PLATAFORMA GIO
GIO es una plataforma tecnológica modular y escalable que integra toda la logística documental de las organizaciones: envíos de mensajería (física y digital), cartería (multicanal) y notificaciones (físicas y digitales).
¿Cómo nació la idea de crear The Mail Company, hace 25 años, y qué necesidad concreta del mercado buscaban cubrir en aquel momento? ¿Qué momentos destacaría de los primeros años de actividad de la empresa?
The Mail Company nació en el año 2000 con un propósito claro: profesionalizar, transformar y digitalizar la logística interna (Cartería-Estafeta) de las empresas, en un contexto en el que diariamente se gestionaban ingentes cantidades de correo, los procesos eran manuales y no había ni metodología ni tecnología específica, y supimos ver la oportunidad en un mercado tradicional y poco eficiente.
Los primeros años fueron de mucho aprendizaje, de convencer a grandes corporaciones, que digitalizar el servicio de Cartería, les aportaba mayor control, flexibilidad y eficiencia.
¿Cuáles consideras que han sido los tres hitos más significativos en la historia de The Mail Company y por qué?
2005: ampliamos el alcance del negocio incorporando la mensajería corporativa, y por lo tanto centralizando e integrando todos los flujos de comunicación internos y externos.
2011: fruto de la solicitud de nuestros clientes con oficinas en Portugal, decidimos abrir una delegación en Lisboa, adaptando nuestro modelo de negocio al mercado portugués.
2025: el lanzamiento de la Plataforma GIO 2 que coincide además con nuestro 25º aniversario.
GIO 2 con funcionalidades de inteligencia artificial y un asistente virtual, es el resultado de un exhaustivo análisis de las necesidades del mercado y de las mejores prácticas en otros países.
¿Hay algún proyecto, cliente o acuerdo que marcara un antes y un después para la empresa?
Sí, la implementación de una solución integral que incluía Cartería, Mensajería y posteriormente la gestión de las notificaciones (NEOS) para una gran compañía de telecomunicaciones, que nos llevó a robustecer sistemas y adaptar servicios en tiempo récord, convirtiéndose en un punto de inflexión para el siguiente nivel: ser un “Partner estratégico”.
Actualmente operamos en España, Portugal e Italia, y en nuestro país contamos en nuestra cartera de clientes que incluye compañías del IBEX 35, y multinacionales líderes en sectores como automoción, farmacéutico o gran consumo entre otros.
¿Cómo ha cambiado la percepción del mercado sobre The Mail Company desde sus inicios hasta hoy?
Hemos pasado de ser percibidos como una empresa de servicios, “una más”, a convertirnos en socios estratégicos en la transformación digital de la logística corporativa de las grandes organizaciones. Hoy somos reconocidos por nuestra capacidad tecnológica, enfoque consultor y capacidades de gestión.
¿Cuál ha sido el momento más complejo que ha vivido la compañía, y qué enseñanzas se extrajeron de él?
Sin duda, la pandemia. Con las oficinas cerradas, y los empleados en casa, pero con la necesidad de que el negocio no se interrumpiera, en especial en empresas esenciales como energéticas o telecos, supimos reaccionar rápido y potenciamos la digitalización de la documentación y su distribución electrónica, aceleramos todos los procesos logísticos, demostrando que podíamos seguir operando incluso, sin presencia física.
Aprendimos que la anticipación es clave, y la tecnología imprescindible.
¿Cómo ha evolucionado la propuesta de valor de The Mail Company desde sus inicios hasta hoy?
De ser un proveedor operativo hemos pasado a convertirnos en un “Partner estratégico”, ayudando a empresas a transformar y optimizar su logística corporativa, mediante un enfoque consultivo basado en datos, conocimiento de la industria y tecnología propia.
¿Cuál ha sido el mayor cambio en las necesidades de los clientes y cómo se ha adaptado The Mail Company?
En los últimos años hemos vivido dos grandes cambios que han cambiado por completo nuestra visión de negocio, la transformación digital y la descentralización del trabajo. Ahora ya no basta con ofrecer un buen servicio, las organizaciones demandan soluciones tecnológicas que integren IA, automatización y análisis de datos, así como replantear cómo circula la documentación y la información entre empleados, sedes, colaboradores, etc.
La combinación de ambos factores nos ha llevado a redefinir nuestra visión de negocio.
¿Qué papel ha jugado la tecnología en la transformación de The Mail Company?
La tecnología ha sido un pilar fundamental, nuestro factor diferencial. La Plataforma GIO y ahora su evolución GIO 2, nos ha permitido estar siempre a la vanguardia de nuestra actividad, pudiendo digitalizar, automatizar y estandarizar procesos complejos relacionados con Mensajería, Cartería y las NEOS, y ofrecer al mercado una solución integral de logística corporativa.
En definitiva, la tecnología siempre ha estado en nuestro ADN.
¿Cómo nació y evolucionó la Plataforma GIO? ¿Qué impacto ha tenido en la eficiencia del servicio y la experiencia del cliente?
