documentos físicos del archivo temporal.
  • Distribución de correspondencia digital a un buzón digital incorrecto.
  • Reporting y Control de Calidad.

3. Módulo Taquillas Inteligentes

La solución e-BOX es un módulo de la solución de Cartería Inteligente integrado en la Plataforma GIO de The Mail Company para la entrega de documentación y paquetería personal y profesional, a través de un sistema de lockers inteligentes.

A diferencia de otras soluciones disponibles, la solución de The Mail Company es la única del mercado que es independiente, integral e integrada.

  • Independiente e integral porque permite gestionar cualquier expedición, con independencia de quién sea el vendedor (marketplace) o el transportista, frente a otras opciones del mercado que son restringidas y no resuelven el problema integral.
  • Integrada porque forma parte de la exclusiva tecnología de gestión de cartería GIO, creada íntegramente por The Mail Company, con lo que garantiza plena trazabilidad, seguridad y control del envío, en todo momento.

Fases del proceso de taquillas inteligentes

  • Recepción de documentos y paquetes para su incorporación en la solución e-BOX.
  • Asignación de un espacio físico en el Locker Inteligente.
  • Aviso de llegada al destinatario.
  • Retirada del envío.

Caso de Éxito:

Compañía líder en el sector de las telecomunicaciones

Disminución de los recursos empleados en cartería un 24,5%
  • Gestión integral de los servicios de Mensajería, Cartería Física, Cartería Digital y NEOS.
  • Ampliación exitosa de la Cartería Digital a la mayoría de los departamentos de la organización durante Covid-19.
  • Modelo optimizado de valijas físicas adaptando frecuencias a las necesidades reales del cliente y optimizando costes.
  • Adaptación al modelo de Oficina Flexible deslocalizando entregas en puntos estratégicamente situados dentro de sus instalaciones.
  • +3.500 Notificaciones Obligatorias gestionadas mensualmente con las Administraciones Públicas (NEOS).
The Mail Company

Cartería, Mensajería y Comunicaciones Avanzadas

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