La Cartería del futuro (automatizada y digital): ¿opcional o indispensable?

Revista IFMA

Abril 2021

Por Luis del Barrio, Director de Negocio de The Mail Company

Si parte o todos los empleados de su organización se hallan entre los cerca de dos millones de trabajadores españoles que trabajaron en casa durante el último trimestre de 2020, le interesa leer este artículo.

Efectivamente, según la última Encuesta de Población Activa del Instituto Nacional de Estadística, 1,9 millones de españoles teletrabajaron más de la mitad de los días de octubre a diciembre de 2020, un millón más de los que lo hacían sólo un año antes.

Estos datos, aun siendo coyunturales y vistos como un cambio “forzado” por las circunstancias, han llegado para quedarse.

Como trabajaremos en un futuro, o en qué porcentaje se mantendrá el teletrabajo es todavía una incógnita y dependerá de diferentes factores como el grado de digitalización y la cultura empresarial de las organizaciones, el rol de los empleados y su tipo de actividad o la regulación laboral, pero todo indica que los modelos híbridos serán el nuevo paradigma, desde dos perspectivas. El cómo: que modelo implantar, y el donde: que podría ser un “mix” entre oficina, casa y espacios flexibles a demanda (Space As A Service). Todo un reto para para las organizaciones y en especial para las áreas de Facility Management.

La transformación digital, ese concepto que lleva años en boca de todos, pero que, en realidad, pocas empresas habían abordado con profundidad, se ha convertido en imperativo para todas las organizaciones.

Estamos por lo tanto ya inmersos en una transformación de la logística documental de las organizaciones, que solo podrá ser digital, porque: ¿cómo gestionar los flujos de información y documentación con todos los empleados de una organización y de forma particular con los que teletrabajan?

De la oficina sin papeles, a los papeles sin oficina: el reto de distribuir la documentación física sin saber dónde está ubicado el usuario

Una vez garantizada la fluidez en la comunicación verbal e interpersonal donde se están imponiendo plataformas colaborativas, de videollamadas o las que integran varias utilidades como NOYSI, las empresas necesitan afrontar con garantías otro reto: la gestión eficiente de los flujos de documentación física que continúan llegando a las oficinas, y la dificultad de su distribución sin saber dónde está ubicado el usuario.

Es necesario que los procesos estén alineados con de cada empleado de la organización. A mayor dimensión, más empleados o modelos híbridos implantados la situación puede volver ingobernable.
Las consecuencias de no entregar la documentación a tiempo, no son menores: pérdida de agilidad en los procesos y en la toma de decisiones, pérdida de productividad o de competitividad y con graves consecuencias si estamos hablando de documentación oficial con plazos.

La Cartería del Futuro incluye un módulo de cartería digital (DMR por sus siglas en inglés) que combina recursos de hardware y software con personal especializado para capturar la información, transformarla en formato digital y distribuirla electrónicamente a los destinatarios de forma ágil y controlada, permitiéndoles acceder a ella en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Un modelo dual, personalizado y multicanal

Es una utopía pensar que todos los ítems recibidos en una organización puedan ser digitalizables. La solución que en The Mail Company estamos implantando para nuestros clientes es una solución dual que armoniza los mundos físico y digital de las organizaciones y por lo tanto con capacidades para gestionar el 100% de la documentación y pequeña paquetería que recibe (o remite) cualquier organización.

Adicionalmente a los tradicionales flujos de papel, la mayoría de las organizaciones están recibiendo constantemente información por otros canales y en formatos electrónicos como las Notificaciones Electrónicas Obligatorias de las AA.PP., por lo que la omnicanalidad es imprescindible para poder integrar todos los flujos (físicos y digitales), ordenar todos estos datos y tener un único canal de comunicación.

La exclusiva Plataforma tecnológica GIO desarrollada por The Mail Company es la palanca para el desarrollo de modelos de gestión innovadores, alternativa a los más tradicionales basados en mano de obra, maximizando la productividad, minimizando los errores, automatizando los procesos y poniendo a disposición de los usuarios funcionalidades imprescindibles para las “nuevas” organizaciones con oficina flexible, teletrabajo, modelos híbridos, etc.

Los beneficios

La información fluye inmediatamente y mejora la seguridad de la información, con plena trazabilidad en el acceso a la misma, estando certificada con el estándar ISO 27001.

Fomenta el trabajo colaborativo, desvinculando la productividad del puesto de trabajo o localización física y por lo tanto alienada con las nuevas tendencias en entornos de trabajo y el teletrabajo.

Optimiza los costes de la gestión de los documentos en formato físico: libera espacio dedicado al archivo para su reutilización de forma más productiva, elimina el uso de valijas y/o correo interno, así como las reexpediciones al exterior, copias y reimpresiones. Y todo ello contribuye, además, a una relación más sostenible con el medioambiente ya que reduce la huella de carbono y restringe al máximo el uso de papel.

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