PLATAFORMA GIO
GIO es una plataforma tecnológica modular y escalable que integra toda la logística documental de las organizaciones: envíos de mensajería (física y digital), cartería (multicanal) y notificaciones (físicas y digitales).
¿Cómo garantizar la trazabilidad total en la gestión documental?, la Plataforma GIO es la respuesta
En un entorno corporativo cada vez más digitalizado y regulado, garantizar la trazabilidad documental (física y digital) se ha convertido en una necesidad crítica, teniendo en cuenta que las nuevas tendencias en entornos y espacios de trabajo: «hotdesking», teletrabajo, «trabajo híbrido» complican aún más la logística corporativa
Tanto los documentos físicos, documentos digitalizados o nativos digitales como las notificaciones NEOS (y también paquetería personal y profesional), deben ser gestionados de manera que se pueda conocer, en todo momento, cuando se han recibido, dónde están, cuando se han entregado, si se han reenviado, en el caso de las notificaciones si se están realizando las acciones requeridas, etc.
The Mail Company, a través de su Plataforma tecnólogica GIO, permite a las organizaciones lograr este objetivo con eficiencia y seguridad, digitalizando todos los procesos relacionados y de manera sosteible.
Problemáticas comunes sin trazabilidad documental
- Pérdida o extravío de documentos físicos en circuitos internos del Edificio.
- Ineficiencias derivadas de los circuitos externos: valijas.
- Incapacidad para demostrar fehacientemente la recepción o entrega de un documento, paquete, notificación, etc.
- Falta de visibilidad sobre las notificaciones electrónicas de las administraciones públicas (incluida la presentación de escritos mediante sistemas digitales).
- Imposibilidad de auditar correctamente los procesos documentales.
- Riesgos legales y sanciones por incumplimientos normativos.
La solución: tecnología
The Mail Company ofrece una solución integral de trazabilidad documental mediante tres funcionalidades clave incluidas en la Plataforma GIO: inteligencia artificial, un asistente virtual y robotización (RPA).
GIO Cartería Inteligente y su Asistente Virtual permiten:
- Control total del flujo de documentos físicos dentro de la organización.
- Instrucciones a los operadores del servicio.
- Reglas de negocio.
- Registro digital de la recepción, firma y entrega de cada documento o paquete.
- Avisos automáticos a los destinatarios.
- Historial completo de cada movimiento para auditorías.
GIO NEOS y su RPA, más la inteligencia artificial están diseñados para:
- Monitorizar más de 9.000 sedes electrónicas públicas.
- Descargar, clasificar y distribuir notificaciones electrónicas de forma automática y segura.
- Generar trazabilidad digital de cada acción realizada sobre una notificación.
- Proporcionar acceso centralizado y seguimiento de todo el ciclo documental.
- Crear flujos de trabajo.
- Crear resúmenes de las notificaciones.
- Crear respuestas oficiales de cada notificación (a validar por un humano).
Beneficios clave de una trazabilidad total
- Seguridad jurídica: cumplimiento de normativas como la Ley 39/2015, RGPD, etc.
- Reducción de riesgos: evitar sanciones por notificaciones no atendidas.
- Eficiencia operativa: menos tiempo invertido en buscar documentos o verificar entregas.
- Control presupuestario: seguimiento de proveedores, incidencias y KPIs.
- Adaptabilidad: gestión unificada para entornos híbridos (presencial y remoto).
Casos de uso prácticos
- En el área jurídica: GIO NEOS notifica en tiempo real al departamento legal sobre cualquier notificación relevante, reduciendo tiempos de reacción y evitando sanciones.
- En servicios generales: Cartería Inteligente garantiza la entrega efectiva de documentos entre sedes sin pérdidas ni retrasos.
- En compras: permite medir la eficiencia de los proveedores y tomar decisiones basadas en datos reales.
Como cierre de este post, podemos decir que la trazabilidad documental no es solo una herramienta de control, sino un activo estratégico que mejora la eficiencia, seguridad y cumplimiento normativo en cualquier organización. Con la Plataforma GIO (ahora GIO 2) que integra toda la logística corporativa en soluciones tecnológicas, escalables: mensajería física, mensajería digital, Cartería física, Cartería Digital, NEOS, Taquillas Inteligentes, etc., tu empresa puede alcanzar un nuevo nivel de control documental, integrando en un mismo ecosistema tanto lo físico como lo digital.
¡Solicita una demo y descubre cómo digitalizar y controlar toda tu información y documentación con la Plataforma GIO! #TheMailCompany
trazabilidad
