OS PONTOS-CHAVE NA TRANSFORMAÇÃO DA LOGÍSTICA DOCUMENTAL

As empresas e a documentação física

Os Correios são o nexo (não só de documentação, também de pequenas encomendas e cada vez mais de encomendas pessoais) entre o ambiente interno e externo de qualquer empresa, e portanto esta logística interna deve ser rápida e segura para que as dinâmicas empresariais sejam adequadas e a produtividade das empresas não seja afetada.

Portanto, a especialização, as metodologias e o desenvolvimento de ferramentas específicas permitirão que uma empresa disponha de um serviço ideal, que sem dúvida deve incorporar as últimas inovações tecnológicas: rastreabilidade integral, sistemas de aviso de chegada, entregas em formato “paperless” com assinatura biométrica digital, acesso Web à informação, informação de gestão, etc.

E as encomendas pessoais?

Apesar de o Correio ter perdido um certo protagonismo rumo a uma sociedade mais digital, o e-commerce (encomendas pessoais nos escritórios) deu um novo impulso, e agora encontramo-nos num enquadramento especial, no qual as empresas devem assumir o impacto do aumento de uma atividade que não corresponde ao seu negócio.

Conseguir controlar e conciliar o pessoal e o profissional, sem gerar custos adicionais para as empresas, é um desafio que os especialistas em gestão de Soluções de Correio já estão a enfrentar com êxito, através de um consenso sobre regras de negócio com o cliente e uma gestão online.

O correto design do processo (que pode ser complementado com Lockers) e uma gestão eficaz permite assumir o aumento do fluxo de encomendas recebidas sem aumento de custos, ao mesmo tempo que mantém os colaboradores satisfeitos, conservando o recém-adquirido “privilégio” de receber encomendas pessoais no trabalho.

Os Correios Digitais: Ambiente Físico – Distribuição Digital

Poderá a área de Correio contribuir para os processos de transformação digital que todas as empresas estão a realizar? O que é o Correio Digital?

Até agora o Correio realizava uma distribuição exclusivamente física, ao passo que um Correio Digital transforma os documentos recebidos através de ferramentas de digitalização e captura de dados para a sua posterior distribuição em formato eletrónico. Tendo em conta que mais de 80% dos documentos que atualmente qualquer estrutura não industrial recebe são suscetíveis de serem digitalizados, isto aumenta radicalmente a rapidez com que flui a informação no seio da empresa, a segurança e a acessibilidade.

O Correio Digital está alinhado com as novas tendências em ambientes e espaços de trabalho, tais como o “escritório flexível” ou os “trabalhadores deslocalizados”, pois a distribuição eletrónica permite aos destinatários receber a informação de forma rápida e segura, independentemente da sua situação, sem incorrer em custos extra (embalagens, paquetes, etc.)

O Correio Digital é dual e multicanal

Além dos tradicionais fluxos de papel, cada dia as empresas recebem informação por outros canais e em formatos eletrónicos, pelo que a dualidade e os múltiplos canais de uma solução destas características são imprescindíveis para poder integrar e ordenar toda esta informação, harmonizando os mundos físico e digital das empresas.

Notificações Eletrónicas Obrigatórias das Administrações Publicas: Ambiente Digital – Distribuição Digital

Se à dificudade de gerir um ambiente dual (físico e digital) acrescentarmos que as empresas devem cumprir com as Leis 39/2015 e 40/2015, do Procedimento Administrativo Comum das Administrações Públicas, que obriga todas as empresas e trabalhadores independentes a interagir com a Administração através de meios eletrónicos, estamos perante um verdadero desafio organizacional que afeta (agora sim) de forma transversal todas as áreas das empresas: legal, operacional, financeiro, recursos humanos, etc.

A gestão ineficiente das Notificações Eletrónicas Obrigatórias pode levar a grandes sanções económicas e administrativas e, tendo em conta o que falamos: 8000 municípios, 41 regiões administrativas, 17 comunidades autónomas, ministérios e diversos organismos públicos — DGT, Agência Tributária, Segurança Social, Municípios, etc. — que utilizam diversas plataformas tecnológicas com diferentes níveis de cumprimento, o tempo dedicado e os potenciais riscos de sanções multiplicam-se.

GIO-NEOS, desenvolvido pela THE MAIL COMPANY, integra os três processos principais e concede às empresas uma Plataforma que unifica esses processos, sincronizando com um só clique as caixas do correio das diferentes plataformas, com segurança técnica e acesso direto à caixa de correio com o certificado digital da empresa alojado na cloud, sem depender de avisos de e-mail e evitando problemas como o Spam.

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