COMO GARANTIR QUE O UTILIZADOR TEM CONTROLO TOTAL SOBRE AS DESPESAS NOS SERVIÇOS DE COURIER

O panorama atual revela que as empresas que ainda gerem os serviços de Courier de uma forma “convencional” não têm controlo total sobre as suas despesas. Esta incapacidade que as empresas manifestam na gestão de Courier deve-se à falta de ferramentas com capacidade de oferecer visibilidade aos processos de logística documental. Neste artigo, explicaremos como esta situação pode ser alterada e dar às empresas a possibilidade de otimizarem os recursos gastos em serviços de Courier.

 

O problema do controlo dos custos nos serviços de Courier convencional

 

As empresas com projetos convencionais do serviço de Courier encontram-se numa posição desfavorável no que diz respeito à gestão de custos.

Há várias razões para isso:

• Falta de visibilidade em tempo real

As empresas não têm acesso a informações pormenorizadas sobre quem faz os pedidos de serviço de Courier, por que razão são feitos e como afetam o orçamento. Esta falta de visibilidade dificulta a tomada de decisões fundamentadas.

• Sem opções de serviço

Na maioria dos casos, os utilizadores podem simplesmente solicitar um serviço de Courier sem opções para ajustar a urgência, o custo ou o método de entrega. Por exemplo, isto leva a despesas desnecessárias em serviços urgentes.

• Planeamento deficiente

A falta de informação e de controlo conduz a um planeamento deficiente dos serviços de Courier. Muitas vezes, os utilizadores gastam demasiado devido à “urgência” ou à falta de comunicação interna.

 

 

Desafios que as empresas enfrentam com os serviços de Courier

 

 

Desafio 1: Falta de transparência nos custos

Um dos principais desafios é a falta de transparência nos custos dos serviços de Courier. As empresas têm geralmente taxas de base, mas muitas vezes enfrentam também custos adicionais que não podem controlar. Tal deve-se à falta de informações pormenorizadas sobre as despesas e à complexidade dos pormenores das faturas, com numerosas rubricas difíceis de compreender. Os clientes são obrigados a confiar nos seus fornecedores de serviços de Courier sem compreenderem claramente como são gerados os encargos e os custos.

 

Desafio 2: Incontrolabilidade em empresas de grande volume

A magnitude deste problema é exacerbada nas empresas com um elevado volume de serviços de Courier. Neste tipo de empresas, é mais difícil identificar as áreas ou departamentos que geram a maior parte das despesas. A falta de controlo impede a adoção de medidas eficazes para otimizar os recursos e reduzir os custos.

 

Desafio 3: Dificuldade em alocar os orçamentos por área

Outro desafio importante é a afetação dos orçamentos por área ou departamento. Sem informações detalhadas sobre as despesas, as empresas são obrigadas a afetar o orçamento de Courier de forma “arbitrária”, o que dificulta a gestão eficiente dos recursos e a tomada de decisões.

 

Desafio 4: Falta de controlo sobre a qualidade do serviço

Note-se também que a falta de controlo sobre os prestadores de serviços de Courier pode levar a problemas de qualidade na prestação de serviços. As empresas confiam nos seus fornecedores, mas muitas vezes não têm a capacidade de avaliar e corrigir problemas que possam surgir na entrega de documentação ou encomendas. Este facto pode ter um impacto negativo na satisfação do cliente e na reputação da empresa.

 

Desafio 5: Problemas com as franquias e os serviços locais

No mundo dos transportes, muitas empresas operam através de franquias locais. Isto é suscetível de criar problemas adicionais, uma vez que cada franqueado pode implementar os seus próprios sistemas de gestão, o que pode afetar negativamente a qualidade do serviço. Os clientes enfrentam situações em que certas franquias podem não cumprir os padrões de serviço esperados, resultando em queixas e problemas de satisfação do cliente.

 

Desafio 5: Falta de informação geolocalizada

Além disso, é necessário ter em conta a importância da informação geo-localizada para avaliar a eficiência dos serviços de Courier. Em muitas empresas, os responsáveis pelos Serviços Gerais ou Facility Services não têm capacidade para estar a par das ocorrências nas diferentes áreas. A falta de informação geolocalizada dificulta a identificação de áreas problemáticas e a tomada de decisões baseadas em factos.

