PLATAFORMA GIO
O GIO é uma plataforma tecnológica modular e escalável que integra toda a logística documental das empresas: entregas de Correio (físico e digital), Courier (multicanal) e Notificações (físico e digital).
A transformação digital, esse conceito de que todos falam há anos, mas que, na realidade, poucas empresas tinham abordado com profundidade, transformou-se num imperativo para todas as empresas.
Como trabalharemos no futuro, ou em que medida se manterá o teletrabalho, é ainda uma incógnita e dependerá de diferentes fatores como o grau de digitalização e a cultura empresarial das empresas, as funções dos colaboradores e o seu tipo de atividade ou o código laboral, mas tudo indica que os modelos híbridos serão o novo paradigma, em duas perspetivas. Como: que modelo implementar, e onde: pode ser um “mix” entre escritório, casa e espaços flexíveis a pedido (Space As A Service). Todo um desafio para as empresas e especialmente para as áreas de Facility Management.
Distribuir a documentação física sem saber onde está o utilizador
Uma vez garantida a fluidez na comunicação verbal e interpessoal onde se estão a impor as plataformas colaborativas, de videochamadas ou as que integram várias funções como NOYSI, as empresas precisam de enfrentar com garantias outro desafio: a gestão eficaz dos fluxos de documentação física que continuam a chegar aos escritórios, e a dificuldade da sua distribuição sem se saber onde está situado o utilizador.
É necessário que os processos estejam alinhados com cada colaborador da organização. Com uma maior dimensão, mais colaboradores ou modelos híbridos implementados, a situação pode tornar-se ingovernável.
As consequências de não entregar a documentação a tempo não são de desvalorizar: perda de agilidade nos processos e na tomada de decisões, perda de produtividade ou de competitividade e com graves consequências no caso da documentação oficial com prazos.
Os Correios Inteligentes incluem o módulo GIO Correio Digital, que combina recursos de hardware e software com pessoal especializado para captar a informação, transformá-la em formato digital e distribuí-la eletronicamente pelos destinatários de forma ágil e controlada, permitindo-lhes aceder a ela em qualquer momento e lugar.
Um modelo duplo, personalizado e multicanal
É uma utopia pensar que todos os itens recebidos numa organização possam ser digitalizáveis. A solução que a The Mail Company está a implementar para os nossos clientes é uma solução dupla que harmoniza os mundos físicos e digitais das organizações e portanto com capacidade para gerir 100% da documentação e pequenas embalagens que cada organização recebe (ou envia).
Além dos tradicionais fluxos de papel, a maioria das organizações recebe constantemente informação por outros canais e em formatos eletrónicos como as Notificações Eletrónicas Obrigatórias das Administrações Públicas, pelo que ser omnicanal é imprescindível para poder integrar todos os fluxos (físicos e digitais), ordenar todos estes dados e ter um único canal de comunicação.
A exclusiva Plataforma tecnológica GIO desenvolvida pela The Mail Company é a alavanca para o desenvolvimento de modelos de gestão inovadores, alternativa aos modelos mais tradicionais baseados em mão de obra, maximizando a produtividade, minimizando os erros, automatizando os processos e colocando à disposição dos utilizadores funcionalidades imprescindíveis para as “novas” organizações com escritório flexível, teletrabalho, modelos híbridos, etc.
Vantagens de um hub de comunicação
A informação flui imediatamente e melhora a segurança da informação, com plena rastreabilidade no acesso à mesma, estando certificada com a norma ISO 27001.
Fomenta o trabalho colaborativo, desvinculando a produtividade do local de trabalho ou localização física e deixando-a assim alinhada com as novas tendências em ambientes de trabalho e teletrabalho.
Otimiza os custos da gestão dos documentos em formato físico: liberta espaço dedicado ao ficheiro para a sua reutilização de forma mais produtiva, elimina o uso de embalagens e/ou correio interno, bem como reenvios externos, cópias e reimpressões. E tudo isso contribui também para uma relação mais sustentável com o meio ambiente, já que reduz a pegada de carbono e restringe ao máximo o uso de papel.
