FAQS

Sí, en The Mail Company disponemos de un equipo de consultores especialistas que se encargan de auditar y analizar cualquier servicio dentro de nuestro alcance de negocio, para construir conjuntamente un caso de negocio, incluyendo un rediseño de los procesos y siempre alineados con la transformación digital. La Plataforma tecnológica GIO, desarrollada 100% por The Mail Company es la palanca para la optimización de cualquier servicio.

The Mail Company pone a disposición de nuestros clientes, conocimiento y tecnología. Más de 20 años de experiencia en el sector de la logística documental y una Plataforma tecnológica creada ad-hoc nos permiten tener una misión muy clara: integramos personas y tecnología con los flujos documentales de las organizaciones, para mejorar y agilizar sus procesos de negocio basados en la gestión de la información y de la documentación, armonizando los mundos físico y digital.

The Mail Company nació en el año 2000 como una empresa de servicios especializada en Mensajería y Cartería.

En nuestra obligación – a la vez que vocación – de continuar innovando y mejorando, The Mail Company continuó desarrollando soluciones en línea con la demanda del mercado, alineadas con la necesidad que tienen las organizaciones de afrontar la Transformación Digital, mediante los innovadores y exclusivos modelos de Cartería Digital, Comunicaciones Certificadas Online, Notificaciones Electrónicas Obligatorias o Lockers Inteligentes.

Ante la demanda de soluciones integrales por parte del mercado y nuestras capacidades en los ámbitos físico y digital, durante el primer trimestre del año 2020 nos convertimos en un verdadero proveedor de soluciones (de los servicios a las soluciones).

Ahora en 2023, podemos considerar que The Mail Company es una organización de conocimiento y tecnología que ayuda a la Transformación Digital de la Logística Documental en las Grandes Organizaciones mediante nuestras tres líneas de negocio:

1. Consultoría
2. Provisión de Soluciones Tecnológicas
3. Diseño, Gestión y Ejecución de Proyectos.

Si te interesa ver todo lo que la plataforma GIO puede aportar a tu organización en la gestión de los servicios de logística documental, ponte en contacto con nosotros a través del siguiente formulario de contacto o envía un correo electrónico a la dirección hola@themailcompany.es indicándonos brevemente tu interés principal. Nos comunicaremos contigo a la mayor brevedad para entender bien tus necesidades y poder preparar una demo personalizada sin ningún compromiso.

Si consideras que te podemos ayudar, nos encantará reunirnos para entender bien tus necesidades y objetivos, y para proponerte trabajar en un Business Case que te permita evaluar el proyecto en su totalidad: beneficios, objetivos, valor añadido, costes y retorno de la inversión. Nuestro objetivo es construir un proyecto que tenga sentido funcional y económico para tu organización. Ponte en contacto con nosotros a través del siguiente formulario de contacto o envía un correo electrónico a la dirección hola@themailcompany.es indicándonos brevemente tu interés principal. Nos comunicaremos contigo a la mayor brevedad para entender bien tus necesidades y poder preparar una demo personalizada sin ningún compromiso.

Nuestro horario oficial es de lunes a viernes de 9:00 a 17:00 horas. Puedes contactarnos por cualquiera de estas tres vías:

Teléfono: +34 902 090 091 | Email: hola@themailcompany.es | Formulario de contacto: acceder

En The Mail Company nos interesa mucho la opinión de nuestros clientes. Por eso cada año realizamos una encuesta de satisfacción basada en un estándar internacional, como es el NPS o “Net Promoter Score”. El año pasado, más de un 50% de nuestros clientes nos valoró con más de un 9 sobre 10 (“promoters”).

Nuestros clientes disponen de un centro de atención especializado para tratar cualquier problema operativo del día a día. Cada cliente dispone de un gestor de la cuenta. Desde The Mail Company estamos 100% involucrados con la satisfacción de los clientes y la atención personalizada. Si no se trata de un problema operativo del día a día, para cualquier otro asunto, se podrá contactar con el Service Manager que cada cliente tiene a su disposición.

