PLATAFORMA GIO
GIO es una plataforma tecnológica modular y escalable que integra toda la logística documental de las organizaciones: envíos de mensajería (física y digital), cartería (multicanal) y notificaciones (físicas y digitales).
El panorama actual revela que aquellas organizaciones que todavía administran los servicios de mensajería de manera “convencional” carecen de un control total sobre sus gastos. Esta incapacidad que manifiestan las empresas en la gestión de la mensajería, se debe a la falta de herramientas con capacidad de ofrecer visibilidad de los procesos de la logística documental. En este artículo, explicaremos cómo es posible cambiar esta situación y empoderar a las empresas para optimizar los recursos que se destinan a los servicios de mensajería.
El problema del control de gastos en la mensajería convencional
Las compañías con proyectos convencionales del servicio de mensajería, se encuentran en una posición desfavorable en lo que refiere al manejo de los gastos.
Esto se debe a varias razones:
Falta de visibilidad en tiempo real
Las organizaciones no tienen acceso a información detallada sobre quién está realizando solicitudes de mensajería, por qué se están realizando y cómo afectan al presupuesto. Esta falta de visibilidad dificulta la toma de decisiones informadas.
Sin opciones para el servicio
En la mayoría de los casos, los usuarios simplemente pueden solicitar un servicio de mensajería sin opciones para ajustar la urgencia, el costo o la forma de entrega. Por ejemplo, esto lleva a un gasto innecesario en servicios urgentes.
Escasa planificación
La falta de información y control lleva a una planificación deficiente de los servicios de mensajería. Los usuarios a menudo gastan más de lo necesario debido a la “urgencia” o la falta de comunicación interna.
Desafíos que enfrentan las empresas con los servicios de mensajería
Desafío 1: Falta de transparencia en los costos
Uno de los desafíos clave es la falta de transparencia en los costos de los servicios de mensajería. Las empresas generalmente cuentan con tarifas base, pero a menudo también se enfrentan a gastos adicionales que no pueden controlar. Esto se debe a la falta de información minuciosa sobre los gastos y a la complejidad de los detalles de las facturas con numerosas líneas que resultan de difícil comprensión. Los clientes se ven obligados a confiar en sus proveedores de mensajería sin un entendimiento claro de cómo se están generando los cargos y costos.
Desafío 2: Incontrolabilidad en empresas con gran volumen
La magnitud de este problema se agrava en empresas con un gran volumen de servicios de mensajería. En este tipo de organizaciones, es más difícil identificar qué áreas o departamentos están generando la mayor parte de los gastos. La falta de control impide tomar medidas efectivas para optimizar los recursos y reducir los costos.
Desafío 3: Dificultad para asignar presupuestos por áreas
Otro desafío importante es la asignación de presupuestos por áreas o departamentos. Sin información detallada sobre los gastos, las empresas se ven obligadas a distribuir el presupuesto de mensajería de manera “arbitraria”, lo que dificulta una gestión eficiente de los recursos y la toma de decisiones.
Desafío 4: Falta de control sobre la calidad del servicio
También se debe destacar que la falta de control sobre los proveedores de mensajería puede llevar a problemas de calidad en la prestación del servicio. Las empresas confían en sus proveedores pero a menudo no tienen la capacidad de evaluar ni de corregir los problemas que puedan surgir en la entrega de documentación o paquetes. Esto puede tener un impacto negativo en la satisfacción del cliente y en la reputación de la empresa.
Desafío 5: Problemas con franquicias y servicios locales
En el mundo de la mensajería, muchas empresas operan a través de franquicias locales. Es posible que esto genere problemas adicionales, ya que cada franquiciado puede implementar sus propios sistemas de gestión, lo que puede afectar negativamente la calidad del servicio. Los clientes se enfrentan a situaciones en las que ciertas franquicias pueden no cumplir con los estándares de servicio esperados, lo que se traduce en quejas y problemas de satisfacción del cliente.
Desafío 6: Carencia de información geolocalizada
Además es necesario tener en cuenta la importancia de la información geolocalizada para evaluar la eficiencia de los servicios de mensajería. En muchas empresas, los responsables de Servicios Generales o Facility Services, no tienen la capacidad de estar al tanto de las incidencias en las diferentes zonas. La falta de información geolocalizada dificulta la identificación de áreas problemáticas y la toma de decisiones basadas en datos concretos.
