EL CAMINO HACIA UN SERVICIO DE MENSAJERÍA EMPRESARIAL EFICAZ

Lograr que un servicio de mensajería sea eficiente puede significar un ahorro significativo de dinero y recursos para la organización, además de una comunicación efectiva y de calidad. Y ello sólo es posible conseguirlo mediante una plataforma tecnológica diseñada para que el empleado gestione de manera rápida, segura y económica sus servicios de mensajería, al tiempo que la organización obtiene información relevante para medir y optimizar el servicio.

 

El servicio de mensajería en las organizaciones

 

La realidad es que pese a que nos encontramos en la era de la información y el big data, cuando hablamos con las organizaciones sobre su servicio de mensajería, constatamos que estás no ven la mensajería corporativa como algo vital para su negocio. Debido a ésto, no le asignan los recursos suficientes para tener un servicio de calidad, y al contrario los Departamentos de Compras y de Servicios Generales buscan el menor costo posible a la hora de elegir un proveedor.

 

El desafío de la falta de información

 

Esta realidad es el motivo de que en muchas compañías, la mensajería corporativa se siga realizando de manera arcaica en lugar de utilizar los avances tecnológicos disponibles. La manera habitual de proceder cuando una persona quiere realizar un envío, es solicitar el servicio al departamento de cartería o directamente a la empresa de mensajería, mediante email o teléfono.

 

En empresas que  utilizan esta operativa “manual” el usuario carece de información para comparar cual es la modalidad de envío que mejor se adapta a sus necesidades, por lo que es probable que esa expedición se realice a través de un método de envío más caro o urgente del que se requería.

 

Como mencionamos en el párrafo anterior, es la falta de información el principal escollo que nos encontramos cuando vamos a proponer una solución de mensajería a un cliente; en este sentido es habitual que nos digan: “Tengo un proveedor para servicios internacionales, otro para nacionales y otro para locales, pero no me pidas el dato de consumo de cada uno, porque lo desconozco”.

 

Es esta falta de conocimiento la que impide visibilizar los costes del servicio, por lo que al carecer de una visión analítica la única vía que tienen para reducir el coste de su servicio es “apretar” a sus proveedores.

 

La solución tecnológica de The Mail Company

 

The Mail Company para evitar ese escenario de desinformación aporta a las compañías tecnología avanzada para la gestión del servicio de mensajería. De manera que  cuando un usuario accede a nuestra Plataforma GIO, puede ver y elegir distintas variables para el envío como: la recogida, la entrega, el peso, la hora de solicitud, qué modalidades tiene de transporte y qué precio.

 

En cuanto el usuario tiene el control de los diferentes parámetros de un envío, los costes bajan automáticamente. Nuestra experiencia nos ha demostrado que solo con implantar la Plataforma GIO y haciéndola extensible a todos los usuarios, y con el simple hecho de estar monitorizando todos los envíos, conseguimos ahorros entre el 10% y el 15%.

 

Empoderando a los usuarios con GIO

 

A esto tenemos que añadir que como con GIO el usuario tiene poder de elección, está en su mano valorar el servicio más adecuado para su envío, tanto por urgencia como por relevancia del mismo. De esta forma se consigue una mayor adecuación de los costes del servicio y una reducción de los mismos a corto , medio y largo plazo.

Al mismo tiempo, los usuarios a través de la plataforma tienen la facultad de hacer un seguimiento para conocer en qué estado se encuentra su envío y una trazabilidad completa del transporte end to end.

 

Perfiles de usuario para optimizar costes

 

Una de las características más valiosas que aporta nuestro software es que permite configurar diferentes ítems para optimizar el coste de los envíos, a través de los perfiles de usuario, característica que se ha implantado en numerosos clientes de forma exitosa.

Esto permite asignar diferentes tipos de envío a determinados roles dentro de la organización. Se trata de una configuración realizada ad hoc y con la que  podremos establecer por ejemplo:

 

• Usuarios que pueden pedir todo tipo de envíos.
• Usuarios que solo pueden pedir servicios económicos.
• Usuarios intermedios donde implantamos un workflow de aprobación, pueden pedir un servicio 10 horas o un servicio especial pero requieren la autorización de un responsable.
• Asignar presupuestos por departamento o usuario.

 

 

Flexibilidad en la gestión operativa para adaptarse al negocio

 

La plataforma GIO también ofrece grandes ventajas a nivel operativo. The Mail Company al actuar como un broker puede gestionar la mensajería de los distintos proveedores de manera más flexible y unificada, solucionando rápidamente problemas o incidencias sin la necesidad de cambiar de proveedor.

 

Cuando se tiene un servicio de mensajería basado en acuerdos con diferentes empresas de mensajería, si tienes problemas con una delegación o una área geográfica concreta, tienes que abrir un acuerdo con otro proveedor para solventar ese problema. A través de GIO un incidente de este tipo se soluciona de manera sencilla y rápida, canalizando los envíos a través de otra empresa de mensajería. Esto permite poder adaptarse a las necesidades cambiantes del negocio en cada momento.

 

Centralización de proveedores y datos

 

Esta capacidad de aglutinar proveedores, además evita tener diferentes interlocutores, varias facturas y distintos formatos de información. Con lo que una vez implementada nuestra solución tecnológica, tienes toda la información unificada en un único lugar, en el que puedes acceder de manera inmediata al consumo de toda la organización, por centro, por departamento o por usuario. Tener esta capacidad de análisis es clave para poder optimizar el servicio.

 

Mensajería digital con validez legal

 

La tecnología nos permite desarrollar la mensajería digital con plena validez legal, desde el envío de correos a la firma de contratos. Un buen ejemplo de ello sería el siguiente:

Se quiere enviar un contrato para su firma a una isla. Si se realiza a través de   GIO y se hace en formato físico, es probable que se elija una modalidad de servicio más urgente y por lo tanto más cara. Además, se tiene que imprimir el contrato e introducirlo en una bolsa courier, asumiendo el riesgo de  retrasos, pérdidas y demás incidencias, que luego habrá que solventar.

 

Si esto se hace de manera digital, se evita la necesidad de imprimir y además es instantáneo, se puede acreditar el envío del contrato y si se contesta al momento, se tiene ya firmado. Es decir, el método digital además de ser más sostenible medioambientalmente, es mucho más rápido, seguro y económico.

 

Descubre la eficiencia de tu servicio de mensajería con The Mail Company

 

Descubre si la logística documental de tu compañía es realmente eficiente con The Mail Company. Nuestros service managers te ayudarán a evaluar la eficiencia de tu servicio de mensajería. Perfecciona tus comunicaciones internas y externas, y mejora la colaboración entre equipos y sedes.

 

En el contexto actual de la transformación digital de las empresas, llevar la logística documental al siguiente nivel es ya una obligación y en The Mail Company podemos ayudarte.

 

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