Perguntas e respostas frequentes

Sim, na The Mail Company dispomos de uma equipa de consultores especialistas que se encarregam de auditar e analisar qualquer serviço dentro do nosso âmbito de negócio, para construir conjuntamente um caso empresarial, incluindo uma renovação dos processos e sempre em conformidade com a transformação digital. A Plataforma tecnológica GIO, desenvolvida 100% pela The Mail Company é a alavanca para a otimização de qualquer serviço.

A The Mail Company põe à disposição dos nossos clientes conhecimentos e tecnologias. Mais de 20 anos de experiência no setor da logística documental e uma Plataforma tecnológica criada ad-hoc permitem-nos ter uma missão muito clara: integramos pessoas e tecnologias nos fluxos documentais das empresas, para melhorar e agilizar os seus processos de negócios baseados na gestão da informação e da documentação, harmonizando os mundos físico e digital.

A The Mail Company nasceu no ano 2000 como uma empresa de serviços especializada em Mensagens e Correio.

Na nossa obrigação (e vocação) de continuar a inovar, a The Mail Company continuou a desenvolver soluções em linha com a procura do mercado, alinhada com a necessidade das empresas de enfrentar a Transformação Digital, através de inovadores e exclusivos modelos de Correio Digital, Comunicações Certificadas Online, Notificações Eletrónicas Obrigatórias ou Lockers Inteligentes.

Perante a procura por soluções integrais por parte do mercado e as nossas capacidades nos âmbitos físico e digital, durante o primeiro trimestre do ano 2020, tornámo-nos um verdadeiro fornecedor de soluções (dos serviços às soluções).

Agora em 2023, podemos considerar que a The Mail Company é uma empresa de conhecimento e tecnologia que ajuda à Transformação Digital da Logística Documental nas Grandes Empresas, segundo as nossas três linhas de negócio:

1. Consultoria
2. Prestação de Soluções Tecnológicas
3. Conceção, Gestão e Execução de Projetos.

Se quer ver tudo o que a plataforma GIO pode contribuir para a sua empresa na gestão dos serviços de logística documental, contacte-nos através do seguinte formulário de contacto ou envie um e-mail para hola@themailcompany.es, indicando-nos resumidamente o seu interesse principal. Entraremos em contacto consigo assim que possível para entender melhor as suas necessidades e poder preparar uma demonstração personalizada sem compromisso.

Se considera que podemos ajudar, teremos todo o prazer em reunir-nos para entender bem as suas necessidades e objetivos, e para propor trabalhar num Business Case que lhe permita avaliar o projeto na sua totalidade: benefícios, objetivos, valor acrescentado, custos e retorno sobre o investimento. O nosso objetivo é construir um projeto que tenha sentido funcional e económico para a sua empresa. Contacte-nos através do seguinte formulário de contacto ou envie um e-mail para hola@themailcompany.es indicando-nos resumidamente o seu interesse principal. Entraremos em contacto consigo assim que possível para entender melhor as suas necessidades e poder preparar uma demonstração personalizada sem compromisso.

O nosso horário oficial é de segunda a sexta-feira das 09:00 às 17:00 horas. Pode contactar-nos por um destes três meios:

Telefone: +34 902 090 091 | E-mail: hola@themailcompany.es | Formulário de contacto: aceder

A The Mail Company valoriza muito a opinião dos nossos clientes. Por isso, anualmente, realizamos um inquérito de satisfação baseado num standard internacional, como o NPS ou “Net Promoter Score”. O ano passado, mais de 50% dos nossos clientes avaliou-nos com mais de 9 em 10 (“promoters”).

Os nossos clientes dispõem de um centro de atendimento especializado para tratar de qualquer problema operacional do dia a dia. Cada cliente dispõe de um gestor de conta. Na The Mail Company, estamos 100% envolvidos na satisfação dos clientes e no atendimento personalizado. Se não for um problema operacional do dia a dia, para qualquer outro assunto, pode contactar o Service Manager que cada cliente tem à sua disposição.