The Mail Company es una empresa especializada y experta en diseñar y gestionar soluciones para una gestión eficiente de la logística documental de las organizaciones (Carterías, Mensajería, NEOS, etc.) para lo que disponemos de dos palancas: nuestra Plataforma tecnológica GIO y nuestro equipo de Service Managers, que a partir del análisis de la información que se recoge en la plataforma y del conocimiento del servicio, proponen acciones de mejora y optimización.

Realizar un proyecto con The Mail Company es iniciar un proceso de transformación digital de servicios que históricamente se han gestionado de forma artesanal y con precarias herramientas (o falta de ellas) de gestión como suele ocurrir en los servicios de Cartería y Mensajería. Con la implantación de la Plataforma GIO, se automatizan tareas que antes se realizaban de forma manual y se establecen procesos lógicos y buenas prácticas que vienen embebidas en el software. Y a partir de ese momento, GIO empieza a recoger métricas que permiten hacer un seguimiento cuantitativo y cualitativo de los servicios.

El equipo de Service Managers está formado por consultores senior especialistas con más de 15 años de experiencia gestionando servicios. Ese gran conocimiento práctico, junto con la información y procesos que incorpora nativamente la Plataforma GIO, permite analizar en profundidad la realidad del servicio y poder proponer soluciones a ineficiencias, ahorros o alternativas que mejoren el Retorno de la Inversión (ROI).

La Plataforma GIO está en el centro de la estrategia de The Mail Company. Es un software en formato SAAS, que reside en la nube, y que utilizan diariamente decenas de miles de usuarios para gestionar sus servicios (millones de ítems cada año). GIO contiene todo el conocimiento operativo y de gestión para implantar y gestionar de forma eficiente un servicio de mensajería, de cartería o de gestión de notificaciones electrónicas obligatorias con capacidades de integración con terceros, como redes de transporte y operadores logísticos, o las Sedes Electrónicas de las AA.PP. La Plataforma GIO ha sido desarrollada íntegramente por el equipo de I+D de The Mail Company que está en constante evolución fruto de las sugerencias y recomendaciones de nuestros clientes, partners y empleados.

GIO es un software con múltiples funcionalidades, que aporta valor a los diferentes actores del servicio. En primer lugar, a los operativos que prestan el servicio ya que llevan los procesos embebidos de cómo hay que prestar el servicio y cómo hay que gestionarlo. En segundo lugar a los usuarios que solicitan servicios, ya que disponen de una solución web intuitiva con plena trazabilidad, seguridad y visibilidad del estado de sus servicios. En tercer lugar, a los gestores económicos del servicio que pueden hacer un seguimiento económico gracias a las herramientas analíticas o poner en marcha mecanismos de control de costes gracias a los workflows de aprobación o a la restricción de determinados servicios según el perfil solicitante. Y por último, a los Service Managers y responsables de la calidad del servicio, que disponen de información relevante para analizar el comportamiento de los usuarios, la utilización de los servicios y así proponer iniciativas de mejora de la eficiencia y consecución de ahorros.

La plataforma GIO es una solución SaaS en la nube totalmente modular y escalable. Está diseñada para que la organización del cliente pueda, a su ritmo y según sus necesidades, ir incorporando soluciones a las problemáticas a las que se vaya enfrentando. Los diferentes módulos comparten el mismo motor, base de datos y sistema de reporting, lo que hace que implantar nuevos módulos sea una tarea sencilla. Esto es una gran ventaja para el cliente, ya que con una única solución y un único proveedor puede gestionar la complejidad de diferentes servicios.

La plataforma GIO ha sido diseñada en formato micro servicios, para ser escalable de forma totalmente transparente para el cliente. Al ser una plataforma cuyas soluciones “corren” en la nube, utilizar la solución para el cliente consiste únicamente en tener un navegador web y un usuario y contraseña con el que conectarse. No requiere ni la instalación ni la compra de hardware alguno. A medida que el cliente requiera aumentar el número de usuarios, podrá solicitarlos y se activarán en pocas horas.

