PLATAFORMA GIO
GIO es una plataforma tecnológica modular y escalable que integra toda la logística documental de las organizaciones: envíos de mensajería (física y digital), cartería (multicanal) y notificaciones (físicas y digitales).
Automatización en la cartería corporativa: cómo transformar un servicio tradicional con tecnología GIO
La cartería corporativa ha sido tradicionalmente un proceso manual, repetitivo y con una alta carga administrativa. Ahora el entorno ha cambiado nuevo canales como las Sedes Electrónicas de las Administraciones Públicas y por lo tanto nuevos formatos nativos digitales. Si no hay una tecnología adecuada, un servicio que debe ser una herramienta estratégica de eficiencia, trazabilidad y control, puede convertirse en una «pesadilla»
¿Por qué es necesaria la automatización en una Cartería?
Las empresas que gestionan grandes volúmenes de documentación y paquetería suelen enfrentarse a varios retos: pérdida de documentos, falta de trazabilidad, incidencias no resueltas a tiempo y un elevado uso de papel.
Además, el trabajo manual implica errores humanos y un uso ineficiente del tiempo del personal. Automatizar estos procesos permite reducir drásticamente estos problemas y ofrecer un servicio de calidad al cliente interno, mejorando su «experiencia usuario».
Tecnología de automatización: hacía una Cartería Inteligente
The Mail Company ha desarrollado GIO 2, una nueva Plataforma Tecnológica que automatiza la entrada y salida de documentación y paquetería en entornos corporativos. A través de ella, se logra:
- Registro rápido con datos o metadatos: en entorno físico a través de hardware y en entorno digital con IA.
- Avisos automáticos: El destinatario recibe una notificación instantánea.
- Múltiples formatos de entrega interna: según su localización (teletrabajando o en la oficina) y tipo de documento/paquete.
- Seguimiento y trazabilidad completa: Todos los envíos se pueden rastrear en tiempo real.
- Gestor de incidencias: Un sistema integrado de ticketing permite resolver problemas de forma rápida.
- Analítica avanzada: Datos en tiempo real sobre consumo, gastos, incidencias y proveedores para decisiones informadas.
Ventajas de la automatización de la Cartería
- Asistente Virtual: el conocimiento y la lógica del negocio reside en la tecnología.
- Eficiencia operativa: Los procesos se estandarizan, eliminando la dependencia de procedimientos manuales.
- Reducción de costes: Menos errores, menos papel, menos tiempo improductivo.
- Trazabilidad y seguridad: Toda la información queda registrada y disponible para auditorías.
- Satisfacción del usuario final: Gracias a la información en tiempo real y la rapidez del servicio.
- Sostenibilidad: Se promueve el uso eficiente de recursos y la reducción del papel.
¿Para quién es ideal la automatización de esta solución?
Responsables de Servicios Generales, Facility Managers, y equipos de operaciones que gestionan múltiples ubicaciones o sedes. En especial, para empresas que requieren total trazabilidad como firmas legales, aseguradoras o instituciones financieras.
Pero también los departamentos de Juridico, Legal o RR.HH., para gestionar las notificaciones NEOS.
Caso de uso: Carlos, Responsable de Servicios Generales
Carlos debe garantizar que toda la documentación entre sedes y departamentos llegue a tiempo, sin extravíos ni incidencias. Con la Plataforma GIO, obtiene información en tiempo real, puede hacer seguimiento de cada entrega y tiene visibilidad sobre el rendimiento de sus proveedores. Además, logra reducir la tasa de pérdida documental a menos del 0,5% y mejora la percepción del servicio entre los usuarios internos.
Caso de uso: Ana, Responsable de área de LEGAL
Ana necesita que las notificaciones oficiales de todos sus clientes sean gestionadas de forma integral, independientemente del emisor, canal y formato. El hándicap lo tiene con el entorno digital, si bien sabe que GIO 2, combina dos tecnologías de rastreo (RPA y software asistido), y que mediante IA enriquecen metadatos, clasifican y distribuyen automáticamente dentro de su organización, controlando además en tiempo real, cuantas notificaciones han sido atendidas, cuales están pendientes, quienes la están gestionado, etc. El ratio de efectividad es del 99.90%.
Como conclusión: la automatización de la cartería corporativa ya no es una opción, sino una necesidad para aquellas empresas que quieren ser más eficientes, sostenibles y competitivas. La tecnología GIO de The Mail Company transforma un servicio tradicional en una palanca de valor estratégico. ¿Está tu empresa preparada para dar el salto?