 

A solução: tecnologia e gestão

Para resolver este problema e permitir que as empresas controlem os custos de Courier, é necessária uma solução baseada na tecnologia e orientada para a eficiência, como a que desenvolvemos na The Mail Company. Estes são alguns dos pontos-chave para conseguir a otimização dos serviços de Courier:

 

1. Plataforma de logística documental com capacidade de escolha 

Implementar uma plataforma como a GIO, que possua um módulo de Courier que oferece aos utilizadores opções claras e detalhadas para os seus envios. Isto inclui a possibilidade de selecionar níveis de urgência, seguros e outras características personalizáveis.

 

2. Registo de pedidos e utilizadores

Registar cada pedido de Courier e atribua-o a um utilizador específico. Isto permite um acompanhamento detalhado de quem faz os pedidos e com que frequência, fornecendo informações essenciais para o controlo de custos.

 

3. Definição de limites e alertas

Permitir que os clientes definam limites de despesas por departamento ou área de negócio e configurar alertas automáticos quando se aproximam desses limites. Isto ajuda a manter o controlo sobre o orçamento e a evitar despesas excessivas.

 

4. Serviços especiais e formação de utilizadores

Oferecer atenção especial para serviços especiais de envio que exijam atenção adicional, como serviços que exijam processamento ou manuseamento avançado ou com conteúdo valioso. Além disso, fornecer formação aos utilizadores para que possam utilizar o serviço de Courier de forma eficiente e económica.

 

5. Análise e feedback proativo

Utilizar os dados recolhidos para analisar os padrões de consumo e fornecer feedback proativo aos clientes. Pode incluir sugestões para otimizar as despesas e reduzir os custos desnecessários.

 

 

Benefícios do controlo total dos custos nos serviços de Courier

Quando a empresa e os utilizadores têm um controlo total sobre as despesas, obtêm-se vários benefícios:

 

• Redução de custos

Ao tomar decisões mais fundamentadas e ao planear com antecedência, as empresas podem reduzir significativamente o custo dos serviços de Courier.

 

• Maior eficiência

A capacidade de ajustar a urgência e outros parâmetros permite uma gestão mais eficiente dos envios e uma afetação de recursos mais eficaz.

 

• Transparência e visibilidade

 Os clientes obtêm uma visão clara e em tempo real das suas despesas, o que melhora a tomada de decisões e a transparência interna.

 

• Controlo de qualidade

Ao compreender quem faz os pedidos e porquê, as empresas melhoram a qualidade dos serviços de estafeta e a satisfação dos utilizadores.

 

A importância da tecnologia e da análise

Para enfrentar estes desafios, a The Mail Company recomenda que as empresas invistam em tecnologia que dê visibilidade sobre os seus custos de envio. Plataformas como a GIO têm a capacidade de fornecer informações pormenorizadas sobre os custos, o acompanhamento das entregas e a qualidade do serviço. Isto permite às empresas tomarem decisões fundamentadas e afetar os orçamentos de forma mais eficiente.

 

Na The Mail Company, com todo o know-how adquirido ao longo das últimas duas décadas, desenvolvemos estratégias eficazes e abordagens inovadoras para gerir eficazmente os custos de logística documental, aplicáveis em vários sectores, tais como:

 

• Controlo orgânico através de software

A instalação de software como a Plataforma GIO é a base do controlo dos custos. O software regista cada pedido de serviço, quando foi feito e por quem. Isto fornece informações valiosas que podem ser utilizadas para analisar e otimizar as despesas.

 

Um exemplo concreto é o controlo do número de envios urgentes solicitados. Se um utilizador solicitar principalmente envios urgentes, a empresa pode abordar este padrão de despesa específico.

 

• Eficiência como prioridade

A importância da eficácia na gestão dos serviços, a The Mail Company compromete-se a melhorar continuamente a qualidade do serviço, mesmo que isso implique uma redução dos custos para o cliente. A nossa perspetiva comercial é que, apesar de uma menor rotatividade, uma gestão mais eficiente resulta numa retenção de clientes muito elevada. Esta situação nunca se verificará se for uma empresa de Courier e se não for uma empresa de gestão de serviços de Courier como nós.