Implantar y poner en marcha GIO es una tarea sencilla, cuya dificultad no reside en la configuración del software si no en lo complejo que es problema que tiene el cliente que resolver. A mayor complejidad, más tiempo requerido de análisis inicial para identificar todos requerimientos, elementos y actores clave, y poder así configurar de la forma más sencilla y funcional el software. En todo caso, en The Mail Company nos encargamos de todo. El cliente solo tiene que dedicarnos el tiempo necesario para realizar un buen análisis. El diseño de la solución y la implantación inicial la realizará nuestro equipo de consultores de Customer Success. Dicho esto, la implantación y puesta en marcha puede ir de pocos días a un par de meses de trabajo, incluyendo todas las tareas típicas de un proyecto (análisis, diseño, configuración, pruebas, test de aceptación, formación y puesta en producción).

GIO es una plataforma muy segura, utilizada por centenares de empresas, entre ellas bancos, aseguradoras o empresas farmacéuticas. Todas ellas empresas con altos estándares de seguridad de la información, que han confiado la gestión de sus servicios en The Mail Company, por lo que han analizado y validado la seguridad de la plataforma durante el proceso de selección realizado. Además, The Mail Company cuenta con diversas certificaciones de calidad y seguridad como la ISO 9001, la ISO 14001 y la ISO 27001.

No. La Plataforma GIO es la “piedra angular” para poder llevar a cabo la implantación de procesos de operación y de gestión de los servicios, y para la recopilación de información relevante para la toma de decisiones.

GIO es una plataforma que incluye soluciones para la gestión de diferentes necesidades de los clientes: los servicios de mensajería, las áreas de cartería de la organización o bien la gestión integral de las notificaciones electrónicas. El modelo de licenciamiento está pensado para alinear la inversión que requiere hacer el cliente con la complejidad del servicio a gestionar y el valor añadido obtenido. Por un lado, el cliente puede adquirir de forma independiente cada uno de los módulos si los necesita. Y por el otro, para cualquiera de los módulos el esquema de licenciamiento es el mismo: se pueden adquirir usuarios y capacidad. Si tienes interés en entender el modelo de licenciamiento ponte en contacto con nosotros a través de nuestros canales de contacto habituales. Estaremos encantados de ayudarte.

Teléfono: +34 902 090 091 | Email: hola@themailcompany.es | Formulario de contacto: acceder.

Las diversas soluciones disponibles en la plataforma GIO tienen funcionalidades diseñadas para cubrir diferentes necesidades: el usuario final que puede solicitar servicios y tener visibilidad y trazabilidad total de sus servicios; el usuario operativo que se encarga de gestionar y prestar el servicio y tendrá herramientas y procesos operativos automatizados; el usuario con responsabilidad económica que podrá analizar el presupuesto consumido por centros de coste e implantar acciones de control presupuestario; o bien el usuario responsable del servicio que podrá analizar los KPIs y seguir la calidad del servicio. Todos los actores del servicio tienen en GIO funcionalidades para facilitar su trabajo diario y/o de gestión.

El mayor beneficio que aporta la solución GIO Mensajería de The Mail Company es el cambio de paradigma en cuanto al modelo de gestión de los servicios de mensajería de una organización. GIO permite integrar múltiples redes de transporte y operadores logísticos de forma centralizada, integral e integrada para el cliente, ya sean con contratos del propio cliente o con los colaboradores de The Mail Company.

Las redes de transporte y operadores logísticos están integrados informáticamente en la plataforma de modo que la activación de servicios es automática. GIO permite a los usuarios finales registrar en tiempo real las solicitudes de servicio pudiendo seleccionar los servicios en función del coste, los niveles de urgencia e incluso gestionar los riesgos a través de la contratación de seguros en tiempo real.

