PLATAFORMA GIO
GIO es una plataforma tecnológica modular y escalable que integra toda la logística documental de las organizaciones: envíos de mensajería (física y digital), cartería (multicanal) y notificaciones (físicas y digitales).
Las notificaciones electrónicas obligatorias, no se han ido de vacaciones en verano
Iniciamos septiembre, los equipos vuelven poco a poco a su actividad habitual y llega el momento de recuperar reuniones, proyectos y tareas pendientes. Pero hay algo que durante el verano no necesariamente se ha detenido: las notificaciones obligatorias de las Administraciones Públicas.
Y aquí aparece un riesgo que todavía encontramos en muchas organizaciones: procesos críticos que dependen demasiado de personas concretas.
Una ausencia, unas vacaciones no programadas o mal coordinadas, un cambio de responsabilidades o simplemente una sobrecarga de trabajo pueden provocar que una notificación no se detecte, no se clasifique correctamente o no llegue a tiempo al departamento que debe gestionarla.
Cuando hablamos de notificaciones electrónicas, ese riesgo puede tener consecuencias económicas, jurídicas y reputacionales.
Las notificaciones electrónicas obligatorias no entienden de vacaciones
La Ley 39/2015 establece que determinados sujetos, entre ellos las personas jurídicas, están obligados a relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas.
Esto convierte la gestión de las notificaciones electrónicas obligatorias en un proceso que requiere continuidad. Además, existe un dato especialmente relevante: cuando una notificación electrónica tiene carácter obligatorio, se entiende rechazada si transcurren diez días naturales desde su puesta a disposición sin acceder a su contenido.
Por tanto, confiar exclusivamente en que una persona entre periódicamente en diferentes sedes electrónicas puede convertirse en un punto de vulnerabilidad.
El problema no es únicamente recibir la notificación.
El verdadero problema es detectarla, gestionarla y distribuirla a tiempo.
Cuando el proceso depende de una persona, aumenta el riesgo
Imaginemos un modelo todavía habitual.
Una persona conoce las diferentes sedes que deben revisar de forma proactiva, o atiende aviso de forma reactiva, dispone de los certificados necesarios, descarga las comunicaciones, las clasifica y posteriormente las reenvía por correo electrónico al área correspondiente.
Mientras esa persona está disponible, aparentemente todo funciona. Pero ¿Qué ocurre durante sus vacaciones? ¿Quién conoce todas las sedes que deben consultarse? ¿Quién sabe qué certificado utilizar? ¿Existe un procedimiento alternativo? ¿Puede acreditarse cuándo se descargó y a quién se distribuyó cada notificación?
Cuando estas preguntas no tienen una respuesta inmediata, el problema no está en la persona.
Está en el diseño del proceso.
De tarea administrativa a proceso crítico
Gestionar notificaciones electrónicas obligatorias no debería considerarse una simple tarea administrativa.
Estamos ante un flujo de información que puede afectar a procedimientos administrativos, requerimientos, sanciones o actuaciones que necesitan una respuesta dentro de unos plazos determinados.
Por eso, un modelo robusto debería incorporar al menos cuatro elementos: tecnología, procedimientos claros, trazabilidad y supervisión especializada.
La tecnología permite automatizar y controlar parte del proceso. Los procedimientos determinan qué debe ocurrir ante cada tipo de notificación. La trazabilidad permite reconstruir qué ha sucedido. Y la supervisión ayuda a detectar incidencias antes de que se conviertan en problemas.
Notificaciones electrónicas obligatorias NEOS: tecnología y gestión para reducir la dependencia de procesos manuales
En The Mail Company abordamos la gestión de las notificaciones electrónicas obligatorias desde esa perspectiva.
GIO NEOS combina tecnología y gestión especializada para monitorizar las sedes electrónicas definidas, descargar las notificaciones recibidas, clasificarlas conforme a las reglas de negocio de cada organización y distribuirlas internamente de forma segura.
Además, permite mantener la trazabilidad del proceso, uno de los elementos fundamentales cuando necesitamos saber qué ocurrió con una determinada comunicación.
Pero nuestro enfoque va más allá de implantar software.
Partimos del análisis del modelo actual, identificamos riesgos y puntos de dependencia, definimos los procesos y reglas de negocio y los trasladamos a un modelo apoyado en consultoría, tecnología y servicio gestionado.
Porque digitalizar un proceso mal diseñado no elimina necesariamente sus riesgos.
¿Podría tu sistema funcionar si mañana falta la persona que lo gestiona?
Esta puede ser una buena pregunta para cualquier departamento Jurídico.
Y también una sencilla prueba de madurez. Si la respuesta depende de quién esté ese día en la oficina, quizá sea el momento de revisar el modelo.
Las notificaciones electrónicas obligatorias requieren continuidad, control y capacidad de respuesta independientemente de vacaciones, bajas, cambios organizativos o picos de trabajo.
En The Mail Company creemos que los procesos corporativos críticos deben depender de sistemas robustos, no de que una persona recuerde revisar una sede electrónica mientras está de vacaciones.
¿Quieres revisar cómo está gestionando actualmente tu organización las notificaciones electrónicas obligatorias?
Podemos ayudarte a analizar el proceso actual, localizar puntos de riesgo y diseñar un modelo de gestión más controlado, trazable y eficiente.
