Vodafone Portugal implementa The Mail Company Mailroom

Vodafone Portugal va contractar la solució Mailroom 2.0 de The Mail Company, empresa espanyola especialitzada en consultoria i solucions de transformació digital i logística documental, amb l’objectiu d’aconseguir una eficiència més gran en els processos de gestió de fluxos d’entrada i sortida de documents i comandes. Amb la contractació d’aquesta solució, va adquirir tant els serveis de Mailroom com la plataforma tecnològica GIO a les seves instal·lacions gestionades per PreZero Portugal, administrador de serveis auxiliars de Vodafone.

 

La implementació d’aquesta solució de Mailroom, realitzada al juliol de 2021, cobria les necessitats d’automatització i digitalització dels serveis i processos de notificació automàtica de Vodafone, aconseguint així una millor organització interna, una millor comunicació amb els usuaris i un augment de l’eficiència, a més de reduir l’impacte de l’activitat sobre el medi ambient gràcies a la tecnologia Paperless.

 

La solució Mailroom 2.0 de The Mail Company consisteix en un sistema professional per a la recepció, el registre, els avisos d’arribada i la distribució física dels documents/paquets rebuts per l’empresa. Mitjançant un mix de tecnologia, metodologia, model de gestió i recursos humans 100% personalitzable, permet, entre altres capacitats, conèixer en temps real les arribades de lliuraments pendents o consultar l’històric d’activitats, així com una traçabilitat integral de tota la documentació/ comandes entrants i sortints.

 

Precisament, l’element clau per a la decisió de Vodafone han estat les funcionalitats de la plataforma tecnològica GIO de The Mail Company que, entre altres coses, permet registrar una arribada en menys de 15 segons i enviar automàticament una notificació al destinatari, permetent rondes de distribució i optimitzar els recursos.

 

Personalització de la plataforma

El procés d’implementació dut a terme per l’equip d’experts de The Mail Company a Portugal, ha implicat tant Vodafone Portugal com PreZero Portugal i s’ha centrat concretament en una fase inicial de consultoria per a l’aixecament dels requisits i objectius del projecte, la formació de l’equip de PreZero Portugal i la personalització de la Plataforma tecnològica GIO, incorporant, a petició del client, un sistema d’automatització del procés de notificació i adaptant el mòdul d’arribades per a la gestió del magatzem intern (registre d’arribada, inventari i entrega de material als usuaris).

 

“El balanç del primer any d’ús de la plataforma tecnològica GIO ha estat molt positiu, des del procés d’implementació i introducció de millores a la plataforma fins als primers resultats operatius, permetent una optimització en l’operació de la nostra sala de correu/magatzem i interacció amb els col·laboradors interns. La digitalització dels registres va permetre augmentar la productivitat, facilitant a més, quan va ser necessari, la consulta i el flux.”

Esther Domínguez, Eng. responsable d’Infraestructura Instal·lacions SOFT

 

Sobre THE MAIL COMPANY

The Mail Company és una empresa espanyola, amb presència a Espanya i Portugal, especialitzada en Consultoria i Solucions per a la Transformació Digital i la Logística Documental. La seva missió és ajudar els clients a millorar i agilitzar els seus processos de negoci basats en la gestió d’informació i documentació, harmonitzant el món físic i el digital.

En aquesta missió, va desenvolupar el seu Hub de Comunicacions Corporatives, que integra solucions de base tecnològica pioneres a la Península Ibèrica, com a DMR (Digital Mail Room); e-BOX (solució independent, completa i integrada per a la gestió d’enviaments de comerç electrònic a empreses) o NEOS (solució única al mercat per a la Gestió Integral de Notificacions Electròniques Obligatòries per part de les Administracions Públiques).

Creada l’any 2000, THE MAIL COMPANY, entre els seus clients corporatius hi ha empreses com Grup Planeta, France Telecom, RACC, Mútua Madrilenya, Oracle, SAP, BMW, The Boston Consulting Group, Enagàs, Heineken, L’Oreal Portugal, Diageo , Vodafone Portugal, Aigües de Barcelona o Electrolux. Així mateix, gestiona els serveis de Logística Documental a Torre Cristal, Castellana 81, Parc Empresarial Les Mercedes de Madrid, Diagonal 640, Torre Mapfre i el World Trade Center de Barcelona.

 

Més informació:

Departament de Comunicació The Mail Company

910 526 273

www.themailcompany.es