GIO ofrece visibilidad a los usuarios sobre la trazabilidad de los servicios y de las incidencias que éstos pudieran sufrir. GIO da a los usuarios responsables de la gestión, tanto de la calidad como económica, información analítica relevante para la toma de decisiones: volúmenes y gasto presupuestario por centro de coste, departamento, usuario, geografía, niveles de urgencia, y muchos otros. Ver más detalles en:

GIO Mensajería

No. The Mail Company es una compañía especializada en gestionar los servicios de mensajería para sus clientes. Y para ello aporta tres capas:

1. Una plataforma tecnológica propia (GIO).
2. Una capa de gestión tanto del día a día como de la calidad y mejora del servicio.
3. Los servicios de mensajería de las empresas de mensajería especializadas en los diferentes tipos de servicios.

The Mail Company no es una empresa de mensajería ni tiene mensajeros propios. The Mail Company tiene acuerdos comerciales con una extensa red de partners especializados que permiten cubrir las diferentes necesidades que pueda tener un cliente: servicios locales, nacionales, internacionales, de valijas, servicios especiales o a medida, etc.

Depende de la modalidad de gestión contratada por el cliente. Si la ejecución de las operaciones la realizan los colaboradores de The Mail Company, será The Mail Company quien se encargue de la facturación, que será unificada, analítica y estandarizada independientemente de los prestadores finales del servicio. En el caso de que el cliente utilice sus propios proveedores, serán éstos quienes facturen sus servicios al cliente. Y en este último caso, The Mail Company facturará al cliente el licenciamiento de la plataforma GIO.

Gracias a los acuerdos que tiene The Mail Company podemos prestar servicios de mensajería en todo el territorio nacional, así como servicios internacionales.

Sí. Desde el centro de operaciones de The Mail Company se están coordinando diariamente servicios a medida para sus clientes. Tan solo tienes que contarnos tu necesidad y estaremos encantados de hacerte una propuesta.

Sí. Es recomendable asegurar material informático, móviles, y cualquier otro equipo de valor. El usuario que está realizando la solicitud del envío en GIO, puede en la misma pantalla de solicitud seleccionar el seguro del envío. Se le pedirán unos datos mínimos y el sistema en el mismo momento le dará el coste de asegurar el envío. Si finalmente solicita el envío asegurado, no se tiene que preocupar de nada más. Es el propio GIO quien se encarga de activar el seguro para dicho envío. Para más detalle, ver condiciones generales del servicio.

La diferencia es total. Al contratar de forma directa la gestión de los servicios a The Mail Company el cliente está accediendo de forma centralizada, integral e integrada a múltiples redes de transporte y operadores logísticos que realizan los diversos servicios de mensajería en el territorio nacional e internacional, con los que The Mail Company tiene acuerdos comerciales. Eso significa que puede acceder a la mejor canalización para cada servicio en función de su origen, destino, tipología, peso, nivel de urgencia, o criticidad del mismo: un colaborador local para Madrid, otro diferente para Barcelona, otro para internacional, etc. De este modo, con un solo “click” se puede acceder a múltiples opciones de canalizaciones y servicios. Además, el cliente tendrá acceso a la plataforma GIO con la que podrá tener el control total de la solicitud y gestión de los servicios que solicite.

Las ventajas de contratar a The Mail Company la gestión de los servicios de mensajería de tu organización son:

• Acceder a múltiples plataformas logísticas y empresas de mensajería, con un único contrato y una única interlocución
• Disponer de una facturación única unificada y con reporte analítico
• Disponer de múltiples de opciones de envío que el usuario final podrá seleccionar, en función del precio y plazos de entrega
• Disponer de una plataforma tecnológica web para administrar los servicios tanto a nivel operativo como económico

Sí, es muy común en nuestros clientes tener la preocupación de que el gasto no se descontrole, sobre todo aquellos que gestionan un gran presupuesto de mensajería y miles de usuarios que solicitan servicios en todo el territorio nacional. Para evitar que esto suceda, en GIO se pueden configurar diferentes medidas de control presupuestario: desde limitar la solicitud de determinados servicios de alto coste a ciertos departamentos o personas, hasta implantar un “workflow de aprobación” que obligue a un manager a validar un servicio en función del coste del mismo y de la persona que lo solicita. Con estos mecanismos, nuestros clientes tienen herramientas para ahorrar de forma significativa en sus presupuestos de mensajería.

