PLATAFORMA GIO
GIO es una plataforma tecnológica modular y escalable que integra toda la logística documental de las organizaciones: envíos de mensajería (física y digital), cartería (multicanal) y notificaciones (físicas y digitales).
En la era digital, las organizaciones se enfrentan al reto de gestionar un creciente volumen de notificaciones, tanto en formato electrónico de las Administraciones Públicas como de cualquier emisor en papel.
La convivencia de ambos canales puede generar ineficiencias, riesgos legales y pérdida de información crítica si no se gestiona de forma adecuada. Por eso, una solución centralizada, como GIO NEOS, se convierte en un aliado estratégico para garantizar seguridad jurídica, trazabilidad y eficiencia operativa en la gestión de las notificaciones.
Dos canales, un solo reto: centralización de las notificaciones
Las notificaciones electrónicas emitidas por las Administraciones Públicas, en cumplimiento de la Ley 39/2015, exigen que las empresas estén permanentemente atentas a múltiples sedes electrónicas, descargando, clasificando y distribuyendo las comunicaciones en tiempo y forma. Por otro lado, las notificaciones en papel, aunque en retroceso, siguen siendo frecuentes en ciertos organismos, situaciones específicas o determinaros emisores.
La gestión separada de estos dos mundos implica duplicidad de esfuerzos, falta de control y riesgo de errores. La clave está en centralizar ambos formatos en una única plataforma, desde donde los usuarios puedan acceder de forma segura, ágil y trazable a todas las notificaciones que afectan a su área o función.
La gestión de notificaciones, tanto electrónicas como en papel, se ha convertido en un reto crítico para las organizaciones.
Hoy te contamos cómo funciona esta gestión integral, centrada en las tres fases esenciales: rastreo automatizado, clasificación inteligente y trazabilidad con alertas.
Rastreo automatizado de notificaciones con RPA y software asistido
El primer paso para una gestión efectiva de notificaciones es saber que han llegado. Aquí entra en juego la tecnología de GIO NEOS, que utiliza una combinación de RPA (automatización robótica de procesos) y software asistido para monitorizar en tiempo real más de 9.000 sedes electrónicas de las administraciones públicas.
Este rastreo identifica nuevas notificaciones sin intervención humana y con total regularidad. En aquellos casos donde la sede no permite automatización completa, un equipo especializado de The Mail Company interviene con un software asistido, garantizando así una cobertura total.
¿Resultado? Ninguna notificación pasa desapercibida. Se eliminan los riesgos de multas por desconocimiento o retrasos.
Descarga de notificaciones y clasificación inteligente
Detectada la notificación, comienza el segundo proceso: la descarga segura, su clasificación y distribución digital. GIO NEOS no solo baja el contenido de forma automatizada y cifrada, sino que también aplica reglas de negocio personalizadas para:
- Clasificar la notificación según el tipo de trámite o emisor.
- Identificar al área responsable dentro de la organización.
- Asignarla directamente al usuario correspondiente en su entorno digital.
Además, en el caso de notificaciones en papel, éstas se digitalizan y siguen el mismo flujo. De esta forma, todos los documentos, independientemente de su canal de origen, se tratan con los mismos criterios y garantías.
Trazabilidad completa con alertas proactivas
El tercer y más crítico paso es garantizar que la notificación no solo llegue, sino que sea gestionada a tiempo. Para ello, GIO NEOS incorpora un sistema de alertas y trazabilidad que informa de:
- La recepción de cada notificación.
- Su estado de lectura y gestión.
- Los plazos críticos o «deadlines» asociados (por ejemplo, días para responder una multa o requerimiento).
- La falta de acción, para escalar automáticamente el aviso si no se ha tomado una medida en el plazo previsto.
Este nivel de control permite detectar errores antes de que ocurran, identificar bloqueos en la cadena de gestión, y garantizar cumplimiento normativo sin depender de la memoria o buena voluntad de los usuarios.
Todo en un solo portal, accesible y seguro
GIO NEOS integra estas tres fases (más la subida de escritos) en una única plataforma corporativa y personalizada para cada cliente, siendo accesible para todos los usuarios autorizados. Esto significa qué desde cualquier lugar, en cualquier momento, el usuario puede:
- Consultar las notificaciones pendientes.
- Acceder a sus documentos asignados.
- Revisar trazabilidad y plazos.
- Gestionar sus responsabilidades de forma segura y organizada.
En un entorno donde una notificación mal gestionada puede costar miles de euros o afectar seriamente a la reputación de una empresa, centralizar y automatizar el proceso de gestión es una necesidad, no un lujo.
Gracias a GIO NEOS, rastreo, clasificación y trazabilidad trabajan en conjunto para que nunca más una notificación se pierda en el caos.