La solución: tecnología y gestión
Para abordar este problema y permitir que las empresas puedan controlar los gastos de la mensajería, se requiere una solución basada en la tecnología y orientada a la eficiencia, como la que hemos desarrollado en The Mail Company. Estos son algunos de los puntos clave para lograr la optimización de los servicios de mensajería:
1.- Plataforma de logística documental con capacidad de elección.
Implementar una plataforma como GIO, que cuente con un módulo de mensajería que ofrezca a los usuarios opciones claras y detalladas para sus envíos. Esto incluye la posibilidad de seleccionar niveles de urgencia, seguro y otras características personalizables.
2.- Registro de solicitudes y usuarios
Registrar cada solicitud de servicio de mensajería y asignarla a un usuario específico. Esto permite un seguimiento detallado de quién está realizando solicitudes y con qué frecuencia, lo que proporciona información esencial para el control de gastos.
3.- Establecimiento de límites y alertas
Permitir a los clientes establecer límites de gasto por departamento o área de negocio y configurar alertas automáticas cuando se acerquen a estos límites. Esto ayuda a mantener el control sobre el presupuesto y a prevenir gastos excesivos.
4.- Servicios especiales y formación de usuarios
Ofrecer una atención especial para servicios especiales para envíos que requieran atención adicional, como servicios que requieran de trámites o gestiones avanzadas o con contenido valioso. Además, proporcionar formación a los usuarios para que utilicen el servicio de mensajería de manera eficiente y económica.
5.- Análisis y retroalimentación proactiva
Utilizar los datos recopilados para analizar patrones de gasto y proporcionar un feedback proactivo a los clientes. Esto puede incluir sugerencias para optimizar el gasto y reducir costos innecesarios.
Beneficios del control pleno de gastos en servicios de mensajería
Cuando la empresa y los usuarios tienen un control total de los gastos, se logran una serie de beneficios como son:
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Reducción de costos.
Al tomar decisiones más informadas y planificar con antelación, las empresas pueden reducir significativamente el gasto del servicio de mensajería.
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Mayor eficiencia.
La capacidad de ajustar la urgencia y otros parámetros permite una gestión más eficiente de los envíos y una asignación de recursos más efectiva.
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Transparencia y visibilidad.
Los clientes obtienen una visión clara y en tiempo real de sus gastos, lo que mejora la toma de decisiones y la transparencia interna.
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Control de calidad.
Al comprender quién realiza solicitudes y por qué, las empresas mejoran la calidad de los servicios de mensajería y la satisfacción de los usuarios.
La importancia de la tecnología y del análisis
Para abordar estos desafíos, desde The Mail Company recomendamos que las empresas inviertan en tecnología que les brinde visibilidad sobre sus gastos de mensajería. Plataformas como GIO tienen la capacidad de proporcionar información detallada sobre costos, seguimiento de entregas y calidad del servicio. Esto permite a las empresas tomar decisiones informadas, asignar presupuestos de manera más eficiente.
En The Mail Company con todo el know how adquirido durante las últimas dos décadas, hemos desarrollado estrategias efectivas y enfoques innovadores para gestionar eficazmente los costos de logística documental, aplicables en diversas industrias, como son:
Control Orgánico a Través del Software
La instalación de un software como la Plataforma GIO es la base para un control del gasto. El software registra cada solicitud de servicio, cuándo se hizo y quién la realizó. Esto proporciona información valiosa que se puede utilizar para analizar y optimizar el gasto.
Un ejemplo concreto es el seguimiento de cuántos envíos urgentes se solicitan. Si un usuario solicita principalmente envíos urgentes, la empresa puede abordar este patrón de gasto específico.
Eficiencia como Prioridad
La importancia de la eficiencia en la gestión del servicio, The Mail Company se compromete a mejorar continuamente la calidad del servicio, incluso si esto significa reducir los costos para el cliente. Nuestra perspectiva de negocio es que a pesar de reducir la facturación, una gestión más eficiente nos repercute en una retención de clientes muy alta. Esta situación nunca se dará si eres una empresa de mensajería, y no eres una empresa de gestión de servicios de mensajería como nosotros.