Nuestros clientes tienen diferentes palancas para poder optimizar los servicios de mensajería. Por un lado los que la propia herramienta GIO ofrece: precios predictivos en el momento de la solicitud, configuración de restricciones en la solicitud de servicios por tipo de usuario, implantación de workflow de aprobación, limitación de gasto de presupuesto por área, etc. Y por otro lado, los más elaborados, que vienen del trabajo que realiza el service manager analizando la información que recoge GIO y proponiendo acciones de optimización en función de los niveles de servicio y utilización de los mismos.

Gracias a nuestro modelo de gestión de la mensajería puedes escoger el método de integración que más convenga a tu organización. Puedes aportar tus proveedores y nosotros estudiaremos su integración en GIO si es que ya no lo están; puedes utilizar los proveedores con los que The Mail Company ya tiene acuerdos comerciales; o puedes hacer un híbrido, utilizando los que mejor calidad-precio tengan en función del servicio en cuestión. Tienes toda la flexibilidad.

The Mail Company dispone de un centro de operaciones de mensajería formado por Gestores de Operaciones, cuyo objetivo principal es la atención al cliente ante cualquier incidencia que se produzca en un servicio. Así, en el caso de tener un problema, podrás abrir un ticket en la plataforma GIO o contactar directamente con tu gestor de operaciones, quien se encargará de realizar la gestiones necesarias con los diferentes proveedores de mensajería hasta solucionar el problema y poder informarte puntualmente del estado de situación.

La solución GIO Mensajería puede servir a cualquier empresa que tenga un uso intensivo de los servicios de mensajería. No obstante, cuanto mayor es la complejidad del servicio a gestionar mayor es el valor añadido que genera GIO para el cliente. Así, empresas que tienen múltiples proveedores de mensajería (locales, nacionales, internacionales), con muchos usuarios y unidades de negocio solicitantes de servicios y dispersos por el territorio nacional, son empresas que se enfrentan a una gran complejidad y que suelen tener mucho recorrido para la mejora y la optimización. En esos casos, el retorno de la inversión en GIO es muy alto.

Sí. The Mail Company dispone de soluciones de envíos 100% digitales con certificado de entrega fehaciente y confirmación de apertura, así como certificación del contenido digital entregado. Son soluciones extremadamente ágiles y económicas en comparación con las tradicionales de envío en papel, ya que las comunicaciones que se entregan instantáneamente, permiten saber si el destinatario las ha recibido y abierto, en tiempo real; y generan evidencias que tienen validez legal.

Porque para el envío de las comunicaciones electrónicas certificadas, The Mail Company utiliza un proveedor integrado en la plataforma GIO que actúa como “Prestador de servicios de confianza”. Esta figura se enmarca tanto en normativa europea, Reglamento (UE), 910/2014; y en la normativa nacional, Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza.

La solución GIO Cartería Inteligente de The Mail Company permite a las organizaciones poner en marcha un proyecto de transformación digital de su servicio de cartería tradicional. Por un lado permite automatizar tareas, implementar procesos y buenas prácticas y registrar información relevante para el análisis del servicio de cartería física; y por otro, permite la implantación paulatina de la cartería digital (Digital Mailroom – DMR).

Las empresas se enfrentan al difícil reto de transformar sus organizaciones para adaptarse a los nuevos modelos de trabajo como son el “hot desking” o el teletrabajo, sobre todo a raíz de la crisis vivida en la pandemia del Covid19. En ese contexto, en el que el trabajador no tiene un puesto fijo y puede estar o no teletrabajando, el reto de las Carterías es poder gestionar las llegadas y salidas de documentación de la organización de manera ágil y eficiente.

Es en situaciones como esta donde la solución GIO Cartería puede aportar un valor diferencial, ya que permite implementar diferentes formatos de entrega en función de la localización del empleado: acuse de recibo en mano vía firma digital en tablet para documentación sensible (certificados), entrega vía taquilla electrónica inteligente (documentación o paquetería) o distribución digital (para documentación que necesita ser procesada urgentemente, como las notificaciones electrónicas de las administraciones).