A The Mail Company é uma empresa especializada e especialista em conceber e gerir soluções para uma gestão eficaz da logística documental das empresas (Correio, Mensagens, NEOS, etc.), através das nossas duas alavancas: a nossa Plataforma tecnológica GIO e a nossa equipa de Service Managers, que a partir da análise da informação recolhida na plataforma e do conhecimento do serviço, propõem ações de melhoria e otimização.

Realizar um projeto com a The Mail Company é iniciar um processo de transformação digital de serviços que até agora se têm gerido de forma obsoleta e com ferramentas de gestão precárias (ou falta delas), como costuma ser o caso dos serviços de Correio e Courier. Com a implementação da Plataforma GIO, automatizam-se tarefas que antes eram feitas manualmente, e estabelecem-se processos lógicos e boas práticas que vêm incorporadas no software. E a partir desse momento, o GIO começa a recolher métricas que permitem fazer um seguimento quantitativo e qualitativo dos serviços.

A equipa de Service Managers é constituída por consultores sénior especialistas com mais de 15 anos de experiência na gestão de serviços. Esse grande conhecimento prático, juntamente com a informação e os processos que incorpora nativamente a Plataforma GIO, permite analisar em profundidade a realidade do serviço e propor soluções para ineficiências, poupanças ou alternativas que melhorem o Retorno sobre o Investimento (ROI).

A Plataforma GIO está no centro da estratégia da The Mail Company. É um software em formato SAAS, que reside na cloud, utilizado diariamente por dezenas de milhares de utilizadores para gerir os seus serviços (milhões de itens por ano). O GIO contém todo o conhecimento operacional e de gestão para implementar e gerir de forma eficaz um serviço de courier, de correio ou de gestão de notificações eletrónicas obrigatórias com capacidades de integração com terceiros, como redes de transporte e operadores logísticos, ou as Sedes Eletrónicas das AP. A Plataforma GIO foi desenvolvida integralmente pela equipa de I&D da The Mail Company, que está em constante evolução, fruto das sugestões e recomendações dos nossos clientes, partners e colaboradores.

O GIO é um software com múltiplas funcionalidades, que proporciona valor aos diferentes intervenientes do serviço. Em primeiro lugar, aos operadores que prestam o serviço, porque já têm os processos integrados de prestar o serviço e como geri-lo. Em segundo lugar, aos utilizadores que solicitam serviços, já que dispõem de uma solução Web intuitiva com plena rastreabilidade, segurança e visibilidade do estado dos seus serviços. Em terceiro lugar, aos gestores económicos do serviço que podem fazer um seguimento económico, graças às ferramentas analíticas, ou iniciar mecanismos de controlo de custos, graças aos workflows de aprovação ou à restrição de determinados serviços segundo o perfil requerente. E por último, aos Service Managers e responsáveis pela qualidade do serviço, que dispõem de informação relevante para analisar o comportamento dos utilizadores, a utilização dos serviços e assim propor iniciativas de melhoria da eficiência e realização de poupanças.

A plataforma GIO é uma solução de SaaS na cloud totalmente modular e escalável. Foi concebida para que a empresa do cliente possa, ao seu ritmo e segundo as suas necessidades, ir incorporando soluções para os problemas com que se depare. Os diferentes módulos têm o mesmo motor, base de dados e sistema de reporting, o que faz com que implementar novos módulos seja uma tarefa simples. Isto é uma grande vantagem para o cliente, já que, com uma única solução e um único fornecedor, pode gerir a complexidade dos diferentes serviços.

A plataforma GIO foi concebida em formato de microsserviços, para ser escalável de forma totalmente transparente para o cliente. Ao ser uma plataforma cujas soluções funcionam na cloud, utilizar a solução para o cliente consiste exclusivamente em ter um navegador Web e um utilizador e palavra-passe para se conectar. Não requer a instalação nem a compra de hardware. À medida que o cliente queira aumentar o número de utilizador, poderá solicitá-los e serão ativados em poucas horas.