Control de Servicios por Usuario
Una de las soluciones propuestas es limitar los servicios disponibles para ciertos usuarios. Esto se puede hacer estableciendo roles dentro de la organización o perfiles de solicitud que excluyan servicios costosos o que para proceder a este tipo de envíos especiales se requiera de la aprobación de un gerente. Esta medida no solo controla el gasto, sino que también garantiza que los servicios se utilicen de manera responsable.
Límites Presupuestarios y Alertas
Para clientes preocupados por el presupuesto total, la empresa puede establecer límites presupuestarios por centro o área y enviar alertas cuando se alcancen ciertas cantidades. Esto evita sorpresas desagradables y asegura que el cliente mantenga un control férreo de su gasto.
Análisis de Información y Toma de Decisiones
Una solución completa proporciona información detallada y la facultad de tomar decisiones basadas en los patrones de gasto. Se pueden identificar rápidamente a los usuarios o áreas que generan un mayor gasto y abordar sus hábitos de consumo, si no son correctos.
Informe Mensual de Gestión
Finalmente, se destaca la importancia de presentar informes mensuales de gestión a los clientes. Estos informes proporcionados por los service manager de The Mail Company ofrecen una visión completa del gasto, las incidencias y otras métricas clave. Esto permite a los clientes mantenerse informados y tomar las decisiones de su gasto en base a datos y números.
El Futuro de la Gestión de Servicios de Mensajería
Muchas empresas siguen considerando a los servicios de logística documental como auxiliares y, desde esa perspectiva no están dispuestas a invertir en innovación en este área. Esto se refleja perfectamente en los métodos simplistas a los que siguen recurriendo muchas compañías para controlar los gastos de los servicios de mensajería y cartería.
Como muestra de esta praxis es cuando se espera hasta el final del año, o a que acabe el contrato para solicitar un presupuesto más bajo por los mismos servicios. Otra de las prácticas reductivas es el uso de subastas inversas, en las que las empresas prestadoras de estos servicios de mensajería y cartería compiten para ofrecer el menor de los precios.
Desde The Mail Company estamos trabajando para cambiar esta mentalidad y mostrar a las empresas que la gestión de servicios de mensajería puede hacerse de manera más eficiente y digitalizada, reduciendo costes sin perder calidad, y lograr con ello hacerlos más rentables.
Un buen ejemplo de ello es uno de nuestros clientes, uno de los bancos online mejor valorados en España , a quien le implantamos la plataforma GIO, y aunque durante la licitación en términos de precio por unidad éramos más altos que las empresas de mensajería, ganamos la licitación. Una vez implantada nuestra plataforma para la gestión de logística documental corroboramos que en términos absolutos éramos la oferta más eficiente y rentable para nuestro cliente.
Las oportunidades que se vislumbran en el futuro de la logística documental son prometedoras, algunas de las transformaciones que creemos que se darán son:
Superando las reticencias a la firma electrónica
Consideramos que la mensajería física se racionalizará a medida que los usuarios adopten prácticas más eficientes y se superen las reticencias en torno a la firma electrónica debido a la falta de comprensión legal y de seguridad. La rúbrica digital ofrece la misma validez legal que los métodos tradicionales. La educación sobre este tema es esencial para superar estas reticencias.
La mejora de la User Experience
Imaginamos un futuro en el que los usuarios tengan acceso a asistentes virtuales que los guíen en la elección de servicios de mensajería y brindar una experiencia de usuario más completa. Estos asistentes podrían ofrecer recomendaciones basadas en las necesidades específicas del usuario y la naturaleza del envío.Y mejorar la eficiencia al simplificar el proceso de envío y por ejemplo garantizar que se cumplan las regulaciones aduaneras.
Métricas y Dashboards
También creemos que se desarrollarán herramientas que ofrezcan KPIs y métricas sobre la gestión del servicio de mensajería, más sofisticadas y visuales. Estas herramientas permitirían a las empresas y a los service managers supervisar sus procesos de envío de manera más completa y con una perspectiva 360, lo que podría llevar a una mayor eficiencia y menores errores.
En The Mail Company nos encantaría ser tu partner en la búsqueda de la eficiencia de tu logística documental.