La solución de Cartería genera utilidad para tres tipos de usuarios. En primer lugar, para los operadores de la cartería, que pasan a disponer de un software de gestión con procesos, automatización, lógica de negocio, reglas de distribución, y en definitiva, buenas prácticas embebidas en el software que permiten un incremento de la productividad.

En segundo lugar, para los usuarios finales, que reciben avisos automáticos cuando se recepciona un documento o paquete para ellos indicando el mecanismo de entrega.

Y finalmente para los responsables de la supervisión del servicio que obtienen de GIO información relevante para la gestión y optimización del servicio al poder analizar volúmenes, horarios con y sin carga de trabajo, cumplimiento de SLAs, incidencias y trazabilidad de la documentación (cuando, donde, quien la ha recibido y cómo se ha entregado).

La solución GIO Cartería Inteligente está formada por tres módulos: el módulo de Cartería Física, Cartería Digital y e-Box (taquillas inteligentes).

Entre otros incorpora, para cada ítem de cartería, el proceso de registro de entradas y salidas en el que se configura tanto el formato de registro como el de distribución: rondas, entrega en taquillas inteligentes, entrega digital, entrega con acuse de recibo, etc. También incorpora otros procesos como son la gestión de incidencias, la identificación y el fast-record – gracias a la base de datos de usuarios de la organización cargada previamente en GIO-, los avisos automáticos de llegada, el sistema de trazabilidad integral de la documentación o la integración con los servicios de mensajería de salida, entre otros.

El módulo de Cartería Digital forma parte de la solución de Cartería Inteligente de The Mail Company y permite la implantación de un sistema de distribución electrónico seguro y con total trazabilidad de la documentación recibida en papel.

Consiste en una solución que permite configurar bandejas electrónicas de distribución encriptadas tanto departamentales como personales, a las que sólo pueden acceder los usuarios a los que se les dé acceso. De esta forma un usuario que esté viajando o teletrabajando, recibirá un correo electrónico avisando que tiene un documento en su bandeja digital al que podrá acceder desde un navegador y en un entorno seguro.

En el caso que el trabajador no acceda al documento es posible configurar sistemas de aviso para evitar que cualquier documentación crítica quede sin procesarse. Esta funcionalidad es extremadamente importante en proyectos como los de gestión de notificaciones electrónicas obligatorias de las Administraciones Públicas.

Trazabilidad total. Cualquiera de las acciones que realice el sistema o un usuario sobre el documento queda registrada en un log de auditoría (documento depositado en una carpeta, documento leído, movido a otra carpeta, etc.). Esto permite – en caso de incidencia – analizar quién, cómo y cuándo se ha procesado un documento.

Es posible localizar documentos de manera sencilla y ágil gracias al buscador que incorpora el módulo de Cartería Digital. Al incorporar tecnología OCR en el momento de la digitalización, en GIO se guarda el contenido del documento así como ciertos metadatos que facilitan su localización en el futuro: número de expediente, remitente, destinatario, fecha, etc.

Implementar un servicio de Cartería Digital con The Mail Company es muy sencillo. Nosotros nos encargamos de todo: el análisis inicial para identificar qué lotes documentales pueden digitalizarse, para definir las reglas de clasificación y distribución de la documentación, los procesos de devolución y todos aquellos aspectos funcionales que son factores críticos del éxito del proyecto.

Además, la implantación de una cartería digital suele ser un proceso que se realiza gradualmente, al ritmo de las necesidades y del grado de madurez que tenga la organización del cliente. Con The Mail Company tienes a un partner experimentado que te guiará en el proceso de transformación de una cartería física tradicional a una cartería digital inteligente, automatizada y eficiente. Contacta con nosotros y estaremos encantados de ayudarte a diseñar un plan a medida de tu organización.

Uno de los módulos que forman parte de la solución GIO Cartería Inteligente es el módulo de GIO Taquillas Inteligentes. Este módulo de software permite gestionar taquillas inteligentes que se instalen en las oficinas del cliente y utilizarlas como mecanismo de distribución para cubrir diferentes necesidades: para personal en teletrabajo o sin puesto fijo y para la entrega de equipamiento y pequeña paquetería, o cualquier otro uso que quiera darle la organización.