Implementar e iniciar o GIO é uma tarefa simples, cuja dificuldade não reside na configuração do software, mas sim no grau de complexidade do problema do cliente. Quanto maior a complexidade, mais tempo de análise inicial é necessário para identificar todos os requisitos, elementos e intervenientes-chave, e para poder assim configurar da forma mais simples e funcional o software. Em qualquer caso, a The Mail Company encarrega-se de tudo. O cliente só tem de nos dedicar o tempo necessário para realizar uma boa análise. O design da solução e a implementação inicial serão feitos pela nossa equipa de consultores de Customer Success. Dito isto, a implementação e ativação pode ir de poucos dias a um par de meses de trabalho, incluindo todas as tarefas normais de um projeto (análise, design, configuração, testes, teste de aceitação, formação e entrada em produção).

O GIO é uma plataforma muito segura, utilizada por centenas de empresas, incluindo bancos, seguradoras ou farmacêuticas. Todas estas dispõem de altos padrões de segurança da informação e confiaram a gestão dos seus serviços à The Mail Company, pelo que analisaram e validaram a segurança da plataforma durante o processo de seleção realizado. Além disso, A The Mail Company conta com diversas certificações de qualidade e segurança como a ISO 9001, a ISO 14001 e a ISO 27001.

Não. A Plataforma GIO é a “pedra angular” para fazer a implementação de processos de operação e gestão dos serviços, e para a recolha de informação relevante para a tomada de decisões.

O GIO é uma plataforma que inclui soluções para a gestão das diferentes necessidades dos clientes: os serviços de courier, as áreas de correio da empresa ou a gestão integral das notificações eletrónicas. O modelo de licenciamento foi pensado para alinhar o investimento que o cliente pretende fazer com a complexidade do serviço a gerir e o valor acrescentado obtido. Por um lado, o cliente pode adquirir de forma independente cada um dos módulos, se precisar. Por outro, para qualquer dos módulos, o esquema de licenciamento é o mesmo: podem adquirir-se utilizadores e capacidade. Se tem interesse em entender o modelo de licenciamento, contacte-nos através dos nossos canais de contacto habituais. Teremos todo o prazer em ajudar.

Telefone: +34 902 090 091 | 1 E-mail: hola@themailcompany.es | Formulário de contacto: aceder.

As diversas soluções disponíveis na plataforma GIO têm funcionalidades concebidas para cobrir diferentes necessidades: o utilizador final pode solicitar serviços e ter visibilidade e rastreabilidade total dos seus serviços; o utilizador operacional que se encarrega de gerir e prestar o serviço e terá ferramentas e processos operacionais automatizados; o utilizador com responsabilidade económica que poderá analisar o orçamento consumido por centros de custo e implementar ações de controlo orçamental; ou o utilizador responsável pelo serviço que poderá analisar os KPI e acompanhar a qualidade do serviço. Com o GIO, todos os intervenientes do serviço têm funcionalidades para facilitar o seu trabalho diário e/ou de gestão.

A maior vantagem da solução GIO Courier da The Mail Company é a mudança de paradigma quanto ao modelo de gestão dos serviços de courier de uma empresa. O GIO permite integrar múltiplas redes de transporte e operadores logísticos de forma centralizada, integral e integrada para o cliente, quer seja com contratos do próprio cliente ou com os colaboradores da The Mail Company.

As redes de transporte e os operadores logísticos estão integrados digitalmente na plataforma, pelo que a ativação de serviços é automática. O GIO permite aos utilizadores finais registar em tempo real as solicitações de serviço, podendo selecionar os serviços em função do custo, os níveis de urgência e inclusive gerir os riscos através da contratação de seguros em tempo real.

O GIO oferece visibilidade aos utilizadores sobre a rastreabilidade dos serviços e dos incidentes que possam sofrer. O GIO dá aos utilizadores responsáveis pela gestão, tanto de qualidade como económica, informação de análise relevante para a tomada de decisões: volumes e despesa orçamental por centro de custo, departamento, utilizador, geografia, níveis de urgência e muitos outros. Ver mais detalhes em:

GIO Courier

Não. A The Mail Company é uma empresa especializada em gerir os serviços de courier para os seus clientes. E para isso proporciona três vertentes:

1. Uma plataforma tecnológica própria (GIO).
2. Uma vertente de gestão tanto do dia a dia como da qualidade e melhoria do serviço.
3. Os serviços de mensagens das empresas de mensagens especializadas nos diferentes tipos de serviços.