 

• Controlo dos serviços pelo utilizador

Uma das soluções propostas consiste em limitar os serviços disponíveis a determinados utilizadores. Isto pode ser feito através da definição de funções dentro da empresa ou de perfis de pedidos que excluam serviços dispendiosos ou que exijam a aprovação da direção para essas entregas especiais. Esta medida não só controla as despesas, como também garante que os serviços sejam utilizados de forma responsável.

 

• Limites máximos orçamentais e alertas

Para os clientes preocupados com o orçamento global, a empresa pode definir limites orçamentais por sítio ou área e enviar alertas quando determinados montantes sejam atingidos. Desta forma, evita surpresas desagradáveis e garante ao cliente um controlo rigoroso das suas despesas.

 

• Análise da informação e tomada de decisões

Uma solução completa fornece informações pormenorizadas e o poder de tomar decisões com base nos padrões de despesa. Os utilizadores ou áreas que geram mais despesas podem ser rapidamente identificados e os seus hábitos de consumo, se não forem corretos, podem ser tratados.

 

• Relatório mensal de gestão

Por último, salienta-se a importância da apresentação de relatórios de gestão mensais aos clientes. Estes relatórios fornecidos pelos gestores de serviços da The Mail Company oferecem uma visão abrangente das despesas, incidentes e outras métricas importantes. Isto permite aos clientes manterem-se informados e tomarem as suas decisões de despesa com base em factos e números.

O futuro da gestão de serviços de estafeta

Muitas empresas continuam a considerar os serviços de logística documental como auxiliares e, nesta perspetiva, não estão dispostas a investir na inovação neste domínio. Isto reflete-se perfeitamente nos métodos simplistas que muitas empresas continuam a utilizar para controlar os custos dos serviços de correio e de Courier.

 

Um exemplo desta prática é quando espera até ao final do ano, ou até ao final do contrato, para pedir um orçamento mais baixo para os mesmos serviços. Outra prática redutora é a utilização de leilões reversos, em que as empresas prestadoras desses serviços de Courier e publicidade competem para oferecer o menor preço.

 

A The Mail Company está a trabalhar para mudar esta mentalidade e mostrar às empresas que a gestão dos serviços de Courier pode ser feita de uma forma mais eficiente e digitalizada, reduzindo os custos sem perder qualidade, tornando-os assim mais rentáveis.

 

Um bom exemplo disso é um dos nossos clientes, um dos bancos online mais bem cotados em Espanha, para o qual implementámos a plataforma GIO e, embora durante o concurso, em termos de preço unitário, tivéssemos ficado mais caros do que as empresas de Courier, ganhámos o concurso. Uma vez implementada a nossa plataforma de gestão de logística de documentos, verificámos que, em termos absolutos, éramos a oferta mais eficiente e rentável para o nosso cliente.

 

As oportunidades no horizonte para o futuro da logística documental são promissoras, e algumas das transformações que acreditamos que irão ocorrer são:

 

• Ultrapassar a relutância em relação à assinatura eletrónica

Acreditamos que o envio de Courier físico será simplificado à medida que os utilizadores adotarem práticas mais eficientes e que for ultrapassada a relutância em relação às assinatura eletrónicas devido à falta de conhecimentos jurídicos e de segurança. A assinatura digital oferece a mesma validade jurídica que os métodos tradicionais. A educação sobre esta questão é essencial para ultrapassar esta relutância.

 

• Melhorando a User Experience

Prevemos um futuro em que os utilizadores tenham acesso a assistentes virtuais que os orientem na escolha dos serviços de estafeta e proporcionem uma experiência de utilização mais completa. Estes assistentes podem fornecer recomendações com base nas necessidades específicas do utilizador e na natureza do envio, e melhorar a eficiência simplificando o processo de envio e, por exemplo, garantindo o cumprimento dos regulamentos aduaneiros.

 

• Métricas e Dashboards

Acreditamos também que serão desenvolvidas ferramentas para fornecer KPIs e métricas mais sofisticadas e visuais sobre a gestão do serviço de estafeta. Estas ferramentas permitiriam às empresas e aos gestores de serviços monitorizar os seus processos de expedição de forma mais abrangente e com uma perspetiva de 360 graus, o que poderia conduzir a uma maior eficiência e a menos erros.

 

A The Mail Company gostaria de ser o seu parceiro na procura de eficiência na sua logística de documentos.  Entre em contacto connosco e comecemos a trabalhar juntos para atingir os seus objectivos.