PLATAFORMA GIO
GIO es una plataforma tecnológica modular y escalable que integra toda la logística documental de las organizaciones: envíos de mensajería (física y digital), cartería (multicanal) y notificaciones (físicas y digitales).
Cómo negociar un servicio cuando no tienes datos
Compras ya no puede negociar solo sobre precio
Negociar con proveedores forma parte del día a día de cualquier departamento de Compras. Revisar tarifas, comparar ofertas, analizar condiciones o buscar alternativas son tareas habituales.
Pero existe una pregunta previa que no siempre resulta fácil responder:
¿Sabemos realmente qué estamos comprando y cómo lo estamos utilizando?
Pensemos en un servicio aparentemente sencillo como la logística corporativa; enviar y recibir «cosas».
¿Cuántos envíos realiza cada departamento? ¿Cuántos son realmente urgentes? ¿Qué servicios concentran más gasto? ¿Qué proveedores ofrecen mejores resultados? ¿Existen diferencias importantes entre centros de trabajo? ¿Hay usuarios que utilizan servicios de mayor coste cuando existen alternativas?
Sin estos datos, Compras puede negociar tarifas.
Pero difícilmente podrá optimizar el servicio.
El precio no siempre explica el coste
Uno de los errores habituales consiste en identificar ahorro con conseguir una tarifa más baja.
Un proveedor puede reducir un determinado porcentaje sus precios y, aun así, el coste global del servicio puede seguir siendo ineficiente.
¿Por qué?
Porque detrás del precio existen decisiones de consumo.
Una urgencia innecesaria, un proveedor incorrectamente asignado, procesos duplicados o determinados hábitos de los usuarios pueden generar costes que pasan inadvertidos en una negociación tradicional.
Por eso, antes de sentarse a negociar, Compras necesita entender qué está ocurriendo.
De negociar tarifas a negociar con información
Los datos cambian completamente la conversación con un proveedor.
Permiten identificar patrones de consumo, comparar alternativas y detectar dónde existe realmente margen de mejora.
En un servicio de logística corporativa que incluye mensajería, envíos digitales certificados, valijas, gestiones, franqueo, el reparto interno del Edificio, correo internos entre sedes………sin olvidad la gestión de las notificaciones oficiales de las AA.PP., por ejemplo, disponer de información estructurada permite analizar:
- gasto por departamento o centro de coste
- número y tipología de los servicios solicitados
- utilización de servicios urgentes
- comportamiento de diferentes proveedores
- incidencias y niveles de calidad
- evolución del presupuesto
De repente, la pregunta deja de ser:
“¿Puedes bajarme un 5% la tarifa?”
Y pasa a ser:
“¿Cómo podemos reducir el coste total del servicio?”
Es un cambio pequeño en apariencia, pero enorme desde el punto de vista estratégico.
Comprar mejor también significa consumir mejor
Aquí aparece una oportunidad especialmente interesante para los departamentos de Compras.
El ahorro no tiene por qué proceder exclusivamente de la negociación con el proveedor. También puede obtenerse modificando la forma en la que la organización consume el servicio.
Por ejemplo, estableciendo reglas de negocio que orienten automáticamente al usuario hacia la alternativa más adecuada según precio, urgencia, destino o características del envío.
O identificando áreas que presentan comportamientos anómalos antes de que provoquen una desviación presupuestaria.
El objetivo no es limitar al usuario. Es ayudarle a tomar una decisión más eficiente.
Los datos convierten a Compras en un área estratégica
Cuando Compras dispone de información fiable deja de trabajar únicamente sobre tarifas y empieza a intervenir sobre el diseño del servicio.
Puede anticipar desviaciones, detectar oportunidades de ahorro, comparar proveedores con criterios objetivos y justificar sus decisiones ante Dirección.
Y, sobre todo, puede demostrar el ahorro conseguido.
Esta evolución encaja con una tendencia más amplia: pasar de gestionar proveedores a gestionar servicios corporativos basados en datos.
En The Mail Company entendemos la Logística Corporativa desde esta perspectiva. Antes de transformar un servicio es necesario analizar cómo funciona, cómo se consume, dónde están las ineficiencias y qué oportunidades de mejora existen.
Consultoría, tecnología y gestión continua permiten convertir esa información en decisiones y esas decisiones en eficiencia.
Antes de tu próxima negociación, hazte cinco preguntas
¿Sé exactamente cuánto consumimos?
¿Sé quién consume qué?
¿Conozco dónde se producen las principales desviaciones?
¿Puedo comparar coste y calidad entre proveedores?
¿Puedo demostrar con datos dónde existe una oportunidad de ahorro?
Si alguna respuesta es “no”, quizá todavía no sea el momento de negociar el precio.
Primero hay que entender el servicio. Después, optimizarlo. Y entonces sí: negociar.
Este contenido tiene carácter divulgativo, desde la perspectiva de un proveedor de servicios y pone en valor la importancia de la «función de compras» en las empresas.
