Sin transformación digital no habrá teletrabajo

Revista Transformación Digital

30 junio 2021

Entrevista a José Manuel Castellví, CEO de The Mail Company

Revista Transformación Digital The Mail CompanyCreada en el año 2000, The Mail Company es una empresa española especializada en Consultoría y Soluciones de Transformación Digital y Logística Documental.

Su misión es ayudar a sus clientes a mejorar y agilizar sus procesos de negocio basados en la gestión de la información y de la documentación, armonizando los mundos físico y digital. Su CEO y fundador José Manuel Castellví, nos explica cómo han ayudado en los últimos meses a miles de empleados a continuar trabajando de una manera eficiente y productiva.

Según la última Encuesta de Población Activa del Instituto Nacional de Estadística, 2,14 millones de españoles teletrabajaron más de la mitad de los días de enero a marzo de 2021, 1,2 millones más de los que lo hacían antes de la pandemia, y un 1,3% más de los que lo hicieron el trimestre anterior. ¿Cree que estas cifras se mantendrán una vez acabada la pandemia?

El panorama futuro es todavía muy incierto, pero lo que está claro es que el lugar de trabajo se está reinventando y tal vez cuando llegue el día definitivo de volver a la oficina muchos empleados no lo harán, lo harán de forma provisional o de una manera diferente, porque la pandemia ha demostrado que, si se cuenta con disciplina personal, una correcta planificación y la tecnología necesaria,
se puede trabajar bien desde casa.

¿Cómo trabajaremos en el futuro? ¿Se mantendrá el teletrabajo? ¿Habrá un modelo híbrido?

Cómo trabajaremos en un futuro o en qué porcentaje se mantendrá el teletrabajo dependerá de diferentes factores como el grado de digitalización y la cultura empresarial de las organizaciones, el rol de los empleados y su tipo de actividad o la regulación laboral, pero todo indica que los modelos híbridos serán el nuevo paradigma, desde dos perspectivas: el “cómo”, es decir, qué modelo implantar, y el “dónde”, que podría ser un mix entre oficina, casa y espacios flexibles a demanda (Space As A Service). Todo un reto para para las organizaciones y en especial para las áreas de Facility Management.

La pandemia ha obligado a cambiar la forma de trabajar de la mayoría de organizaciones, forzándolas a implantar nuevas tecnologías para facilitar el teletrabajo.

¿Cree que éste ha sido un primer gran paso hacia la transformación digital?

Para muchas organizaciones definitivamente lo ha sido. Otras ya habían empezado a implantar soluciones de transformación digital, pero incluso para éstas el salto que se ha producido durante este último año ha sido exponencial.

¿Cuáles son los principales retos que han afrontado las organizaciones a la hora de implantar el teletrabajo?

Hemos observado dos inquietudes esenciales. En primer lugar, la búsqueda de una plataforma de interacción con empleados y terceros –proveedores, colaboradores…-, que les permitiera organizar reuniones mediante videollamadas, screen sharing o broadcast de forma 100% fiable y segura. Por otro lado, la gestión eficiente de los flujos de documentación física (y también digital) que continúan llegando a las oficinas, y la dificultad de su distribución sin saber dónde está ubicado el usuario.

¿Qué tipos de tecnología han sido los más demandados por las organizaciones a raíz de la pandemia?

En línea con los retos que acabamos de describir, las soluciones más demandadas han sido nuestras soluciones de gestión digital de documentación, ya que permiten a las organizaciones seguir gestionando sus procesos de recepción y envío de información y documentación, independientemente de donde estén los empleados, y así permitir el modelo híbrido de trabajo.

¿De qué modo ha afectado esta nueva demanda a la actividad de The Mail Company?

Nuestras soluciones de Cartería digital, Valija digital, Comunicaciones electrónicas online y NEOs (gestión de las notificaciones electrónicas obligatorias de las administraciones públicas), así como el entorno colaborativo Noysi, han experimentado un incremento de más del 30% en facturación.
En definitiva, la coyuntura actual ha venido a acelerar algo que ya se estaba produciendo paulatinamente, y es que nuestra línea estratégica de soluciones de negocio y transformación digital va ganando sólidamente peso en la facturación total de la compañía, que venía siendo liderada por nuestras soluciones logísticas.

The Mail Company fue la pionera en ofrecer en nuestro país una solución de Cartería digital ya en 2015, un modelo que ha evolucionado hasta la multicanalidad y la dualidad, abarcando también los flujos documentales físicos. ¿Cuáles son sus principales aportaciones?

Puesto que es una utopía pensar que todos los ítems recibidos en una organización puedan ser digitalizables, la solución que en The Mail Company estamos implantando para nuestros clientes es una solución dual que armoniza los mundos físico y digital de las organizaciones y por lo tanto con capacidades para gestionar el 100% de la documentación y pequeña paquetería que recibe (o remite) cualquier organización.

Por otro lado, adicionalmente a los tradicionales flujos de papel, la mayoría de las organizaciones están recibiendo constantemente información por otros canales y en formatos electrónicos distintos -como las Notificaciones Electrónicas Obligatorias de las administraciones públicas- por lo que hemos desarrollado un modelo omnicanal que permite disponer de un único punto de acceso donde encontrar integrada y ordenada toda la documentación recibida, independientemente del canal o del soporte de llegada (físico/digital)..

Ustedes han defendido siempre que la cartería digital es la palanca ideal desde donde emprender la transformación digital de una organización. ¿Por qué?

Entendemos que el punto de llegada de documentación a la organización, es decir, la cartería o estafeta, es el punto de partida más natural para iniciar la transformación de los procesos de gestión de flujos físicos de documentación a digitales.

Como destinatarios de estos flujos de documentación, la transformación digital de esta área impactará necesariamente en todos los empleados, e iniciará un cambio de cultura corporativa que preparará a la organización para implantar sucesivos procesos de transformación digital.

¿Cómo tiene que evolucionar la cartería o estafeta para alinearse con las nuevas necesidades post-pandemia de las organizaciones? ¿Cómo será la cartería del futuro?

La cartería del futuro deberá incluir sí o sí un módulo de cartería digital que combine recursos de hardware y software con personal especializado para capturar la información, transformarla en formato digital y distribuirla electrónicamente a los destinatarios de forma ágil y controlada, permitiéndoles acceder a ella en cualquier momento y desde cualquier lugar.

¿Qué beneficios puede aportar a las organizaciones implantar este modelo?

Los beneficios son múltiples: la información fluye inmediatamente y mejora la seguridad de la información, con plena trazabilidad en el acceso a la misma, estando certificada con el estándar
ISO 27001.

Fomenta el trabajo colaborativo, desvinculando la productividad del puesto de trabajo o localización física, de modo que se alinea con las nuevas tendencias en entornos de trabajo y el teletrabajo.

Optimiza los costes de la gestión de los documentos en formato físico: libera espacio dedicado al archivo para su reutilización de forma más productiva, elimina el uso de valijas y/o correo interno, así como las reexpediciones al exterior, copias y reimpresiones. Todo ello contribuye, además, a una relación más sostenible con el medioambiente ya que reduce la huella de carbono y restringe al máximo el uso de papel.

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