A The Mail Company não é uma empresa de courier nem tem aplicações de courier próprias. A The Mail Company tem acordos comerciais com uma extensa rede de parceiros especializados que permite cobrir as diferentes necessidades que possa ter um cliente: serviços locais, nacionais, internacionais, de embalagens, serviços especiais ou sob medida, etc.

Depende da modalidade de gestão contratada pelo cliente. Se a execução das operações for feita pelos colaboradores da The Mail Company, será a The Mail Company quem ficará a cargo da faturação, que será unificada, analítica e padronizada, independentemente dos prestadores finais do serviço. Caso o cliente utilize os seus próprios fornecedores, serão estes que faturam os seus serviços ao cliente. E neste último caso, a The Mail Company faturará ao cliente o licenciamento da plataforma GIO.

Graças aos acordos da The Mail Company, podemos prestar serviços de courier em todo o território nacional, bem como serviços internacionais.

Sim. No centro de operações da The Mail Company coordenam-se diariamente serviços sob medida para os seus clientes. Basta contar-nos a sua necessidade e teremos todo o prazer em apresentar uma proposta.

Sim. É recomendável que proteja materiais informáticos, móveis e outros equipamentos de valor com um seguro. O utilizador que realiza o pedido de envio na GIO pode, no mesmo ecrã de pedido, selecionar um seguro para envio. Serão pedidos dados mínimos e, nesse momento, o sistema indicará o custo de proteger o envio com o seguro. Se acabar por solicitar o envio com seguro, não tem de se preocupar com mais nada. É a própria GIO que se encarrega de ativar o seguro para esse envio. Para mais detalhes, consulte as condições gerais do serviço.

A diferença é total. Ao contratar de forma direta a gestão dos serviços à The Mail Company, o cliente acede de forma centralizada, integral e integrada a múltiplas redes de transporte e operadores logísticos, que realizam os diversos serviços de courier no território nacional e internacional, com os quais a The Mail Company tem acordos comerciais. Isto significa que pode aceder aos melhores canais para cada serviço em função da sua origem, destino, tipologia, peso, nível de urgência ou caráter crítico do mesmo: um colaborador local para Madrid, outro diferente para Barcelona, outro para internacional, etc. Deste modo, com um só clique, pode aceder a múltiplas opções de canais e serviços. Além disso, o cliente terá acesso à plataforma GIO, com a qual poderá ter o controlo total da solicitação e gestão dos serviços requeridos.

As vantagens de contratar à The Mail Company a gestão dos serviços de courier da sua empresa são:

• Aceder a múltiplas plataformas logísticas e empresas de courier, com um único contrato e um único interlocutor
• Dispor de uma faturação unificada e com relatórios analíticos
• Dispor de múltiplas opções de envio que o utilizador final poderá selecionar, em função do preço e dos prazos de entrega
• Dispor de uma plataforma tecnológica na Web para administrar os serviços, tanto a nível operacional como económico

Sim, é muito comum entre os nossos clientes ter a preocupação de evitar o descontrolo das despesas, sobretudo aqueles que gerem um grande orçamento de courier e milhares de utilizadores que solicitam serviços em todo o território nacional. Para evitar que isto aconteça, o GIO permite configurar diferentes medidas de controlo orçamental: desde limitar a solicitação de determinados serviços de alto custo a certos departamentos ou pessoas, até implementar um “workflow de aprovação” que obrigue um manager a validar um serviço em função do custo do mesmo e da pessoa que o solicita. Com estes mecanismos, os nossos clientes têm ferramentas para poupar de forma significativa nos seus orçamentos de courier.

Os nossos clientes têm diferentes recursos para poder otimizar os serviços de courier. Por um lado, os que a própria ferramenta GIO oferece: preços preditivos no momento da solicitação, configuração de restrições na solicitação de serviços por tipo de utilizador, implementação de workflow de aprovação, limitação de despesa de orçamento por área, etc. E por outro lado, os mais elaborados, que vêm do trabalho que realiza o service manager, analisando a informação recolhida pelo GIO e propondo ações de otimização em função dos níveis de serviço e utilização dos mesmos.

