Sense transformació digital no hi haurà teletreball

Revista Transformación Digital

30 juny 2021

Entrevista a José Manuel Castellví, CEO de The Mail Company

Revista Transformación Digital The Mail Company

Creada l’any 2000, The Mail Company és una empresa espanyola especialitzada en Consultoria i Solucions de Transformació Digital i Logística Documental.

La seva missió és ajudar els seus clients a millorar i agilitzar els seus processos de negoci basats en la gestió de la informació i de la documentació, harmonitzant els mons físic i digital. El seu CEO i fundador José Manuel Castellví ens explica com han ajudat en els últims mesos a milers d’empleats a continuar treballant d’una manera eficient i productiva.

Segons l’última Enquesta de Població Activa de l’Institut Nacional d’Estadística, 2.140.000 d’espanyols van teletreballar més de la meitat dels dies de gener a març de 2021, 1,2 milions més dels que ho feien abans de la pandèmia, i un 1,3% més dels que ho van fer el trimestre anterior. Creu que aquestes xifres es mantindran un cop acabada la pandèmia?

El panorama futur és encara molt incert, però el que està clar és que el lloc de treball s’està reinventant i potser quan arribi el dia definitiu de tornar a l’oficina molts empleats no ho faran, ho faran de forma provisional o d’una manera diferent, perquè la pandèmia ha demostrat que, si es compta amb disciplina personal, una correcta planificació i la tecnologia necessària, es pot treballar bé des de casa.

Com treballarem en el futur? ¿Es mantindrà el teletreball? Hi haurà un model híbrid?

Com treballarem en un futur o en quin percentatge es mantindrà el teletreball dependrà de diferents factors com el grau de digitalització i la cultura empresarial de les organitzacions, el rol dels empleats i el seu tipus d’activitat o la regulació laboral, però tot indica que els models híbrids seran el nou paradigma, des de dues perspectives: el “com”, és a dir, quin model implantar, i el “on”, que podria ser un mix entre oficina, casa i espais flexibles a demanda (Space As A Service). Tot un repte per per a les organitzacions i en especial per a les àrees de Facility Management.

La pandèmia ha obligat a canviar la forma de treballar de la majoria d’organitzacions, forçant-les a implantar noves tecnologies per facilitar el teletreball. Creu que aquest ha estat un primer gran pas cap a la transformació digital?

Per a moltes organitzacions definitivament ho ha estat. Altres ja havien començat a implantar solucions de transformació digital, però fins i tot per a aquestes el salt que s’ha produït durant aquest últim any ha estat exponencial.

Quins són els principals reptes que han afrontat les organitzacions a l’hora d’implantar el teletreball?

Hem observat dues inquietuds essencials. En primer lloc, la recerca d’una plataforma d’interacció amb empleats i tercers -proveïdors, col·laboradors… -, que els permetés organitzar reunions mitjançant videotrucades, screen sharing o broadcast de forma 100% fiable i segura. D’altra banda, la gestió eficient dels fluxos de documentació física (i també digital) que continuen arribant a les oficines, i la dificultat de la seva distribució sense saber on està ubicat l’usuari.

Quins tipus de tecnologia han estat els més demandats per les organitzacions arran de la pandèmia?

En línia amb els reptes que acabem de descriure, les solucions més demandades han estat les nostres solucions de gestió digital de documentació, ja que permeten a les organitzacions seguir gestionant els seus processos de recepció i enviament d’informació i documentació, independentment d’on estiguin els empleats, i així permetre el model híbrid de treball.

De quina manera ha afectat aquesta nova demanda a l’activitat de The Mail Company?

Les nostres solucions de Carteria digital, Valisa digital, Comunicacions electròniques en línia i NEOs (gestió de les notificacions electròniques obligatòries de les administracions públiques), així com l’entorn col·laboratiu Noysi, han experimentat un increment de més del 30% en facturació.

En definitiva, la conjuntura actual ha vingut a accelerar una cosa que ja s’estava produint de mica en mica, i és que la nostra línia estratègica de solucions de negoci i transformació digital va guanyant sòlidament pes en la facturació total de la companyia, que era liderada per les nostres solucions logístiques.

The Mail Company va ser la pionera a oferir al nostre país una solució de Carteria digital ja el 2015, un model que ha evolucionat fins a la multicanalitat i la dualitat, abastant també els fluxos documentals físics. Quins són els seus principals aportacions?

Ja que és una utopia pensar que tots els ítems rebuts en una organització puguin ser digitalitzables, la solució que a The Mail Company estem implantant per als nostres clients és una solució dual que harmonitza els mons físic i digital de les organitzacions i per tant, amb capacitats per gestionar el 100% de la documentació i petita paqueteria que rep (o remet) qualsevol organització.

D’altra banda, addicionalment als tradicionals fluxos de paper, la majoria de les organitzacions estan rebent constantment informació per altres canals i en formats electrònics diferents -com les Notificacions Electròniques Obligatòries de les administracions públiques- per la qual cosa hem desenvolupat un model omnicanal que permet disposar d’un únic punt d’accés on trobar integrada i ordenada tota la documentació rebuda, sense importar el canal o el suport d’arribada (físic / digital).

Vostès han defensat sempre que la carteria digital és la palanca ideal des d’on emprendre la transformació digital d’una organització. Per què?

Entenem que el punt d’arribada de documentació a l’organització, és a dir, la carteria o estafeta, és el punt de partida més natural per iniciar la transformació dels processos de gestió de fluxos físics de documentació a digitals.

Com destinataris d’aquests fluxos de documentació, la transformació digital d’aquesta àrea impactarà necessàriament en tots els empleats, i iniciarà un canvi de cultura corporativa que prepararà l’organització per implantar successius processos de transformació digital.

Com ha d’evolucionar la carteria o estafeta per alinear-se amb les noves necessitats post-pandèmia de les organitzacions? Com serà la carteria de el futur?

La carteria de el futur ha d’incloure sí o sí un mòdul de carteria digital que combini recursos de hardware i software amb personal especialitzat per capturar la informació, transformar-la en format digital i distribuir-la electrònicament als destinataris de forma àgil i controlada, permetent accedir-hi en qualsevol moment i des de qualsevol lloc.

Quins beneficis pot aportar a les organitzacions implantar aquest model?

Els beneficis són múltiples: la informació flueix immediatament i millora la seguretat de la informació, amb plena traçabilitat en l’accés a la mateixa, estant certificada amb l’estàndard ISO 27001.

Fomenta el treball col·laboratiu, desvinculant la productivitat del lloc de treball o localització física, de manera que s’alinea amb les noves tendències en entorns de treball i el teletreball. Optimitza els costos de la gestió dels documents en format físic: allibera espai dedicat a l’arxiu per a la seva reutilització de forma més productiva, elimina l’ús de valises i/o correu intern, així com les reexpedicions a l’exterior, còpies i reimpressions.

Tot això contribueix, a més, a una relació més sostenible amb el medi ambient ja que redueix la petjada de carboni i restringeix al màxim l’ús de paper.

Veure publicació