PLATAFORMA GIO
GIO es una plataforma tecnológica modular y escalable que integra toda la logística documental de las organizaciones: envíos de mensajería (física y digital), cartería (multicanal) y notificaciones (físicas y digitales).
Cómo generar ahorro real en tu empresa a través de una logística interna inteligente
En un contexto económico donde cada decisión cuenta, las empresas buscan constantemente nuevas formas de optimizar recursos, mejorar procesos y, sobre todo, generar ahorro. Sin embargo, hay áreas que, a pesar de su potencial y quizás porque tienen presupuestos considerablemente inferiores en comparación con otros servicios, no terminan de acometerse. Una de ellas es la logística documental:
¿Sabías que digitalizar y automatizar la gestión de documentación física puede traducirse en un ahorro directo de hasta un 30% en costes operativos? Te contamos cómo.
El problema: procesos manuales, costes ocultos (donde encontrar el ahorro)
Muchas organizaciones todavía gestionan la entrada de documentación (también de paquetería tanto profesional como personal) con procesos manuales: registro en papel, distribución interna física por rondas, escasa trazabilidad, y una gran dependencia de recursos humanos en los que reside el conocimiento. Todo esto genera un coste alto que a menudo no se percibe a simple vista.
Además, estos sistemas tradicionales no están alineados con los nuevos modelos de trabajo, aumentan los riesgos de pérdida de información y reducen la capacidad de reacción ante incidencias, son en definitiva servicios poco tecnificados, pero altamente críticos, ya que por ejemplo no recibir una documentación oficial en tiempo y forma, puede derivar sanciones económicas.
La solución: una logística interna inteligente
En The Mail Company hemos desarrollado un modelo de gestión con una metodología que se apoya en un software de última generación, que incluye un Asistente Virtual e Inteligencia Artificial, diseñado para transformar digitalmente estos procesos y ofrecer una gestión más eficiente, controlada, con cumplimento normativo, sostenible, y sobre todo, más económica=ahorro.
Gracias a la automatización de todos los procesos relacionados con los flujos de entrada de documentos, su digitalización y la distribución interna electrónica, conseguimos:
- Reducir el tiempo de entrega
- Eliminar los errores humanos asociados a tareas repetitivas
- Evitar pérdidas de documentos
- Minimizar el uso de papel y espacio físico
- Mejorar la experiencia de usuario
- Y, sobre todo, generar ahorro económico directo e inmediato
Ahora ya no es relevante desde donde desarrolla su actividad profesional cada empleado, la documentación le llegara de forma inmediata y segura.
¿Y que pasa con la paquetería?
Porque la paquetería tanto profesional como personal que se recibe en las corporaciones y edificios de oficinas es también parte de la logística interna, hemos desarrollado nuestra propia solución de Taquillas Inteligentes Corporativas, integradas en el servicio de Cartería, lo que permite eliminar o reducir rondas de reparto, lo que también genera ahorro económico directo e inmediato.
¿Y la gestión de las notificaciones?
¿Te imaginas poder gestionar eficientemente y no perder una notificación (física o digital) de Hacienda, la Seguridad Social o cualquier Administración Pública?
Si se recibe una notificación física, se digitaliza, la IA incorpora los metadatos necesarios, la clasifica y la distribuye electrónicamente, avisando al destinatario que tiene una notificación a su disposición, sin distribución física, eliminamos rondas de reparto y por lo tanto conseguimos un ahorro.
Si es digital (NEOS), el software asistido y los RPAs, rastrean continuamente más de 9.000 sedes electrónicas y cuando detectan una nueva notificación, la descargan automáticamente, la clasifican e indexan según el contenido y reglas de negocio con inteligencia artificial, la distribuyen digitalmente al departamento correspondiente, y todo con trazabilidad completa y desde un portal único de acceso.
Ya no hace falta acceder a múltiples portales ni depender del correo electrónico para enterarse de una notificación crítica, ahora hay un único canal de entrada de las notificaciones a una organización.
Datos, control y decisiones basadas en realidad
Uno de los grandes valores añadidos de GIO Cartería Inteligente es su capacidad para registrar y analizar cada movimiento del servicio: volúmenes, costes, incidencias, tiempos de respuesta y desempeño de los recursos.
Esto permite tomar decisiones basadas en datos reales, no suposiciones. Por ejemplo, puedes identificar fácilmente qué departamentos están consumiendo más recursos de lo previsto, qué procesos podrían optimizarse con reglas de negocio más eficientes, horarios de servicio y plan de recursos.
En términos financieros, esta visibilidad se traduce en control presupuestario y medidas proactivas de ahorro.
Impacto global: eficiencia y sostenibilidad
Más allá del ahorro directo en tiempo y dinero, digitalizar la logística documental tiene un impacto transversal en toda la organización. Mejora la productividad, libera al personal de tareas administrativas de bajo valor y contribuye a los objetivos de sostenibilidad al reducir el uso de papel y transporte interno.
Además, la integración de tecnologías como la firma digital con acuse de recibo, los avisos automáticos y la trazabilidad completa, garantizan una gestión documental más segura, moderna y alineada con las exigencias actuales.
¿Es tu empresa una candidata al cambio?
Si en tu organización se siguen gestionando físicamente los documentos recibidos, distribuyéndolos manualmente entre departamentos o almacenando papel sin control, probablemente estés perdiendo más dinero del que imaginas.
Transformar la logística documental no es solo una cuestión de eficiencia operativa, es una decisión estratégica de ahorro a medio y largo plazo.
En The Mail Company te ayudamos a analizar tu situación actual y a diseñar una solución a medida. Porque cuando hablamos de ahorro, no hay mejor inversión que aquella que mejora tu operativa desde dentro.
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