GIO NEOS

La solución GIO NEOS surge como respuesta a la Ley 39/2015 art.14 por la cual “Las empresas están obligadas a relacionarse exclusivamente por medios electrónicos con la Administración para la realización de cualquier trámite”.

Permite al cliente la monitorización continua de las sedes electrónicas que puedan notificar a la organización; la descarga de las notificaciones electrónicas cuando las haya; la clasificación e indexación de las notificaciones en función de su contenido y de las reglas de negocio que se hayan definido conjuntamente; y finalmente, la distribución digital interna y segura (encriptada).

La solución GIO NEOS cubre todas las necesidades operativas y la gestión integral de las notificaciones electrónicas obligatorias:

UPDATED DATABASE OF SITES TO TRACK

Beyond the hubs, GIO has identified more than 9,000 electronic offices capable of issuing notifications.

SOFTWARE ASSISTED TRACKING

For the large number of organizations that do not broadcast in hubs, NEOS monitors and assists a team of specialists to track all sites with the agreed frequency.

DOWNLOAD, CLASSIFICATION AND DISTRIBUTION

Thanks to the GIO Platform, the knowledge that manages, assists and audits each of the key actions carried out with electronic notifications is retained, achieving essential traceability in the event of incidents.

GIO NEOS, integrated into the GIO Platform

Una de las ventajas de la plataforma GIO como solución de gestión global, es la posibilidad de ir añadiendo módulos integrados nativamente que resuelvan las necesidades de las organizaciones, a medida que éstas lo requieran.

Y una de esas necesidades es la gestión de las Notificaciones Electrónicas Obligatorias, conocidas como NEOS. Para ello, The Mail Company ha desarrollado una solución integral y centralizada a través de un concentrador de certificados digitales seguro con restricciones y Log de Auditoría.

Gracias a las capacidades de los módulos de Cartería Física y de Cartería Digital, GIO permite gestionar de forma unificada y transparente para los usuarios finales todas las notificaciones de las AAPP ya sea que se reciban de forma electrónica o física en las carterías (en papel).

Ventajas de Implantar GIO NEOS en su organización:

La solución NEOS aporta al cliente la monitorización continua de las sedes electrónicas que puedan notificar a la organización; la descarga de las notificaciones electrónicas cuando las haya; la clasificación e indexación de las notificaciones en función de su contenido y de las reglas de negocio que se hayan definido conjuntamente; y finalmente, la distribución digital interna y segura (encriptada). Con la implantación de esta solución, la organización cliente consigue:

Monitorización total: Tener la certeza de que se están monitorizando todas las sedes de las administraciones públicas que pueden llegar a notificar, reduciendo riesgos económicos y sanciones.
Trazabilidad: Tener plena trazabilidad de qué ha pasado con cada notificación, para la depuración de problemas cuando éstos se produzcan.
Accesibilidad: Tener un acceso seguro, ágil (24/7/365) y con trazabilidad total, a la documentación de dicha notificación, esté donde esté la persona.
Portal único: Presentar escritos a través de la misma solución de The Mail Company, sin tener que acceder a los portales específicos de la Administración.
Centralización: Centralizar toda la gestión de los accesos a sedes, notificaciones, seguimiento, certificados, etc. en una empresa especializada con los procesos aceitados, eficientes y seguros (acreditados con la ISO 27001).

Beneficios de utilizar GIO NEOS

GIO NEOS covers all the operational needs and the comprehensive management of mandatory electronic notifications:

Una solución integral llave en mano en la que el cliente no se tiene que preocupar de conseguir las notificaciones en tiempo y forma. Sólo de procesarlas.
Una metodología probada de rápida puesta en marcha, con garantías de éxito.
Rastreo semi-automatizado de todas las sedes objetivo sin importar si pueden utilizar robots de descarga.
Un equipo de especialistas que clasifica las notificaciones electrónicas según las reglas de negocio establecidas al inicio del proyecto y que se revisan regularmente.
Un sistema de distribución electrónico seguro (encriptado) que verifica que el destinatario haya abierto y procesado la notificación y en caso contrario avisa.
Un proceso basado en metodologías de mejora continua para minimizar las devoluciones, incorporando know-how al sistema de clasificación.
Un sistema de reportes de negocio para analizar la productividad, la carga de trabajo y la eficiencia de las diferentes áreas de la organización en la tramitación de las notificaciones electrónicas obligatorias.
Gestión personalizada y seguimiento del proyecto.

Success Story:

Compañía líder del sector de las telecomunicaciones:

Processing of over 3,000 Mandatory Electronic Notifications each month

Implementación del software de Gestión Operativa, software de Distribución Notificaciones para para más de 100 usuarios y más de 100 bandejas funcionales.
Asignación de un Service Manager, y rastreo de las sedes de la Administraciones Públicas en función de las necesidades detectadas.

Indexación y enriquecimiento de todas las notificaciones con metadatos clave.
Procesos de negocio y reglas de negocio embebidos, con distribución electrónica segura en un repositorio documental online.