GIO nació como respuesta a una necesidad clara: las organizaciones querían controlar mejor sus servicios de Mensajería y Cartería, pero no contaban con herramientas que les dieran visibilidad, trazabilidad ni control presupuestario. Al principio, era una solución interna para estructurar nuestros propios procesos, pero pronto vimos que podía convertirse en un valor diferencial.
Si bien en un principio era una solución interna para nuestros procesos, a lo largo del tiempo, GIO ha evolucionado para en una plataforma integral de logística corporativa que es capaz de controlar toda la lógica de negocio de un cliente, aplicar reglas, automatizar flujos, registrar cada movimiento, analizar métricas y proponer mejoras.
GIO permite estandarizar procesos, reducir errores, minimizar el uso de papel y optimizar recursos. Y para el cliente, significa tener control total, datos en tiempo real y la capacidad de tomar decisiones informadas.
¿Qué innovaciones actuales consideras que os posicionan como una empresa de referencia en soluciones logísticas para la oficina híbrida?
GIO ha sido diseñado para operar de forma 100% digital y adaptarse a entornos descentralizados para que el usuario puede recibir, gestionar y redistribuir información y documentación sin importar dónde se encuentre: en la oficina, en casa o en otro centro de trabajo, todo con trazabilidad y seguridad.
Se pueden realizar envíos físicos o digitales en un solo click, “comunicarse” con la Administración Pública y con las Taquillas Inteligentes, entregar o recoger 24/7.
Desde vuestra experiencia, ¿cómo ha cambiado la logística corporativa interna de las grandes corporaciones en los últimos 25 años y cómo ha contribuido The Mail Company a ese cambio?
El cambio ha sido paulatino, pero radical. De gestionar formatos 100% físicos donde la oficina era el centro neurálgico operativo, hemos pasado a múltiples canales y formatos, la descentralización del trabajo o un perfil del usuario más digital, por lo que actualmente las organizaciones necesitan soluciones híbridas, sostenibles, con trazabilidad y control en tiempo real.
En ese contexto, The Mail Company ha sido un actor clave, ya que fuimos pioneros en introducir tecnología en servicios tradicionalmente manuales, desarrollamos las primeras soluciones de “Digital Mailroom” en España, lanzamos al mercado una solución de mensajería hibrida y recientemente hemos incluido inteligencia artificial y un asistente virtual en GIO 2.
Nuestra evolución acompaña la de nuestros clientes: de lo manual a lo digital, de lo local a lo híbrido, de lo operativo a lo estratégico.
¿Qué valores han guiado a The Mail Company desde sus inicios y cómo se reflejan en el día a día?
Desde sus inicios, The Mail Company se ha guiado por tres valores clave: innovación, orientación al cliente y compromiso. Estos no son solo principios escritos en un manual, sino que están profundamente integrados en nuestra forma de trabajar.
La innovación se refleja en cada solución que desarrollamos.
La orientación al cliente es total.
Y el compromiso lo vemos en nuestra implicación diaria. Sabemos que manejamos procesos críticos, y actuamos con la responsabilidad que eso implica.
Estos valores han sido la base de nuestras decisiones estratégicas y del diseño de nuestras soluciones
¿Qué papel ha jugado el equipo humano en el éxito de la compañía?
El equipo humano ha sido, sin duda, el factor más determinante en el éxito de The Mail Company. La tecnología, la estrategia y los procesos son fundamentales, pero sin las personas adecuadas detrás, nada de eso tendría impacto real. Nuestro equipo ha sabido adaptarse a los cambios del mercado, aprender continuamente y, sobre todo, poner al cliente en el centro de todo.
¿Dónde ves a The Mail Company dentro de cinco o diez años? Y ¿Qué tendencias crees que marcarán el futuro de la logística corporativa y cómo planeáis anticiparos a ellas?
Nos vemos como un referente tecnológico, si bien debemos tener en cuenta que el impacto de la inteligencia artificial no solo en nuestro sector, es todavía impredecible. Sabemos que lo cambiará todo: desde cómo se toman decisiones hasta cómo se gestionan los flujos de trabajo, los datos y la relación con el cliente. Lo importante es estar preparados para adaptarse y evolucionar.
En ese sentido, en The Mail Company ya estamos integrando en GIO 2 capacidades de análisis predictivo, automatización inteligente y mejora continua basada en IA. En el futuro no se tratará solo de enviar o recibir información y documentación, sino de gestionar el dato desde el origen hasta su uso final, con la máxima eficiencia y seguridad.
¿Qué nuevos retos os motivan hoy?
Sin duda seguir liderando la transformación digital de la logística corporativa integrando inteligencia artificial en nuestros procesos y en nuestra plataforma GIO para que no solo gestione, sino que anticipe, recomiende y optimice automáticamente.
Otro gran reto es ayudar a las organizaciones a adaptarse al modelo de oficina híbrida. Esto implica ofrecer soluciones más flexibles, descentralizadas y 100% trazables, que funcionen igual de bien si el destinatario está en la sede central o trabajando desde casa.
Y por supuesto, seguimos comprometidos con la sostenibilidad. En resumen, lo que nos mueve es seguir siendo útiles, relevantes y adelantarnos a las necesidades de los clientes, porque si ellos cambian, nosotros también debemos evolucionar.