Es un formato de distribución moderno y eficiente que permite liberar al área de cartería de la custodia de documentación y paquetería, que en ocasiones puede ser sensible, e implementar un mecanismo automatizado de reparto. Cuando el operador de cartería deposita un ítem en un casillero de la taquilla inteligente, GIO se encarga de enviarle un mensaje automático al destinatario indicando que tiene un documento o paquete en una taquilla, que sólo podrá abrir él con un código creado para tal efecto.

Sí. En The Mail Company hemos diseñado un servicio que se adapta a las necesidades de cada organización. Si el cliente lo desea podemos ofrecer una solución integral que incluya la tecnología, la gestión del servicio y el personal para operar el Servicio de Cartería. Pero si el cliente ya dispone del personal para operar la cartería – ya sean empleados propios o de un tercero – podemos implantar el software para gestionar, optimizar y controlar el servicio.

No. La Plataforma GIO es la “piedra angular” para poder llevar a cabo la implantación de procesos de operación y de gestión de los servicios, y para la recopilación de información relevante para la toma de decisiones.

Las Administraciones Públicas, autonómicas y locales están obligadas a comunicarse telemáticamente con los ciudadanos, con las empresas y entre ellas mismas por la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Por ello, más de 10.000 Administraciones Públicas se comunican ya con ciudadanos y empresas a través de los buzones electrónicos de, entre otros, la Agencia Tributaria, Seguridad Social, DGT, Tribunales, Carpeta Ciudadana, GenCat y 060.

Esto implica que las empresas debemos preocuparnos de monitorizar cada uno de los posibles puntos de notificación para asegurarnos que no dejamos de recibir ninguna notificación.

Una notificación electrónica viene a sustituir lo que hasta la fecha era y sigue siendo aún la recepción de documentación certificada. En lugar de llegar en formato físico a nuestra organización, cada organismo público publica en su sede electrónica (portal de internet) una comunicación administrativa que tiene consecuencias jurídicas. En el momento de la publicación comienza a contar el plazo para responder y presentar alegaciones. La inacción en la respuesta a una notificación puede llegar a tener graves consecuencias económicas, en multas, en pérdida de negocios y/o en pérdidas reputacionales.

La mayoría de los portales de las administraciones públicas, permiten configurar alertas de correo electrónico para que avisen al destinatario de la publicación de una notificación. Si bien suele funcionar, la administración no se hace responsable de la NO notificación vía correo electrónico, tal y como indican en la propia reglamentación. Por otro lado, alguien de la organización tiene que estar asignado y pendiente todos los días del año de ir revisando el correo electrónico por si llegan avisos de notificación. Y puesto que el impacto económico de no procesar una notificación puede ser de centenares de miles de euros, la forma más segura de protegerse es acceder a los buzones de las administraciones con regularidad. El reto para las organizaciones es que hay miles de sedes electrónicas que – potencialmente -pueden notificar a las empresas.

Para descargar una notificación es necesario disponer de un certificado de firma electrónica reconocida que permita identificar a la persona destinataria de la notificación o a las personas previamente autorizadas por ella. The Mail Company realiza el servicio de monitorización y descarga de notificaciones electrónicas de sus clientes, previa formalización y aprobación del uso de certificados de sus clientes para que The Mail Company pueda acceder en su nombre.

La solución GIO NEOS es uno de los módulos que corren en la Plataforma GIO y que está integrado con otros módulos como puede ser el de distribución digital segura de la Cartería Digital.

El software de GIO NEOS tiene dos partes bien diferenciadas: una de gestión operativa que utiliza el equipo especializado en monitorización, descarga, clasificación y distribución de las notificaciones; y otra para los usuarios finales que reciben en sus buzones digitales personales o departamentales las notificaciones según las reglas de distribución acordadas previamente.

Uno de los valores añadidos de la solución es que permite avisos automáticos, control de estados de lectura y procesamiento de documentos (si no se lee una NEOS se puede avisar al supervisor) y un sistema avanzado de reporting para hacer el seguimiento del servicio y analizar la productividad y carga de trabajo dentro la organización que supone la gestión de las notificaciones.