Graças ao nosso modelo de gestão de courier, pode escolher o método de integração mais indicado para a sua empresa. Pode utilizar os seus fornecedores e nós estudaremos a sua integração no GIO, se ainda não estiverem integrados; pode utilizar os fornecedores com os quais a The Mail Company já tem acordos comerciais; ou pode fazer um híbrido, utilizando os que tenham a melhor qualidade-preço em função do serviço em questão. Tem toda a flexibilidade.

A The Mail Company dispõe de um centro de operações de courier formado por Gestores de Operações, cujo objetivo principal é o atendimento ao cliente perante qualquer incidente que se produza num serviço. Assim, no caso de ter um problema, poderá abrir um ticket na plataforma GIO ou contactar diretamente o seu gestor de operações, que se encarregará de realizar as gestões necessárias com os diferentes fornecedores de courier até resolver o problema e informar atempadamente o estado de situação.

A solução GIO Courier pode servir a qualquer empresa que tenha um uso intensivo dos serviços de mensagem. Não obstante, quanto maior for a complexidade do serviço a gerir, maior é o valor acrescentado que o GIO gera para o cliente. Assim, empresas com múltiplos fornecedores de courier (locais, nacionais, internacionais), com muitos utilizadores e unidades de negócio requerentes de serviços e dispersos pelo território nacional, são empresas que enfrentam uma grande complexidade e que costumam ter muito a fazer para a melhoria e otimização. Nesses casos, o retorno do investimento no GIO é muito elevado.

Sim. The Mail Company dispõe de soluções de envio 100% digitais com certificado de entrega garantida e confirmação de abertura, bem como certificação do conteúdo digital entregue. São soluções extremamente ágeis e económicas em comparação com as tradicionais de envio em papel, já que as comunicações que se entregam instantaneamente permitem saber se o destinatário as recebeu e abriu, em tempo real; e geram evidências legalmente válidas.

Porque para o envio das comunicações eletrónicas certificadas, a The Mail Company utiliza um fornecedor integrado na plataforma GIO que atua como “Prestador de serviços de confiança”. Esta figura enquadra-se tanto na legislação europeia, Regulamento (UE), 910/2014; como na legislação nacional, Lei 6/2020, de 11 de novembro, reguladora de determinados aspetos dos serviços eletrónicos de confiança.

A solução GIO Correio Inteligente da The Mail Company permite às empresas iniciar um projeto de transformação digital do seu serviço de correio tradicional. Por um lado permite automatizar tarefas, implementar processos e boas práticas e registar informação relevante para a análise do serviço de correio físico; e por outro, permite a implementação paulatina do correio digital (Digital Mailroom – DMR).

As empresas têm o difícil desafio de transformar as suas organizações para adaptar-se aos novos modelos de trabalho, como o “hot desking” ou o teletrabalho, sobretudo por causa da crise vivida na pandemia da Covid-19. Nesse contexto, no qual o colaborador não tem um posto fixo e pode estar ou não em teletrabalho, o desafio do Correio Inteligente é poder gerir as chegadas e saídas de documentação da organização de maneira ágil e eficaz.

É em situações como esta que a solução GIO Correio pode proporcionar um valor diferencial, já que permite implementar diferentes formatos de entrega em função da localização do colaborador: aviso de receção em mão via assinatura digital em tablet para documentação sensível (registados), entrega via Locker Inteligente (documentação ou embalagens) ou distribuição digital (para documentação que precisa de ser processada urgentemente, como notificações eletrónicas das administrações).

A solução de Correio é útil para três tipos de utilizadores. Em primeiro lugar, para os operadores de correio, que passam a dispor de um software de gestão com processos, automatização, lógica de negócio, regras de distribuição e, definitivamente, boas práticas incorporadas no software que permitem um aumento da produtividade.

Em segundo lugar, para os utilizadores finais, que recebem avisos automáticos aquando da receção de um documento ou embalagem, indicando o meio de entrega.

E finalmente, para os responsáveis pela supervisão do serviço que obtêm do GIO a informação relevante para a gestão e otimização do serviço ao poder analisar volumes, horários com e sem carga de trabalho, cumprimento de SLA, incidentes e rastreabilidade da documentação (quando, onde, quem a recebeu e como foi entregue).