Consiste en la gestión llave en mano de servicio incluyendo: la puesta en marcha del proyecto incluyendo análisis y formación de los usuarios receptores de notificaciones; la monitorización automática y manual de las sedes electrónicas; la descarga de notificaciones y todos sus anexos (en ocasiones una notificación recibida por un concentrador no tiene los anexos y es necesario acceder a la sede emisora para descargarlos); la clasificación de la notificación (introducción de metadatos); la distribución electrónica segura y notificación automática (siguiendo las reglas del maestro de clasificación); la gestión de las devoluciones y actualización del maestro; la gestión de las incidencias con las administraciones (notificaciones con documentación no legible o falta de documentación); la gestión de la calidad del servicio y cumplimiento de objetivos.

Con la solución integral de gestión de notificaciones electrónicas de The Mail Company, el cliente sólo tiene que preocuparse de la parte de negocio: procesar y contestar las notificaciones. De todo lo demás, se encarga The Mail Company. Y ello es posible gracias a la combinación de tres factores:

1. Un equipo humano especializado en la descarga y clasificación manual de las notificaciones, cuando no pueda hacerse de forma automática.
2. La tecnología que asiste al equipo para no perder ninguna notificación y barrer de forma automática o manual todas las sedes electrónicas que formen parte del alcance del proyecto.
3. La gestión que realiza el Service Manager para asegurar la calidad y correcta evolución del servicio, proponiendo soluciones y mejoras en los procesos.

Para poner en marcha el servicio integral de gestión de notificaciones electrónicas seguimos una metodología de implementación de proyectos que hemos desarrollado fruto de la experiencia con nuestros clientes. La primera etapa y más importante es el análisis inicial en el que identificamos las sedes a rastrear, la frecuencia de rastreo adecuada, definimos y documentamos las reglas de clasificación, identificamos las bandejas de distribución digital y los usuarios clave del proyecto.

Una vez realizado el análisis nos encargamos de configurar y poner en marcha la solución GIO NEOS y preparamos la documentación entregable y los documentos de formación para los usuarios. Por último realizamos la formación y ponemos en marcha el proyecto dando un seguimiento especial durante las primeras semanas del mismo. Una vez el servicio está en una fase estabilizada, establecemos reuniones periódicas de seguimiento para revisar los indicadores, las incidencias y áreas de mejora identificadas.

Uno de los elementos diferenciadores de GIO como solución es la trazabilidad total de los servicios que gestiona. Y en particular, para las NEOS, la posibilidad de analizar toda la información recopilada: cuando se descargan las notificaciones y cuántas diariamente, a qué buzones se entregan, qué buzones se tardan más en procesar, qué tasa de devoluciones hay y por qué, qué riesgos se identifican, etc.

Y ello es posible gracias a que GIO registra absolutamente toda la información del flujo de una notificación, desde la descarga hasta la apertura y procesamiento de la notificación por parte del usuario destinatario. Ello permite, en caso de incidencia, analizar cuándo, cómo y quién ha cometido un error, con el objetivo de poder mejorar de forma sostenida.

Muchas de las administraciones públicas realizan la notificación a través de portales concentradores de notificaciones así como a través de su propio portal. Eso significa que monitorizando unos pocos portales se están controlando las notificaciones de unos 8000 organismos públicos. ¿Cuál es el problema entonces? Que para una empresa con implantación en todo el territorio nacional y en función de su negocio, puede ser potencialmente notificado por centenares de ayuntamientos de España y otras administraciones que en la actualidad sólo notifican a través de su propio portal y no en concentradores.

Esto hace que una solución 100% automatizada basada en robots sea totalmente inviable, siendo necesario del complemento de una solución gestionada por personas para acceder a todas las sedes que queden fuera de los concentradores y que sean potenciales notificadores para el cliente. Por otro lado, disponer de una solución de backup en caso de que los robots software puedan tener alguna incidencia, tampoco es una mala idea.