A solução GIO Correio Inteligente é constituída por três módulos: o módulo de Correio Físico, Correio Digital e e-Box (Smart Lockers).

Entre outros, incorpora, para cada item de correio, o processo de registo de entradas e saídas no qual se configura tanto o formato de registo como o de distribuição: rondas, entrega em smart lockers, entrega digital, entrega com aviso de receção, etc. Também incorpora outros processos como a gestão de incidentes, a identificação e o fast-record (graças à base de dados de utilizadores da empresa carregada previamente no GIO), os avisos automáticos de chegada, o sistema de rastreabilidade integral da documentação ou a integração nos serviços de courier de saída, entre outros.

O módulo de Correio Digital faz parte da solução de Correio Inteligente da The Mail Company e permite a implementação de um sistema de distribuição eletrónica seguro e com total rastreabilidade da documentação recebida em papel.

Consiste numa solução que permite configurar caixas eletrónicas de distribuição encriptadas, tanto departamentais como pessoais, às quais só podem aceder os utilizadores a quem tenha sido concedido acesso. Desta forma, um utilizador que esteja em viagem ou teletrabalho receberá um e-mail a avisar que tem um documento na sua caixa digital ao qual poderá aceder num navegador e num ambiente seguro.

Caso o colaborador não aceda ao documento, é possível configurar sistemas de aviso para evitar que qualquer documentação crítica fique por processar.

Rastreabilidade total. Qualquer ação realizada pelo sistema ou por um utilizador sobre o documento fica registada num log de auditoria (documento depositado numa pasta, documento lido, movido para outra pasta, etc.). Isto permite, em caso de incidente, ver quem, como e quando se processou um documento.

É possível localizar documentos de forma simples e ágil graças ao motor de pesquisa incorporado no módulo de Correio Digital. Ao incorporar tecnologia OCR no momento da digitalização, o GIO guarda o conteúdo do documento, bem como certos metadados que facilitam a sua localização futura: número de expediente, remetente, destinatário, data, etc.

Implementar um serviço de Correio Digital com a The Mail Company é muito simples. Nós tratamos de tudo: a análise inicial para identificar que lotes documentais podem digitalizar-se, para definir as regras de classificação e distribuição da documentação, os processos de devolução e todos os aspetos funcionais que são fatores críticos para o sucesso do projeto.

Além disso, a implementação de um correio digital costuma ser um processo que se realiza gradualmente, ao ritmo das necessidades e do grau de maturidade que tenha a empresa do cliente. Com a The Mail Company, tem um partner experimentado que o orientará no processo de transformação de um correio físico tradicional para um correio digital inteligente, automatizado e eficaz. Contacte-nos e teremos todo o prazer em ajudar a conceber um plano à medida para a sua empresa.

Um dos módulos que fazem parte da solução GIO Correio Inteligente é o módulo GIO Bilheteiras Inteligentes. Este módulo de software permite gerir smart lockers que se instalam nos escritórios do cliente e utilizá-las como mecanismo de distribuição para cobrir diferentes necessidades: para pessoal em teletrabalho ou sem posto fixo e para a entrega de equipamento e pequenas embalagens, ou qualquer outro uso que a empresa queira dar.

É um formato de distribuição moderno e eficaz que permite libertar a área de correios da manutenção de documentação e embalagens, que em algumas ocasiões pode ser confidencial, e implementar um mecanismo automatizado de distribuição. Quando o operador de correio deposita um item num cacifo de smart locker, o GIO envia uma mensagem automática ao destinatário a indicar que tem um documento ou embalagem numa bilheteira, que só ele poderá abrir com um código criado para esse efeito.

Sim. A The Mail Company concebeu um serviço que se adapta às necessidades de cada empresa. Se o cliente o desejar, podemos oferecer uma solução integral que inclua a tecnologia, a gestão do serviço e o pessoal para operar o Serviço de Correio. Contudo, se o cliente já dispõe do pessoal para operar o correio, sejam colaboradores próprios ou de terceiros, podemos implementar o software para gerir, otimizar e controlar o serviço.

Não. A Plataforma GIO é a “pedra angular” para fazer a implementação de processos de operação e gestão dos serviços, e para a recolha de informação relevante para a tomada de decisões.